电子档案管理问题与对策

宋铁成?胥笑天?杨红

摘 要：随着我国计算机技术的不断发展，电子档案管理中的安全防护措施很关键，也是从事档案管理工作必须具备的素质。本文主要对电子档案管理中存在的问题进行分析，并提出解决对策。

关键词：电子档案；存在问题；解决对策

由于电子文件档案的出现和发展时间短，暴露的问题较多，网络环境下电子文件档案管理正面临非授权访问、信息泄漏或丢失、数据完整性被破坏、利用网络传播病毒的威胁，因此，对电子文件档案的科学管理已成为一个全球面临的急待解决的重要课题。电子档案管理工作应顺应时代的步伐步入信息网络管理时代，具备方便与高效的同时，也迎来了一系列的安全问题。电子档案的安全问题是目前面临最大的挑战。以下就笔者根据多年工作实践，对电子档案管理中存在的问题及解决对策进行阐述。

1 当前电子档案管理存在的问题

笔者结合多年的电子档案管理工作经验，通过分析及总结，发现当前电子档案管理存在如下问题：

（1）领导对电子档案管理重视不够。

就某企业建设管理处电子档案管理工作而言，存在问题：一是没有人员配备。一个大型单位成立了，没有配备专业的电子档案管理工作人员，只就这方面说，可以看出领导不够重视电子档案管理工作。如果没有专业人员对档案进行管理，就很难保证文件材料收集的完整和系统，导致整理编目时的不规范，增加利用工作的难度，查找起来很费时费事。二是档案室设置不合理。有些单位将档案室设置在最顶楼，无法保证档案的安全保管，隐患较多。还有档案室里没有齐全的档案设施配置，如说要求安装空调，让档案室的温度一般控制在14-24°，但是没有配置空调，不能保证室内的温度。

（2）部分职工对档案管理工作不够理解。

因为部分职工不了解档案在一个单位中所起的作用——档案有着凭证和提供信息的作用。部分职工向管理人员借用档案资料，在需要他们签字办理借阅手续时，表现得非常不满意，认为都是自己单位的职工，借用一下资料之类的都还要签字，是不是不信任或是小题大做，表现得非常不情愿。从这些现象中，可以看出大部分人员是不了解档案的重要性的，从而也淡化了自己所承担的责任（不想签字就是一种逃避责任的行为，签了字就意味着必须归还档案，就不能随意的处理档案）。还有的职工会将一些重要的文件随便放置，等到要用到时才到处去翻找，有时就会有找不到的情况，这样就会使一些重要的档案或文件资料遗失。

（3）电子档案管理风险大。

由于电子档案管理涉及到网络信息，所以会受到外界的干扰多，常常会有风险存在。稍微做得不够好不够保密，档案资料就可能受到外泄或损失等。

2 解决当前电子档案管理存在问题的对策

根据电子档案管理存在的问题，要求我们要如何采取措施，解决当前电子档案管理存在的问题呢？办法是：

（1）领导要高度重视电子档案管理工作。

单位领导要关注电子档案管理工作，要将此项工作纳入单位管理的一个重要范畴。在人员配置上，一定要配备专人进行管理，并对电子档案进行规范归档，保证档案资料随要随时可以查找查到，并配备配齐有利于档案管理的相关设备设施。

（2）加强单位职工对电子档案管理工作的理解。

单位领导在要单位大会上，强调档案管理工作的重要性，教育单位职工借阅档案要按时归还，不能想怎么样就怎么样，要认识到电子档案管理在管理方面的重要作用。如单位哪里出现问题，要及时查到找建设时的各种档案资料，根据档案资料及时进行分析总结，查找出现问题可能存在的原因。

（3）加强电子档案管理人员的计算机技能培训。

电子档案管理人员的计算机水平直接影响着电子档案的信息。因此电子档案工作人员要不断提高自己的技术水平，要让自己掌握新技术，学会设置密码保护等外，还要学会一些先进的防范措施和技术，减少外界因素带来的干扰。

（4）制定电子档案管理制度。

为了保证电子档案管理信息的安全，单位要根据管理方案制定严格的管理章程，做到制度严格而起到预防事故发生、信息机密外泄、档案程序混乱等。在制定制度的过程中，可以授权给具有档案管理技能的人员根据实际情况制定。如规定不需要查找资料，没事的人员不能随便进入档案室。除档案直管人员外，不得动档案管理系统的电脑等配备。需要查阅相关资料，应由档案管理人员直接操作。

（5）做好消除风险的准备。

由于电子信息档案主要载体是电脑，而电脑本身就存在许多风险，所以时时做好消除电子档案的风险准备是很有必要的。特别是在计算机维修的时候一定要做到全面监控，做好防范，能备份的一定要备份，尽量把风险降到最低。如有些系统对计算机的异常反应比较敏感，就要采取有效的策略來预防和应对潜在的问题，尽量清除风险，做到安全防护，保护数据完好。如何做好消除风险的办法呢？一是让风险及时得到分散。因为电子档案信息具有系统性、网络性和抽象性。在档案受到风险侵袭时最好及时转移风险，通过分散法把风险降到最低。如建立联机配置模式，通过共享或备份而转移电子档案信息，也可以实施购买安全可靠的保修，跟建立系统的服务商签订合同等来分散电子档案风险。二是建立电子档案硬件一定要牢固，价值要高，特别是与网络供应商立下可靠协议，让他们提供的计算机等配备一定要符合电子档案管理的需要。如安装专用的档案管理软件，让工作人员轻松查找和组织被关注的文档信息，根据OAIS（开放档案信息系统）提供数据结构、档号组合、信息展示、报表、统计方案等一系列信息平台定制特性，快速实现新的档案信息应用模式，并建立SIP（提交信息包）、AIP（存档信息包）、DIP（分发信息包），将元数据、数据结构、内容、规则信息组合形成档案信息包，帮助实现数据交换、统一检索与长期保存。 将归档的范围、元数据、格式标准前置于前端信息生成系统，形成完整、符合标准的SIP（提交信息包），调用Web Service服务，启动归档信息合法性校验、电子文件格式转换及归档审批流程，确保归档信息符合档案标准，实现真正意义的前端控制与文档一体化管理。并通过OAIS提供强大的文字编辑及插入图像、音视频、Flash技术，结合全文检索在线提取素材，在线编研发布，减少专题信息整合的时间和难度，提高主动、定向服务的能力。采用Flash 3D技术远程动态展示库房全貌、档案位置、排架空间、批量上架、数量统计、立体浏览，从而全面提高工作效率。

（6）确保电子文件档案的安全。电子文件是社会进步的产物，确保电子文件档案的安全是21世纪档案工作遇到的新课题。要加强这方面的工作，不但能够及时发现计算机操作系统的不足，改进电子技术措施，增加电子文件的安全性，使档案资源得到安全、可靠的保护，更能加强档案信息交流，准确、快速地向社会提供有利的信息资源，促进经济建设的稳步发展。

3 结束语

总之，电子档案管理是单位建设和其它工作顺利完成的有效保障，管理建设单位要顺应时代的要求，尽量把电子技术用于档案管理过程中，为管理单位的信息改编、储存、查阅等提供方便。同时，作为电子档案管理工作人员，必须提高电脑掌控技术，加强业务学习，学会分析电子档案管理中存在的安全风险，并采取有效的措施来提高电子档案管理的安全保障。

参考文献

[1]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯，2005（3）：32-33.

[2]王兆新 裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密[J].浙江档案，2004（1）：36～37.