对加快干部人事档案信息化建设的思考

沈红梅

现代信息技术日新月异、广泛应用，加快干部人事档案信息化建设，推动档案信息管理数字化、网络化、规范化已成为大势所趋。

一、加快干部人事档案信息化建设的重要性

加快干部人事档案信息化建设，对于贯彻落实中央组织部《关于进一步从严管理干部档案的通知》（中组发﹝2014﹞9号）文件精神，全面提升干部档案工作水平，提高干部档案服务干部工作的质量，更好地为经济社会发展服务具有重要意义。

一是能更好地为选拔干部提供支撑。干部人事档案信息数据库建立后，各级组织部门和领导依托互联互通的网络，通过信息管理系统，能够方便快捷地了解、掌握和综合分析领导班子的年龄结构、专业素养、经历搭配、男女比例等信息，以及干部个人的人品官德、业务能力、工作实绩、廉洁自律等情况，从而为领导决策提供服务。

二是能更好地保证档案信息的完整准确性。传统的干部人事档案管理属于封闭式管理，存在信息沟通渠道不畅通、档案内容补充和更新不及时等弊端。档案信息的网络化，能让档案管理转变为开放式管理，干部可以根据权限通过网络查询个人的基本信息，对有误的地方提出修改建议，干部所在单位也能根据权限及时更新干部个人的信息，从而有效避免了档案信息的错误性和延时性。

三是能更好地提高工作效率。传统的干部人事档案管理智能化程度低，主要靠人工，管理人员工作量大。干部人事档案数据库实现信息化后，档案的查询、利用实现了自动化、实时化和网络化，从而把管理人员从繁琐的事务中解放出来。

四是能更好地保护档案实体。传统的干部人事档案管理主要是管理档案实体，查询有关人员的基本信息是干部人事工作中的常事，工作人员经常翻阅纸制载体的原始档案，不利于干部人事档案的保护。干部人事档案数据库信息化后，数据录入一次就可以反复查询、利用，从而有效减少了工作人员与档案实体的接触。

二、干部人事档案信息化建设当前存在的主要问题

近年来，各级不断强化干部人事档案信息化建设，取得了一定成效，但目前仍然还存在着一些不容忽视的问题。

一是重视不足，认识片面。有的对干部人事档案工作的地位和作用没有足够的认识，认为干部人事档案工作是一项辅助性工作，不是重点工作；有的认为干部人事档案工作只是收收管管、翻翻找找、查查看看的资料保管工作，只要不出现错、忘、漏就行了。这些错误认识，都制约着干部人事档案管理信息化建设的顺利推进。

二是方法传统，效率低下。目前很多单位的人事档案管理工作信息化程度不高，仅仅在人员基本信息、档案目录编辑等方面实现了计算机管理，仍采用传统的工作方式进行装订、分类，工作效率低，为查阅上也带来不便。 虽然档案管理者对传统检索方式加以利用，可从目录中找出档案，并按照记录到库房里进行查找，但这样做效率比较低下。

三是标准不一，共享较难。目前干部人事档案信息化建设尚未形成统一的规划和标准，管理软件仅着眼于某一地区、部门或某系统，各级、各地、各部门开发、使用的软件不能互通。同时，长期以来干部人事档案管理依靠手工作业较多，形成了大量的干部人事信息，造成了各地区、各部门对干部人事信息的分散、分隔，信息形成的流程、格式不标准、不规范、不科学，难以实现资源共享。

四是信息不全，应用受限。目前档案基础信息收集渠道还有待疏通和拓展，缺乏从不同侧面反映干部情况的渠道，造成信息更新不及时、不全面，较难全面反映干部的情况。现有的干部人事档案信息管理系统，查阅的大多是干部的自然情况、简历、职称、工资等，在对干部年龄结构、知识结构、专业结构等情况统计分析时做得不够，系统功能尚未得到充分发挥。

五是设施不齐，差距较大。由于经费投入不足、后期维护较差，有的单位档案库房、查阅室、微机室和档案人员办公室建设滞后，还没有达到分开的要求，有的还没有完全配备计算机、数据服务器、扫描仪、打印机、复印机、数码相机、除湿机等必要硬件设备和管理系统软件。

六是人才奇缺，能力不足。有的纸质档案管理经验比较丰富，但在掌握计算机知识、应用软件上还比较欠缺；有的对信息化建设技术轻车熟路，但对档案管理的理论、流程以及干部人事政策还不熟悉，管理人员的综合能力尚需培训提高。

三、加快干部人事档案信息化建设的对策

各级要增强责任感和紧迫感，大力推进干部人事档案信息化建设，实现干部人事档案管理的规范化、科学化和制度化。

（一）强化领导，共识共为

各级要高度重视干部人事档案信息化建设工作，专门成立工作领导小组，制定推进工作的具体措施，切实把干部人事档案信息化建设摆在重要位置抓紧抓好。要加大宣传力度，通过各种渠道扩大宣传范围，使领导和干部充分认识干部人事档案信息化建设的重要意义，形成全员参与、相关部门齐抓共管、协调一致的良好局面。

（二）把握重点，稳步实施

按标准加强基础设施建设，配备数据服务器、电脑、扫描仪、复印机等设备，完善安全措施，在档案库房、查阅室等重要场所安装视频监控设备，实现全方位、全天候不间断监控。按照《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发﹝2009﹞12号）的要求，加强人事档案信息资源建设，规范采集、充实完善干部档案材料，落实专人对数据库进行动态更新，确保干部信息的准确性和时效性。注重加强管理规范、业务规范和技术规范建设，建立健全与数字化相配套的档案查借阅、鉴别、归档、信息采集、转递、保管保密、检查核对、管理人员职责等规章制度，同时建立数字档案文件格式、存储压缩格式以及软硬件基础设施建设技术标准等。

（三）建立体系，分级利用

在干部人事档案数据库建成的基础上，加强干部人事档案信息服务网络建设，以组织人事部门作为信息中转站，架起领导、各部门、各单位之间互连互通的干部信息服务系统。按照干部管理权限和安全性、保密性要求，分级、分单位赋予信息数据的使用权限，提供信息相关查询、利用服务。

（四）加大投入，强化保障

各级要加大资金投入，将干部人事档案信息化建设所需经费有步骤地，分期分批地纳入当地财政预算，用于购买、维护相关软硬件设施。要加大人力投入，选配思想政治素质好、工作作风过硬、业务能力强的中共党员从事干部档案工作。针对干部档案工作政策性、专业性、保密性强的特点，加强对档案管理人员的业务培训和保密教育，帮助他们熟悉档案管理，了解干部政策和干部工作程序，掌握计算机基础知识，严格遵守组织人事纪律和保密纪律，适应信息化时代对干部档案工作人员综合素质的要求。