事业单位在档案管理方面存在的现状及相关应对机制

孙岩慧

摘 要：事业单位档案是在人事、会计、日常工作中根据业务工作查询需要逐步形成的，档案具有查询历史问题、提供相应的数据分析和历史文献等重大问题的的原始记录，是工作的凭证，是单位宝贵的的财富。任何单位都离不开档案的查询，档案工作也是事业单位的查询工作的中心命脉。因此，加强事业单位档案管理工作是发展趋势的必然结果，我们应该提高对档案管理工作重要性的认识 ，离开档案就像鱼儿离开水一样，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性。在日常管理工作中要加强对档案工作的管理，在各项能给予支持的方面给予大力支持，更好的解决档案管理工作中存在的各种问题。

关键词：素质；技能；管理；问题

1 提高档案管理人员思想素质

学习和熟悉国家相关的法律法规，增强开拓意识，多学习跟档案管理方面的业务知识，充实自己的业务水平，更要灵活运用和掌握管理理论与各项业务工作。以满足不同层次信息的需求，同时维护档案的原始性和真实性。

2 提高档案人员在工作中的专业技能

随着社会日益进步和一些法律法规的出台对档案工作的要求，要有重点、有目的地培养档案人员知识与技能。事业单位的档案管理人员，都是由办公室、财务、政工的人员兼职工作，各个科室管理各个科室的档案工作，没有专业档案人员统一管理。档案管理员也是兼职的，没有相对過硬的业务技能，平时档案管理部门可以加强档案方面的培训，一般可采用集中培训和自学等多种方式，掌握多项档案方面的装订、整理等技能，以适用新形势下的业务工作需要。

3 加强档案的日常管理 。

1、建立一人一档制。首先是人事档案的管理，将每一位职工的档案整理齐全，每次调整工资、年度考核表、职称评审、荣誉等跟档案有关的资料，要全部装订在个人档案内，确保个人档案资料的完整性。其次工资档案以电子表格和纸质的形式双向存档，包括历年历次的调资、职称、岗位设置、竞聘情况，建立一人一档，加上目录这样检索方便，一目了然，可作为职工成长电子档案备查。最后日常收发文件的管理，按规定进行文件的装订整理保管，特别对保密文件、保密资料必须在办公室内进行传阅，未经批准不得擅自扩大传阅范围；不准擅自复印或抄录保密文件，不得将文件带出办公室；确因工作需要携带外出的，需经局领导批准，并要妥善保管。借阅保密文件、保密资料须按阅读范围借用，并办理登记、签字手续。用完后，要及时归还。

2、加强存储设备管理。管理好档案工作是现代信息的产物，对今后查阅工作带来更加便捷的服务。今年来对城市建设档案具有重要的科技价值、文化价值、经济价值，城建档案的有效利用不仅能够创造经济效益，还能促进城市的发展与建设。信息时代背景下，面临新的变化，城建档案的运用出现了许多新的困境，如缺乏信息化建设、保密 程度低等。通过建立专业队伍，完善相关法律法规，并借助社会力量，可以在一定程度上促进城建档案的运用与发展。一个单位的档案工作，是建立现代化的信息管理的新时代，对其今后的档案工作发展起到更广更先进的道路。

4 档案管理工作中存在的问题

1、对档案管理工作的重视程度不够。在一些事业单位兼职的档案人员只要做到自己保管的档案做到不丢失、不泄密，对外来需要查询的资料，能提供数据就可以了，甚至有些领导对档案管理任务档案工作没有“含金量”，就是个保管而已，从很大程度上阻碍了档案工作的发展。

2、对档案管理工作存在薄弱环节。由于档案管理人员没有相关业务知识，也没有进行专门的业务工作培训，对档案工作的资料收集和整理归档等业务不太熟悉，也不知道哪种是长期保存、哪种是限期保存，怎样进行专业装订保管，平时也是根据自己的经验摸索工作，也没有投入相当精力去学习和探索相关的先进经验，把自己觉得需要保管档案资料只是放入档案盒，根本没做整理归档，做好查询目录登记工作，在日常工作中影响了查阅档案的简单性和清晰性。

3、对档案管理工作配备的硬件设施不完善。事业单位的档案基本都是摆放在各个科室中负责管理，没有配备专业的档案硬件设施环境，有的单位虽然配备了专用档案室，也是边边角角地方，有的档案室通风设施不完善，防光、防火、防潮、防有害气体、防虫、防盗设备不配套，容易引起档案材料的霉变和虫蛀等不安全因素，有的单位管档工具和档案夹基本工具都无法购置齐全。 也影响档案摆放的美观整洁及完整。

5 档案管理工作的应对机制

1、加强档案管理员的业务学习。单位档案管理工作的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员的业务水平。作为档案工作人员，一定要注重自身专业水平的提高，通过自学和参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节的基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高整理档案管理技能。

2、采用信息化管理策略。因传统纸质档案的保存不仅会占用大量空间，收发和查找也很繁琐，而且随着时间的推移，很容易因为纸的老化或者虫蛀问题带来档案信息的缺失或部分字迹不完整的问题。利用计算机等现代化管理，可以减少档案工作查询工作的繁琐性和重复性。那就需要我们尽可能地运用当代新科技，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。目前，国外档案管理很多领域都已使用计算机，现在在国内有些领域，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。档案管理实现数字化是今天信息化时代发展的必然趋势。

3、提高档案管理工作的服务水平。档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。

总之，随着社会日趋月异的发展，事业单位必须不断深化对档案管理的认识，积极探索档案现代管理模式，要做到以制度建设为前提，从观念上重视、从技术上支持，以人才保障为后盾。对于档案管理中存在的问题要及时分析，不断总结，积极探索新的有效对策，努力实现档案管理的科学化、现代化，促进社会主义和谐社会建设。