粮食行政处罚案卷管理中不容忽视的几个问题

文/曲雁羽/

粮食行政处罚案卷管理中不容忽视的几个问题

文/曲雁羽/

国务院发布的《全面推进依法行政实施纲要》明确要求“行政机关要健全行政执法案卷评查制度。应当建立有关行政处罚、行政许可、行政强制等行政执法的案卷。对公民、法人和其他组织的有关监督检查记录、证据材料、执法文书应当立卷归档。” 粮食行政处罚案卷管理应当严格按照上述要求，并落实好以下三方面工作。

一、案卷材料要规范翔实

对涉粮违法行为实施行政处罚前，粮食执法主体应当告知行政管理相对人作出行政处罚决定的事实、理由、依据及依法享有的陈述和申辩权利，并按照《中华人民共和国行政处罚法》规定的简易程序、一般程序、听证程序实施处罚，同时做好适用不同处罚程序案卷的整理和归档工作。案卷内容应当包括卷宗、目录、检查通知书、检查登记表、案件讨论记录、案件调查终结报告、行政处罚事先告知书、听证告知书、行政处罚决定书及银行缴款票据等。

（一）简易程序案卷归档材料。简易程序只适用于当场作出的行政处罚决定，是“违法事实确凿并有法定依据”的涉粮违法案件，处罚额度“对公民处以五十元以下、对法人或者其他组织处以一千元以下罚款”或者警告的行政处罚的。简易程序案卷归档材料应当有卷宗、目录、检查登记表、当场处罚决定书及银行缴款单。

（二）一般程序案卷归档材料。一般程序行政处罚应当制作询问或者检查笔录，案件调查终结后，根据案件情节轻重及具体情况，作出行政处罚决定，对情节复杂或者重大违法行为给予较重的行政处罚，应当集体讨论决定。同时，应当告知行政管理相对人所具有的陈述或者申辩的权利。鉴于此，对于一般程序的涉粮行政处罚案卷应当有卷宗、目录、检查通知书、检查记录、调查终结报告、案件讨论记录、行政处罚事先告知书、行政处罚决定书及银行缴款票据等。

（三）听证程序案卷归档材料。听证程序的行政处罚是指作出责令停产停业、吊销许可证或者执照、较大数额罚款等行政处罚。对于粮食执法而言，当拟作出吊销《粮食收购许可证》或较大数额罚款时，必须告知行政管理相对人具有听证权利。关于较大数额罚款具体标准，《中华人民共和国行政处罚法》规定各省（直辖市、自治区）结合实际制定。如吉林省人民政府《关于行政处罚听证范围中“较大数额罚款”数额的规定》中明确，“对个人处以1000元以上罚款的，对法人或者其他组织处以5000元以上罚款的”，当事人提出申请要求听证的，粮食管理部门应当组织听证，并制作听证笔录。鉴于此，听证程序案卷，除了具备一般程序案卷所需的材料外，还应当有行政管理相对人的听证申请书及听证会议制作的笔录。

其他特殊情况，如行政管理相对人对粮食行政机关作出的行政处罚决定不服，并提起申请行政复议或者提起行政诉讼的，相关材料也要一并归档。

二、案卷保管期限要合理把握

依据《中华人民共和国档案法实施办法》第四条规定“国务院各部门经国家档案局同意，省、自治区、直辖市人民政府各部门经本级人民政府档案行政管理部门同意，可以制定本系统专业档案的具体管理制度和办法。”从我国目前的情况看，国家及省级粮食部门尚没有出台关于粮食执法案卷保管期限的具体规定。如何确定保管年限，笔者认为最低保管年限应在5年以上。依据《中华人民共和国行政诉讼法》第四十六条第二款规定 “因不动产提起诉讼的案件自行政行为做出之日起超过20年，其他案件自行政行为做出之日起超过5年提起诉讼的，人民法院不予受理。” 粮食行政处罚案件属于“其他案件”范畴。虽然《中华人民共和国行政复议法》和《中华人民共和国行政诉讼法》有行政管理相对人“可以自知道该具体行政行为之日”及“自知道或者应当知道做出行政行为之日”起，60日内提起行政复议，或6个月内提起行政诉讼的规定，但这里的时限是保护行政管理相对人的正常诉讼时限，一旦出现诉讼例外情况亦不能忽略。如行政管理相对人“因不可抗力或者其他不属于其自身的原因耽误起诉期限的，被耽误的时间不计算在起诉期限内”，尽管此种例外并不多见，但司法实践中确实存在，因此，合理掌握案卷保管期限对粮食执法来说非常重要。

三、案卷监管要提档升级

应当建立行政执法案卷互查制度，推进案卷管理提档升级。行政执法案卷互查制度作为“行政机关的一种事后、内部行政执法监督，主要是通过对案卷的评比检查，反映并体现行政执法活动的过程、结果和执法水平、执法质量的高低”，最终实现提升行政执法水平的目标。建议国家及省级粮食部门通过顶层设计，研究制定粮食执法案卷管理指导意见，明确案卷的保管机构、保管年限及具体奖惩措施等。各省、各市州间通过案卷互查，能够增加粮食行政执法行为透明度，督促行政执法人员以积极、审慎的态度，充分发挥主观能动性，严格依法行政，规范行政，以免事后被追责。

（作者单位：吉林省吉林市粮食局）