国内高校人事档案管理存在的问题与对策思考

2016-11-15冯惠玉

卷宗 2016年8期

摘要：高校人事档案管理工作是关乎高校教职工切身利益以及影响学校发展的一项重要工作。部分高校的人事档案管理工作目前还存在对人事档案管理的重视程度不够、人事档案管理的制度尚不够健全、人事档案管理的人力配置不合理、人事档案管理的方式还不够先进四方面的问题。不断强化对人事档案管理工作的重视力度、不断完善人事档案管理工作的相关制度、不断推动人事档案管理人员配置合理化、不断提升人事档案管理方式的先进性是高校解决好人事档案管理在当下面临的各种问题以及不断提高人事档案管理工作成效的应对之策。

关键词：人事档案管理；高校；问题；对策

众所周知，高校人事档案是指记载教职工的个人经历、个人能力、个人成绩、个人道德、个人工作状况等的一种信息资源。它是高校人事部门对教职工进行培养、使用、选拔和管理的重要依据。加强高校人事档案管理对高校人事工作的顺利开展以及推动高校整体发展都具有重要意义。经过多年的努力，高校的人事档案管理工作尽管已经取得了不少成绩，但目前仍然面临着与国家人事制度改革的要求和高校自身的发展不相适应的众多问题。探究国内高校人事档案管理存在的问题并提出相应的对策，对高校不断推进人事档案管理改革走向深入具有一定的参考价值。

1 国内高校人事档案管理存在的问题思考

1.1 高校对人事档案管理的重视程度不够

高校人事档案管理不像其他部门那样可以直接产生效益，例如宣传部门的宣传可以将学校发生的重大事件快速地展现给社会不同人群，并迅速在社会上引起强烈反响。人事档案管理工作相对来说就显得更低调，而且只有在特定的时候才会产生较大程度的作用。这容易导致部分高校的领导对人事档案管理的重视程度不够，即不愿意为人事档案管理工作投入较多的资金，不注重对人事档案管理队伍的培养。其次，部分高校人事档案管理者的观念比较落后，已经跟不上高校发展的整体节奏，认为档案管理不过是学校里面的一个辅助性的工作而已，其实际意义并不大，还简单化地认为档案管理仅仅是对档案进行分类整理并留档备用，没有什么技术难度。这种落后的觀念导致他们在工作中的用心程度不够，并因此出现众多失误。最后，高校人事档案的保密性较高，教职工一般很难接触到自己的档案，而且就算是在人事考察和调动的重要时间段，人事档案也不能由自己查阅，而是由负责考察的部门或者人员查阅。这就容易导致教职工自身对档案以及档案管理工作不了解、不重视，甚至很多教职工在平时都忘记了自己拥有档案这件事，只有在人事调动时才想起。以上三个方面就是高校不够重视人事档案管理的具体体现。俗话说，“有什么样的思想就有可能导致什么样的行为”，部分高校在思想上不够重视人事档案的管理，可能导致人事档案管理工作本身出现众多差错。

1.2 高校人事档案管理的制度尚不够健全

自从第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过了《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）后，高校人事档案管理工作就有了法律保障和依据。《档案法》毕竟只是针对全国党政机关、事业单位、高校等众多部门或单位的档案管理而做出的原则性规定。要落实好人事档案管理工作，各高校还必须根据《档案法》制定出适合本校人事档案管理特点的、健全的档案管理规章制度。然而，部分高校针对人事档案管理所制定的规章制度在健全性上尚存在问题。特别是随着高校的不断发展，原本针对人事档案管理制定的规章制度也应该及时得到修正。如果部分高校由于各种原因没有及时修正这些规章制度，那么，它们在新形势下就很有可能不够健全，也就很难满足当下人事档案管理工作的需要。具体而言，高校人事档案管理制度不健全主要表现在以下七个方面：一是针对人事档案管理人员职责的规章制度不健全；二是针对人事档案查（借）阅的规章制度不健全；三是针对人事档案收集的规章制度不健全；四是针对人事档案鉴别归档的规章制度不健全；五是针对人事档案转、递的规章制度不健全；六是针对人事档案检查核对的规章制度不健全；七是针对人事档案保管与保密的规章制度不健全。这些制度不健全阻碍了高校人事档案管理的规范化、科学化和高效化。

1.3 高校人事档案管理的人力配置不合理

人力配置不合理是高校人事档案管理工作存在的另一个重要问题。首先，人力配置不合理表现在人员配置的数量上。随着各高校近年来在招生人数上的不断增加以及高校自身的不断发展，高校的教职工在人数上也有较大的增长。教职工的人数增加了，高校的人事档案也就增加了。高校的人事档案增加了，高校人事档案管理的工作量自然也就增加了。人事档案管理的工作量增加了，自然就需要更多的人事档案管理的人员。然而，问题的关键就在于，很多高校并没有为人事档案管理部门增加人员。这样一来，随着人事档案管理工作量的增加，负责人事档案管理的工作人员就不得不陷入异常忙碌之中以及面临异常强大的工作压力。在异常忙碌和高压的状态下工作，人事档案管理就难免会出现一些差错。其次，人员配置不合理还表现在一些人事档案管理人员不具备专业的技能和知识方面。人事档案管理是一项技术性和知识性均较高的工作，要求工作人员要具备一定的档案管理技能和档案学方面的知识。但现实的情况是，不少高校的人事档案管理人员并不是学档案学或者相关专业出身的，甚至一部分人事档案管理人员还是兼职，即由负责其他工作的人员兼任。因此，部分高校档案管理人员的档案管理技能和知识是不足的。这不仅会导致档案管理工作出现问题，而且还制约高校人事档案管理水平的提高。

1.4 高校人事档案管理的方式还不够先进

先进的管理方式对于高校人事档案管理人员成功应对日益增加的工作量以及尽量减少档案管理工作出现的纰漏具有重要作用。然而，很大一部分高校的档案管理方式的先进性方面还存在问题，还不能满足档案管理现代化的需要。这种先进性的问题主要表现在档案管理过程中的信息化程度比较低，即一些档案管理人员的工作还采用比较原始的管理方式，在比较简陋的档案室里依靠手工对教职工的档案进行审核、收集、分类、归档、书写、整理。在信息化程度较低的情况下，档案管理人员的工作效率一般很难有较大的提高，档案管理人员也就不得不经常处于高压的工作状态中。长期面临这种工作状态，档案管理人员就极有可能产生工作失误，而档案管理工作中的失误又会给学校的人事决策和调动带来不良影响。造成部分高校档案管理信息化程度低的原因是多方面的。例如，部分高校不重视信息化技术在档案管理中的应用，认为在档案管理的信息化中投入大量资金不划算，还不如将这些资金投入到科研等重要的领域里。其次，部分高校的档案管理人员自身就缺乏信息技术，甚至连一些简单的电脑操作技术都不具备。他们宁愿采用原始的工作方式，也不愿再去学对他们来说很难懂的信息技术。这无疑也限制了部分高校提升人事档案管理的信息化水平。

2 针对国内高校人事档案管理存在问题的策略思考

2.1 高校要不断强化对人事档案管理工作的重视力度

思想上的高度重视是行动上有力度的重要前提。要想解决好人事档案管理工作中存在的各种问题，不断提高人事档案管理工作的成效，部分高校就必须改变以往对人事档案管理工作事实上存在的轻视态度，不断强化对人事档案管理工作的重视力度。具体而言，要切实做到不断强化对人事档案管理工作的重视力度，就必须做好以下几个方面：一是改变以往那种把高校人事档案管理工作看作是一种辅助性工作的落后观念，树立“档案管理工作是高校众多工作的重要组成部分”以及“档案管理工作和其他工作同等重要”的新理念，使人事档案管理工作的重要性不断深入人心，使人事档案管理人员的责任心、服务意识、大局意识等越来越强。二是适度加大对人事档案管理部门的投入力度。没有一定力度的资金支持是不能体现出对人事档案管理工作的重视力度在不断加强，因为高校人事档案管理人员工作条件的改善、工作设备的添加等都离不开一定的资金支持。三是要强化对高校非档案管理人员的教职工的教育力度。可以不定期对非档案管理人员的教职工实施人事档案相关的講座，使他们明白人事档案对自身的重要性，从而使他们更加关心自己的人事档案，更加发挥好对人事档案管理人员的监督作用。从以上三个方面不断强化高校对人事档案管理工作的重视力度，能为高校人事档案管理工作不断提高成效奠定良好的基础。

2.2 高校要不断完善人事档案管理工作的相关制度

制度是更带有根本性、全局性、持久性的措施。高校要解决好人事档案管理在当下面临的各种问题以及不断提高人事档案管理工作的成效，就必须根据《档案法》不断完善人事档案管理工作所涉及的相关制度。具体而言，一是要不断完善人事档案管理人员职责的相关规章制度。通过具体的制度来明确档案管理人员的工作职责，使档案管理人员更加清楚应该做什么和不应该做什么。二是要不断完善人事档案查阅和借阅的相关规章制度。完善档案查阅和借阅的规章制度，既有助于使档案管理人员在档案查阅和借阅的操作中更加规范化，也有助于使高校教职工更加清楚查阅档案和借阅档案的操作流程。三是要不断完善档案收集的相关规章制度。通过完善这一项规章制度，有助于档案管理人员在收集教职工的档案时更加用心和减少工作失误。四是要不断完善人事档案鉴别归档方面的规章制度。通过完善这一项规章制度，有助于高校加强对教职工档案的鉴别力度，从而有效避免教职工档案造假的现象出现。五是要不断完善人事档案转、递的相关规章制度。通过完善这一项规章制度，有助于高校档案转、递的相关操作更加规范化、流程化，从而提高人事档案迁移过程中的安全性。六是要不断完善人事档案检查核对的相关规章制度。通过完善这一项规章制度，有助于高校落实好对人事档案的检查核对工作。七是要不断完善人事档案保管与保密的相关规章制度。通过完善这一项规章制度，有助于高校更好地做好档案保密工作。总之，完善这些规章制度是推动高校人事档案管理工作朝着规范化、科学化和高效化方向发展的重要保证。

2.3 高校要不断推动人事档案管理人员配置合理化

人的人因素是众多因素中极为重要的因素。高校要解决好人事档案管理在当下面临的各种问题以及不断提高人事档案管理工作的成效，就必须要不断推动人事档案管理人员的配置朝着更加合理化的方向发展。一方面，高校要不断推动人事档案管理人员在数量配置方面更加合理化。随着教职工的增加，档案管理的工作量也就相应增加，高校在这时就必须增加档案管理人员的人数才能适应工作的需要，才能使档案管理人员有效避免工作负担过重、工作压力过大的现象，也才能有效避免因此而导致的工作失误。另一方面，高校要不断推动人事档案管理人员朝着档案管理专业技能强、知识储备足的方向发展。首先，针对已经在职的档案管理人员专业技能差、知识储备不足的现状，高校可以通过讲座等形式不断加大对其培训力度，使他们尽快成为档案管理技能强、专业知识丰富的人才。其次，高校在招聘档案管理工作人员时，一定要加大对前来应聘人员的考察力度，尽量录取那些学档案学出身的人员，录取那些档案管理技能强、档案管理知识丰富的人员。这可以使高校人事档案管理的人力配置从源头上得以合理化。最后，高校还要不定期考核档案管理人员的技能和知识，使他们在考核的压力下始终不忘学习。总之，高校能够通过多样化的措施来打造一支强有力的人事档案管理队伍。

2.4 高校要不断提升人事档案管理方式的先进性

先进的管理方式是做好管理工作的重要条件。高校要解决好人事档案管理在当下面临的各种问题以及不断提高人事档案管理工作的成效，就需要不断提升人事档案管理的方式向着尽可可能先进的方向发展。一方面，高校要加大对人事档案管理工作的资金支持力度，为档案管理购买先进的信息化设备，改变部分高校目前还采用的比较原始的管理方式，改变那种靠手工进行操作的状态，使高校管理人员对人事档案的审核工作、收集工作、分类工作、归档工作、书写工作、整理工作都纳入到信息化轨道。先进设备的采购和应用，有助于提高人事档案管理人员的工作效率，能够较大程度缓解档案管理人员所面临的工作高压状态，从而减少高校档案管里工作的失误。另一方面，针对部分高校人事档案管理人员所面临的信息技术缺乏的现象，高校要通过多种途径加大对他们的培训力度。例如，高校可以利用已有的信息技术设备对那些缺乏电脑操作知识的档案管理人员进行免费培训。除此之外，高校还可以对那些缺乏电脑操作知识的人员实施讲座培训，即定期邀请一些精通电脑操作技术的专家来学校为他们现场讲解。档案管理人员只有掌握好信息技术，才能运用好信息设备来开展档案管理工作、开展好档案管理工作。有了信息技术设备，又有了能够使用信息技术设备的人，高校才真正将不断提升人事档案管理方式的先进性工作落到实处。

参考文献

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