新形式下公路管理局档案信息化建设探析

姜丽娟

摘 要：本文主要对新形式下公路管理局档案信息化的管理进行了研究与讨论。首先指出了现阶段我国公路管理局档案管理中存在的问题，包括：管理模式老化、软硬件配套措施不足、信息数据库建设落后、档案信息安全建设不足等；接着介绍了美国的档案信息化管理的现状以及对我国相关工作的启示；文章的最后着重讨论了我国公路管理局档案信息化的建设与对策。

关键词：公路管理局档案；信息化；研究

1 引言

公路管理局档案是指相关的资料在公路管理局的存档备案。传统公路管理局档案的管理主要是通过纸质档案保管，存在着查找不变、易损坏等诸多缺点。就此引出了公路管理局档案的信息化管理，本文就新形式下公路管理局档案信息化管理进行研究与探讨。

2 档案信息化管理的方式

档案信息化就是人类充分利用现代信息技术和现代管理理念，充分开发和利用现有的社会信息资源，实现档案信息交流和资源共享，以提高社会经济增长的质量，推动人类社会发展和社会转型的历史进程；换句话说档案信息化管理就是把档案管理理念和现代信息技术融合起来，以提高档案管理的效率和质量。

3 公路管理局档案管理存在的问题

3.1 管理模式老化

传统的公路管理局档案管理主要存在以下几个方面的问题：一是档案操作都是由人工完成，效率比较低；二是公路管理局档案流动起来比较麻烦；三是公路管理局档案更新起来比较慢。

3.2 软硬件配套措施不足

传统的公路管理局档案管理，一方面大都还是使用一些硬件比较落后的设备，跟不上现代化的要求；另一方面，配套的软件也跟不上公路管理局档案管理的要求，软硬件配套设置急需改进。

3.3 信息数据库建设落后

在公路管理局档案录入上，有时为了赶进度只是录入了最基本的信息，导致公路管理局档案信息数据库不完整，这就造成了日后对公路管理局档案的筛选和管理的不便。信息数据库更新的不及时也会导致公路管理局档案的一系列问题。

3.4 档案信息安全建设不足

信息安全建设不足主要体现在数据备份不及时，系统安全漏洞等方面。档案系统一旦遭受到黑客的攻击导致档案泄露，其造成的影响将难以估计。

4 国外公路管理局档案信息化对我国的启示

以美国为例，美国的公路管理局档案管理是集中管理模式，所有的档案都是由对应的部门统一保管。美国为档案管理专门设置了“档案总署”来统领各个机构的公路管理局部门。以联邦政府的工作人员档案为例，其档案管理已经实现了自动化，档案中包括联邦政府的在职人员和非在职人员的各种信息，例如：调动信息、雇佣信息、死亡信息、辞职信息等。当人员信息发生变动后，工作人员只需输入相应的编号就能实现对档案信息的录入和删除，并在后台实现时时的更新；此外，美国公路管理局档案的开放性上也值得我国学习，只要是档案本人或档案相关人员向档案部门提出合理的申请，档案部门就有义务为其提供档案的复印件，如果档案本人对其档案的准确性提出质疑，也可以向档案管理部门提出申请，档案管理部门会把相关的修改信息同步到官网，并且把处理结果通知给申请人。

5 公路管理局档案信息化的建设与对策

5.1 强化档案管理的法律法规，建立档案信息化标准

公路管理局档案部门首先要制定出档案信息化管理的规章制度，保障具体工作的充分落实；其次要建立档案信息化标准，例如在档案的信息化录入时规定包含哪些方面的信息、信息多久更新一次、信息的维护操作等。在法规与标准的制定时一方面要邀请相关专家以座谈会的形式进行讨论，另一方面也要通过调查问卷，实地调查等手段收集民众的意见，以此建立起一个科学、有效、规范的信息化档案运行机制。

5.2 加大公路管理局档案信息化软硬件设施的投入

在硬件方面，计算机相比传统公路管理局档案的纸质录入有着效率高、保存时间长、成本低、更新快等优点。由于公路管理局档案的特殊性，对计算机的性能和稳定性要求比较高，因此应加大对计算机硬件的投入；在软件方面，由于公路管理局档案的机密性以及安全性要求比较高，如何保障安全稳定的实现公路管理局档案信息的保管是档案部门需要解决的问题。此外，档案管理部门需要拿出专门的资金来进行软件的更新与维护，确保软件的平稳安全运行。

5.3 建设公路管理局档案信息数据库

由于公路管理局档案的数据都是百万量级的，因此建立档案数据库显得非常必要。档案数据库的建立要满足一下几个方面的要求，一是实现的信息的准确录入和删除操作、二是实现数据库的动态更新、三是实现公路管理局档案更新的及时性、四是实现公路管理局档案数据的长期保存、五是保证档案数据在数据库中的安全性。公路管理局档案数据库的建立不仅可以极大的减少工作人员的工作量，而且可以实现档案数据及时更新，使数据管理起来更加方方便。

5.4 建立档案资源共享机制

档案资源共享机制是指在政府档案管理部门与企业档案部门建立起档案的共享机制，包含三个层次的共享：政府档案管理部门内部的共享、企业档案部门内部的共享、政府档案管理部门和企业管理部门的共享。在具体的实现方式上，政府档案管理部门和企业档案管理部门内部资源共享主要是通过局域网来实现的，而政府与企业之间的合作的主要是通过软件的对接来实现的。此外还可以建立档案信息网站，为外部人员提供查询平台，这方面可以学习美国的经验，为申请者提供档案查看和修改服务。

5.5 提升网站建设水平，构建信息交流平台

在内部局域网、互联网和对接软件的基础上建立综合的档案服务网站。把过去静态的档案管理转变为动态的档案管理，利用该网站的建设实现对公路管理局局决策、档案管理、对外服务等方面的帮助。网站的开发工作既可以自己招聘组建专门的开发团队，也可以把开发建设工作整体外包给第三方软件开发企业，并且要定期对网站进行检查，确保其运行稳定，最终形成一个完善的信息化档案管理综合服务网站。

5.6 提升档案管理人员的专业素质

传统的公路管理局档案管理方法不能适应新形式下档案管理信息化的要求，一方面要对相关工作人员进行培训，以适应工作要求。另一方面可以招聘那些信息化管理素質较高的人员。此外，政府还可以与高校进行合作，针对岗位的特点培养专门的高校人才，毕业以后政府为其提供实习机会或就业岗位。此外，档案的信息化管理对人员的道德品质提出了更高的要求，应该注意对相关工作人员加强这样面的培养，避免违法乱纪等行为的发生。

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