信息时代档案管理工作面临的问题及对策

2016-11-15张丽

卷宗 2016年8期

张丽

摘要：目前社会是以信息为主导的社会，人类生活的方方面面都充满着信息，这无疑给档案的管理工作带来了前所未有的机遇，实现好信息时代的档案管理工作具有重要的意义，但是与此同时也对档案的管理工作带来问题，本文从不同的角度分析了信息时代档案管理工作面临的问题，以及提出相应的对策。

关键词：档案管理；问题；对策

随着信息技术的发展，人类生活的各方面都发生了巨大的变化，当然在档案管理中也相应的发生了变化，运用计算机和网络技术来进行档案管理已经成为一种趋势，在信息技术时代，档案的管理工作具有新的特征，即呈现出信息化、电子化、数字化等，档案管理工作面临着机遇与挑战，我们应顺应时代潮流，做好档案的管理工作。

1 档案管理信息化的概念

档案信息化管理即是在有关档案行政管理机构统一的组织规划下，将现代信息技术运用于档案管理的过程中，从而对档案的信息资源进行接收、采集、保存和提供档案信息的利用，档案管理的信息化的实质就是由传统的书本的纸质的保存转变为电子化、数字化的管理方式。

2 信息时代档案管理工作面临的问题

2.1 档案工作的安全性与保密性工作有待加强

随着信息化时代的发展，档案管理工作正在从人工录入的方式转变为运用信息技术来对档案进行处理，运用计算机大大提高了办事效率，节约了人力成本，简便快捷，但是与此同时也带来了风险，运用计算机管理档案的安全性和保密性不高，网络时代本身就是一个双刃剑，在过去人们想要盗取档案需要亲身去现场盗取，难度很大，而现在黑客可以通过远程操作计算机来窃取和篡改数据，很轻松的就可以盗取数据，不留痕迹，一旦数据遭到破坏，想要恢复是很难的，再加上档案的数据复杂多样，如果遇到计算机司机等问题也会造成档案数据的丢失，这是很难弥补的。尤其是国家重要的档案情报局的信息，一旦泄露，对于国家的安全会造成很大的威胁。

2.2 缺少专业的信息化档案管理人员

随着信息的高速发展，对这方面的人才的需求也越来越强烈，目前我国的高校对这方面的人才的培养重视程度不高，没有设置相应的专业，这也就导致了社会上对信息化档案管理的专业的人员的缺失。人们的思想与方式还是处于传统阶段，时代变了，可是管理档案的人员没有变，他们习惯于过去的管理方式，加上培训的只是不到位，导致他们缺乏专业的能力对档案进行管理。这对信息化档案的管理也带来了挑战与危险。

2.3 档案的价值鉴定变得更为困难

总的说来，档案的鉴定工作主要包括鉴定档案的真伪与价值，所谓真伪就是指档案的真假，对于档案真实性的鉴定不仅包括档案自身内容的鉴定，还有档案信息的来源、载体和标志等其他要素的真实性的检验，由于信息化时代的档案数据可以很轻易的复制，这就导致信息源的丢失。档案的载体还趋于同一性。档案通过复制失去了唯一性，这样对于鉴别档案信息的真伪是很困难的，档案的价值即是指档案的信息可以促进社会发展等，有一系列的方法和标准来判定这个档案是否具有价值，但是档案的真伪是档案是否有价值的前提，如果一个档案的信息是假的，那么不就不存在是否有价值。档案的鉴定本身就是一项复杂的工作，信息化时代的档案信息的鉴定更加复杂。

2.4 缺乏统一的档案管理软件

目前，很大一部分档案管理单位都开始用计算机来进行档案的管理工作，但是他们彼此缺乏统一的档案管理软件，有的单位运用于比较先进的方式来进行档案管理，有的单位还是运用传统的方式进行档案管理，有的单位是刚刚运用于计算机进行档案管理，档案系统的各地区、各单位、各部门之间没有统一的档案管理软件，肯定会对档案数据的利用造成障碍，也会影响到现在全国联网的发展。

2.5 相关法规体系不完善

虽然我国已经出台了一定的关于档案管理的法律法规，但是还不够完善，已有的法律法规大都针对于传统的档案管理方式，信息时代的档案管理的要求是有变化的，法律法规也应顺应时代的潮流，进行相应的改变与完善。

3 信息时代档案管理的对策

3.1 建立健全档案信息安全保障体系

档案的安全是档案管理的一个重要的环节，信息化时代的发展带来了网络的不安全性，这就要求建立健全档案信息的安全保障体系，首先应该加强计算机网络的全面建设，加强计算机网络使用的安全性，在人才的培训中也应着重这一点的培训，档案管理人员应该定期对电脑进行检查，并对档案数据进行备份，防止在计算机出现故障的时候信息丢失不能弥补。同时，档案的管理工作不仅要监控档案的储存和运行状况，还要处理好档案管理系统与互联网之间的关系，应该加强网络监管，对于一些机密的档案管理，需要对这类计算机和人员使用的网络进行限制，防止病毒的入侵。档案管理部门还应该密切关注本单位管理档案的信息，一旦发现泄密事项，应该及时采取措施进行补救，将损失降到最低。

3.2 加强信息化档案管理人员的培训工作

当前，档案管理的工作人员不具备信息化档案管理的能力，信息化时代档案管理对管理员提出了新的更高的要求，不仅要有谨慎的态度，还要求他们能够熟练的运用档案管理系统进行数据的录入和管理，能够有效应对信息化时代运用计算机所带来的突发状况，这就需要单位应该重视这方面人才的培养，定期培训与考核，保证他们能够完全胜任这项工作。同时，在教育领域，高校可以开设相关的专业与课程，请有经验有能力的专家来传授知识。培养一批既懂档案管理知识又懂计算机知识的人才已经成为当务之急。

3.3 增强信息化档案管理的观念意识

档案的信息化建设是国家信息基础建设的一个重要环节，除了国家机密以外，我们应该拓宽档案信息的服务领域，让更多的获得信息，享受信息带来的利益，有效的把各地方的档案管理建设同意纳入到国家信息化建设中来。增强档案信息化管理的观念意识首先要进行宣传，通过与新闻媒体的合作，向社会宣传信息化档案管理的工作，提高对信息化档案管理的了解，促进信息化档案管理体系的完善，宣传工作要贴近群众生活，扩大档案利用的效益宣传，增强社会的档案意识。

3.4 健全和完善相关的法律和法规

要求制定和完善一系列的法律法规来保障档案信息的安全以及档案信息的合法利用，使档案信息充分发挥他的作用。首先对于计算机和网络技术需要采取国家标准或者国际标准；其次对于一般的档案管理需要采取国家标准或者行业标准；最后要加快档案信息化管理体系的建立，不断提高他的标准程度。

3.5 研制和开发统一的档案管理系统软件

建议由国家档案局牵头，研制并开发适应现代信息化档案管理的系统软件，然后并全国推广，提高我国信息化档案管理的水平。

4 结论

信息化时代给档案管理工作既带来了机遇也带来了挑战，解决信息化时代遇到的问题，借鉴国内外的经验，抓住这次机遇，运用计算机手段和现代科学的管理方式，提高我国档案管理的发展水平。

参考文献

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