浅析档案管理信息化的发展需求

韩云飞

档案管理工作是单位建设的重要组成部分，是维护历史真实面貌、提供社会实践的最可靠凭证和依据。档案管理工作在推动社会各个行业规范运转方面起着不可低估的重要作用。作为行业管理者与档案管理工作人员，如何紧跟国民经济与社会发展的信息化步伐，加速实现档案管理信息化，既是信息时代对档案管理工作的客观要求，也是社会信息化建设的重要内容。

一、档案管理信息化建设的重要意义

档案管理工作作为一种管理模式，在社会发展中具有越来越重要的地位和作用。而传统的人工档案管理模式效率低、存储空间有限、管理成本较大，纸质文档随着时间推移会出现纸张变脆、破损和字迹蜕化等现象，长久性、安全性存在先天不足。信息技术的发展进步，使得档案管理理论、管理手段及管理模式等技术环境发生了深刻变革。信息一体化的档案管理模式集各种档案信息于一体，方便进行综合管理、开发，具有信息来源的广泛性、信息贮存的集中性、信息内容的全面性、信息输出的综合性等特点，更加适应时代发展，满足工作需求。

二、档案管理信息化建设应注意的几个问题

（一）队伍建设有待提升

据有关调查，档案管理人员系统经过专业培训的不到30%，参加过相关档案知识入门培训的仅有77%，48%的对计算机软件操作运用不够娴熟，还有34%的身兼数职，对档案管理工作精力投入不够。部分单位甚至缺少专职档案管理人员，档案研究性人才少，档案管理人员流动性大，业务难以提高，培训赶不上形势，导致档案材料不能及时补充完善，档案业务水平的提高和信息化建设速度也受到影响。

（二）思想认识存在偏差

档案信息化是指档案部门在充分运用现代信息技术的基础上，通过对档案信息进行采集、传输、整理、开发和利用，提高档案信息资源的应用和共享程度，从而全面提高档案信息化和档案处理的效能、效率。但受限于编制、经费等客观因素影响，不少部门和管理人员对档案管理的信息化建设存在看轻、看淡、因循守旧等错误认识，在信息化建设方面动作不够、力度不大。

（三）对新情况新问题研究不够

除了建立电子档案、对纸质档案实行信息化管理外，在推进档案管理制度改革中也会出现如何确保原始性、真实性、安全性等一系列新情况新问题，档案工作如何与时俱进，又好又快地发展，充分发挥职能作用，更好地为实际工作服务，都需要给予足够重视和及时研究。

三、对当前档案管理工作的建议

（一）注重法治为本，规范档案管理制度

科学筹划，努力加强档案法规体系建设，围绕中心工作，调研制定相关业务文件，做好配套制度建设，全面推进档案法治建设，依法加大档案管理违法违纪案件查处力度，进一步健全完善档案行政执法机制，注重加强网络档案防护力度，大力推进依法行政，制定中长期档案法制宣传教育规划，加强档案管理人员懂法用法能力，不断提升法治意识，大力推进档案治理法治化，基本形成依法行政、有效监督、高效服务的档案法治体系，努力提升运用法治思维和法治方式治理档案的能力与水平。

（二）注重安全为要，守住管理安全底线

依法保障和落实档案工作职责，强化单位负责人对档案工作和档案的真实、完整、安全负责的责任机制。要加强档案馆室基础设施建设，采用先进的安全保密技术、设备和材料，加强科技支撑作用，切实改善档案保管保密条件；建立健全“三位一体”安全防范体系，推进建立档案信息系统等级保护、分级保护制度，落实档案安全风险评估指标体系，加大档案实体与馆库、档案网站与信息系统，以及安全保密制度执行情况的专项检查，规范档案中介服务，确保档案安全可靠、可控、可信赖。

（三）注重创新为基，把握正确发展方向

围绕档案信息化建设主题，档案信息服务的深度和广度都将发生深刻的变化，服务的方式和手段也将由原来简单的手工操作向更加方便、快捷的网络化服务转变。这些变化要求档案工作人员要适应新形势、新变化，转变观念，在继续做好档案传统业务工作的基础上，努力实现档案工作信息化。在档案鉴定、整理、编目、统计等环节中，积极采用信息化手段，并根据信息化特点，进行流程再造，提高档案工作的效率和质量。同时，创新档案服务模式，提供网络化档案查询、利用，全面提升档案服务水平。

（作者单位：青岛市城阳区卫生和计划生育局综合监督执法局）