浅谈公路档案信息化建设及有效管理

李海霞

摘 要：随着公路事业的快速发展，对公路建设档案管理质量要求也越来越高。公路档案管理在公路建设中起着非常重要的作用，随着科技的不断进步，档案信息化建设也在不断加强，本文就公路档案信息化建设与管理方面的问题进行分析与探讨。

关键词：公路档案；信息化建设；有效管理

1 公路档案信息化建设的现状

1.1 缺乏规范性、标准性

公路建设与人们的生活息息相关，随着公路建设事业的加快，公路数量也在不断的提升，在公路建设中，档案管理是非常关键的，高质量的档案管理可以有效促进公路事业的发展，提高公路管理的总体质量。但是我国公路档案管理建设比较晚，所以缺乏管理经验，随着科技的不断进步，信息技术在很多领域得到了很好的应用，档案信息化建设也在公路档案管理中得到应用，但是就目前档案信息化建设的现状来说，其管理缺乏规范性与标准性，为档案信息化建设带来了一定的难处。公路建设中，不同地区修建的公路类型也不一样，档案工作没有做好，可能会影响到各级公路档案信息之间的兼容，容易造成某些公路信息的丢失等，这对公路档案信息化建设来说，是一项巨大的挑战。

1.2 档案管理意识薄弱

档案信息化管理需要技术的支持，对管理人员的素质也有着较高的要求，工作人员在完成档案管理工作时，需要掌握最新的信息技术，熟悉档案管理工作的流程，这样才能促进档案信息化建设。然而实际上，公路档案管理部门的工作人员的档案管理意识薄弱，高层对档案管理也没有重视起来，因此在招聘档案管理工作人员的时候并不严格。而且很多公路建设对档案管理没有正确的认识，没有意识到档案管理工作对公路建设的重要性，工作过程中不严谨、不细心，甚至经常导致一些错误发生，影响档案管理工作质量的提升。

1.3 缺乏统一的档案管理模式

随着公路数量的不断增加，公路档案管理工作量也在不断加大，每个档案管理部门的工作人员在工作时肯定存在一定的区别，虽然档案信息化建设中信息技术是关键，但是工作人员是技术的实施者，其工作方式也可能会影响到档案信息化建设的质量，不同地区的档案管理工作人员在档案的整体、分类等方面的方式不同，所以当某地档案总局在归纳当地公路档案的时候，档案管理难以同意，不统一的档案管理模式可能会导致档案信息化建设中出现一些不必要的错误，而且也会更后续工作人员的工作增加一定的难度，不利于档案信息化建设效率的提升。

1.4 公路档案管理体系不健全

要加强公路档案信息化建设，在公路档案管理中就需要健全的管理体系，但是当前由于档案管理本身还存在很多问题，再加上相关人员的不重视，所以并没有健全的体系去进行档案管理。因此，对不同时期建设的公路，在档案管理上很难统一，很多档案管理部门办事方式不同，如果没有确切的工作体系，档案工作就不能同时达到规范与标准。随着科技的不断进步，出现了很多新型的档案管理软件，但是不同软件之间存在一定的差异，在此基础上，有的软件可以实现办公自动化与系统化，如果别的档案管理部门使用的软件不具备自动将电子文件归档的功能，那么其工作量会加大，还可能会出现人工失误。

2 公路档案信息化建设的意义

随着科技的发展，信息技术得到了广泛的应用，公路档案信息化是档案工作发展的必然要求。在以前，档案都是纸质的，档案管理人员的工作内容也就是档案的整体、核对与标注，基本上所有的工作都是手动完成的。但是随着科技时代的到来，电子档案已经在很多单位得到应用，电子档案不但方便，还可以有效减少档案储存空间，对于档案的调配也更加便捷，公路档案信息化建设可以有效的增强公路档案管理的质量。其次，档案信息化建设可以更好的完善公路档案信息，公路建设的周期虽然短，但是其使用的周期长，所以公路档案需要保存的时间比较久，在公路使用的期间，公路如果在质量上出现什么问题，还需要及时在档案上做好记录，档案管理实现信息化后，管理人员可以直接从信息库内提取出该公路的档案，查阅公路建设情况，并且及时做好公路维修记录，提高公路管理质量。此外，档案信息化建设可以有效的增加档案资源的储存量，传统的档案是纸质的，随着档案数量的不断增加，需要的纸质材料与存储空间不断增大，而且纸质档案在保存和查阅上都有点不方便，现代微缩技术与光盘技术等，在很大程度上提高了档案信息资源的储存量，而且与纸质档案相比，电子档案其保密性会更高，也不容易损坏或者丢失，档案管理工作质量的提高，对公路建设质量的提升也有一定的帮助。

3 加强公路档案信息化建设的措施

3.1 健全档案管理制度

要做好公路档案信息化建设，首先需要健全档案管理制度，完成好基本的档案管理工作，相关人员一定要重视公路档案的管理，要制定健全的规章制度，并且在实施过程中要做好监督工作，严格督促工作人员按照制度行事，有效避免档案管理工作中由于工作失误造成的问题。另外，针对工作人员可以制定出一套奖惩机制，要让其明白档案管理工作对公路发展的重要性。档案管理工作其实是比较复杂的，在健全管理制度的时候，需要对档案管理的每个环节提出具体的要求，让工作人员可以在工作时有章可循。而且目前，电子档案并没有完全取代纸质档案，要制定科学的方式让工作人员可以更好的将纸质档案与电子档案进行融合，为公路档案信息化建设打下坚实的基础。

3.2 提高档案管理人员的素质

在公路档案信息化建设中，档案管理人员的素质对信息化建设的质量有很大的影响，所以需要提高档案管理人员的素质，包括专业素质与职业素质。档案信息化建设中信息化是关键，所以工作人员一定要掌握最新的信息技术，在熟悉档案管理流程的基础上采用信息技术进行管理。因此，档案管理部门在招聘工作人员的时候，要对其专业技能进行考核，在工作中，也可以定期组织培训，让其可以了解到更新的档案信息管理技术。除了专业技术外，工作人员的品德修养也非常重要，公路档案是机密性文件，所以工作人员需要有极强的责任感，降低档案管理风险，提升档案信息化建设效率。

3.3 完善管理设备

档案信息化建设需要技术的支持，也需要新型科技设备的支持，所以在信息化建设前期，一定要做好管理设备的完善工作。档案信息化建设并不是某个人或者某个部门的努力就可以实现的，与其相关的每个工作人员都要重视起来，只有完善了管理设备，才能实现档案信息化建设。完善管理设备包括硬件与软件设施，硬件就是机器设备，在机器的引进上，需要结合档案管理的需求考虑，选择性能较高的设备。对于软件的引进也需要专门的技术人员去选择，要保证其合理性与兼容性，提高档案信息化建设的质量。

3.4 档案信息统一管理

目前，档案信息化建设在很多公路档案管理部门开始应用，但是在整体上考虑，信息化程度还存在一定的缺陷，公路档案虽然具有机密性，但是对公路部门来说，公路档案信息的共享也是必要的，所以在档案信息化建设中，档案信息需要做好统一管理。针对这种情况，公路部门可以建立统一的档案信息管理标准，要求各个档案管理部门严格按照标准实施工作，构建完善的信息资源共享平台，采用互联网和多媒体技术出现公路档案信息共享，真正实现公路档案的信息化建设。

4 结语

综上所述，公路档案信息化建设是公路档案管理工作中非常迫切的事，相关人员需要引起高度重视，分析档案信息化建设中存在的问题，进而提出有效的措施促进公路档案的信息化建设。

参考文献

[1]黄祝娥.浅谈公路档案信息化建设及有效管理[J].低碳世界，2015（11）：161-162

[2]顾玉华.公路档案管理工作信息化建设探索[J].办公室业务，2015（03）：48