大数据时代背景下的档案管理探讨

张运梅

摘 要：计算机网络的技术在不断发展，在这个过程中，人们已经进入了大数据的时代（下文将简称为TEOBD，即英文The era of big data的缩写）。在TEOBD的背景之下，各个领域都在进行一定程度的变革，主要就是提高信息化的水平，那么对于管理档案这个工作来说，利用TEOBD中的技术进行改革，有重要的现实意义，但是当前这个改革的工作还有一些问题，本文将对这些问题和如何解决进行合理思考，为提高我国管理档案工作的效果和效率做贡献。

关键词：大数据时代；档案管理；探讨

计算机网络的技术在不断发展，在这个过程中，人们进入了TEOBD，从而无论是生活还是生产，都发生了非常大的变化，而且各个领域也都在进行着变革，通过提高信息化的水平对工作的效率和效果予以保证。对于管理档案这个工作环节来说，也进行了相应的变革，通过努力，现在管理档案的各个工作环节都已经依靠网络方面的技术，取得了很大的成绩，但是通过分析发现，还是存在一些问题，国家和相应人员需要重点研究，找到解决的方法。

1 应用TEOBD相应技术进行管理档案工作具有必然性

第一，网络的技术在不断发展，人们对于各个工作的要求正在逐渐提高，对于管理档案这个环节来说，人们要求提高其效率和效果；第二，在现代化的社会里，档案已经不能只是记录在纸张上了，需要电子版本的内容，而这就必须要求管理档案的工作利用技术，这样可以实现存储的数量多、时间长久、内容不发生变化的效果；第三，在TEOBD的背景之下，人们希望可以减轻不必要的体力劳动，所以要利用技术来进行档案的管理，提高管理档案信息化的水平具有必然性。

2 在TEOBD的背景下应用相应技术管理档案存在一些问题

在TEOBD的背景之下，提高管理档案整体的信息化水平，具有必然性，所以国家和相关人员已经注意到了这个问题，并且开始进行技术提升的工作，现阶段已经实现了基本的功能，实现在网络上的操作，总体上工作的效率和效果都在提高，但是仔细分析发现，这个技术提升的过程中还是存在一些问题。一方面，我国总体上对于这个工作没有法律层面的条文，所以提高管理档案的信息化程度，出现了严重的不同步现象，也就是每一个地区、每一方负责人开展的工作，取得的成绩不同，而还有一些并没有开展，而且也没有一个一致的标准，技术的水平也不高；另一方面，因为我国整体上的技术还有一些缺失，导致现在管理档案的系统有缺失，档案中的信息容易发生被盗取、破坏等情况，被居心不良的人员使用，会对信息的所有人造成非常大的伤害[1]。如2016年高考之后，河北省一个考生父母，利用自己的权利，将自己考生同学的档案盗取，修改了考试的志愿，让自己的孩子上大学，而那个学生则一直认为自己没有被学习录取。

3 关于如何在TEOBD的背景下做好档案管理工作的几点思考

3.1 国家完善相关内容的法律法规，负责人员提高重视的程度

通过上文中提到的问题我们发现，现在管理档案的信息化过程中，主要的问题就是没有一个标准，所以解决的第一步就是明确这个标准。一方面，国家要调查不同类型档案管理存在的问题，然后分析原因，有针对性地完善相关内容的文件或者是规定，逐渐将其上升到法律的层面，为管理档案的信息化技术提高工作提供正确的方向，也便于负责人员进行管理；另一方面，在这个基础上，各类别档案管理的负责人，要提高自己重视的程度，解决其他工作提高信息化水平的经验，做好自身的改进工作，选用先进的设备，而且要根据人们的实际需求，制定网络化管理的方案，属于专门负责管理档案的国家级别、省级、市级的档案管理中心，如省级人才市场、国家档案局，就要设计将网络系统进行连接，实现共享，如果是单位、私人企业等级别的话，就要设计在自己的内部，将需要查阅档案人员的网络与档案部门连接起来[2]。

3.2 利用TEOBD的技术做好管理档案工作的系统

那么有了总体上的标准和规划之后，就要对具体的系统进行要求。第一，在TEOBD的背景下，要求数据数量非常多，所以在档案管理方面，就要针对这个要求，做好管理档案的系统，利用TEOBD相应的技术，使档案库的设计和编程工作都可以顺利地完成；第二，设计出来完备的系统之后，运用网络自动扫描的技术，将档案进行扫描，编程电子版本，然后系统自动进行整理，可以根据档案人员的年龄、工作的時间长度等进行整理，便于有针对性地管理，全部录入之后，工作人员要进行检查，发现有扫描不全面的及时补救；第三，建立电子档案的系统，提供半公开的功能，也就是没有账号和密码的人员，可以查看档案的基本信息，也就是姓名、学历和工作单位，而注册账号的人员，可以查看自己档案中的全部内容，便于一些工作环节要求复印、电子扫描文件等，这样就可以不用再去存档案的地方查询然后再储存，节约工作的时间[3]。这里需要强调一点，提高管理档案的信息化水平需要人来进行，而且TEOBD中对技术的要求又比较高，所以负责部分要整合负责的人员，建立专门负责的团队，并且提高他们的专业能力和综合素质，使管理档案的系统更加稳定、安全，避免被不法人员偷盗、破坏等。那么对于管理的工作人员来说，要让他们规范地进行操作，避免出现错误。

4 结论

总之，在TEOBD的背景下，提高管理档案整体上的信息化水平，可以保证工作的效率和效果，国家和相应人员需要重点研究。除了文中提到的内容外，设立相应专业的学校，一定要提高教学的水平，为管理档案各环节的改革做好人员储备。

参考文献

[1]张霞.大数据背景下高校人事档案管理面临的挑战及应对策略探讨[J].办公室业务，2016，06：165-166.

[2]张海燕.大数据时代用户需求视角下高职档案信息服务模式应用的研究[J].电子技术与软件工程，2015，07：208+263.

[3]袁亦方.档案管理的网络化和信息化建设探讨——以重庆生产力促进中心为例[J].黑河学刊，2013，10：172-173.