优化业务档案管理的实践做法之研究

童传猛　王洪

摘要：随着企业职工养老保险参保人群以及覆盖人群的不断增加，养老保险业务档案管理工作日益繁重，原有的养老保险业务档案管理已经不能适应现代档案管理的要求，需要加强养老保险业务档案管理工作的标准化、科学化以及规范化，不断提高养老保险业务档案管理的水平，因此本文针对企业职工养老保险业务档案管理中存在的问题，探讨其有效对策。

关键词：养老保险业务；档案管理；研究

不断完善社会的保障体系，是关系到改革、发展、稳定的重大问题，养老保险作为我国社会保障体系的重要组成部分，需要适应现代信息社会的发展，建成能够体现出社会公平的新型业务档案管理体系。养老保险业务档案管理水平的提高有助于养老保险机制的有效运行，因此，需要及时解决养老保险业务档案管理中存在的诸多问题。

一、养老保险业务档案管理存在的问题

（一）业务档案管理信息化有待加强

随着科技的进步，业务档案管理技术也在不断的发展之中，电子业务档案信息的数据也面临着诸多的问题，纸质化的会计业务档案已经不能适应当前的业务发展需要，装订时分类的麻烦，更新信息的困难，都给业务档案的管理带来了不便，另外，业务档案管理信息的透明化以及科学化较低，为了谋求巨大的利益，存在着对客观数据的篡改以及随意操作，违反业务档案管理的规定，这给业务档案管理带来了潜在的威胁。

（二） 业务档案管理工作管理力量薄弱

业务档案工作管理力量的薄弱主要表现在下面几个方面，第一，管理手段的落后，业务档案管理硬件设施以及软件设施落后，工作环境较差，由于管理资金的限制，在业务档案管理上投入不足，尤其是信息化的管理手段尚未建立起来，系统化的管理缺乏，现代化的管理设备还没有投入到使用，这给数量较大的档案管理工作带来一定的阻碍，过分地依赖人力以及物力，也给会计凭证以及报表资料的整理带来困难，给会计档案的查阅以及保管带来不便；第二，管理制度不够完善，业务档案管理的制度是规范档案管理的重要保障，目前的管理制度上，还没有比较明确的责任划定，工作职责范围，管理制度在档案的处理方面还没有较为详细的规定，给档案管理工作带来了一定的麻烦，造成档案管理较为混乱，给档案的查找带来不便；第三，管理机构不健全，业务档案管理的领导机构的健全对于加强档案管理有着重要的意义，一方面的制度的严格落实与执行，另一方面是管理机构的有效监督，缺一不可，同时，管理机构在考核机制方面还要继续完善，对于档案管理的若干指标严格把关，严格核查会计凭证以及报表等资料，为以后的核查提供依据，对于工作中存在的问题要稳妥的解决，管理机构在协调沟通方面还有着一定的缺陷。

（三）业务档案管理人员素质有待提高

业务档案管理工作人员作为直接接触档案的人员应该具备良好的业务素质以及职业道德，目前有的业务档案管理人员只是为了应付业务档案管理的大量工作从其他部门调配过来的，没有专业的档案管理经验以及知识，不能彻底地档案管理中的问题，造成问题的不断积累，同时，由于档案管理工作量较大，给这些管理人员的培训时间也就一再缩短，给养老保险业务档案的管理带来了潜在的问题。

二、养老保险业务档案管理问题的对策

（一） 加强业务档案信息化管理建设

业务档案数据库的建立，档案信息化是业务会计顺利进行工作的基础，改变了传统的纸质资料的种种弊端，在一定程度上有利于业务工作者的工作，业务档案数据库要从数据的采集、储存、录入与管理等方面逐步建立起来，方便业务工作者对档案的查询、搜索、处理以及进一步的挖掘与管理，由于信息化建设人为因素的影响，可以在一定程度上保证会计原始凭证、会计凭证的真实完整，妥善保管档案信息。

（二） 完善业务档案工作的管理

业务档案工作的管理可以从信息化管理、完善制度以及加强领导等方面做起，第一，信息化管理，利用现代先进技术，采用信息化管理软件，实现养老保险业务档案管理的信息化、规范化，增加硬件设施，投入计算机、打印机以及扫描仪等设备，建立标准化的档案管理室，引入档案管理软件，解放人力资源，妥善解决会计凭证以及报表资料的快速装订以及保管工作，最大限度地完善档案的管理工作；第二，健全管理制度，业务档案管理制度的不断完善有助于档案管理能够按章办事，有所依据，严格管理，明确档案管理的工作责任与职责范围，另外还要积极探索档案管理的有效制度，使档案工作能够更加的规范化、科学化，使得会计档案资料的录入、保管、借阅以及销毁有据可依，保证会计凭证以及资料的完整性以及真实性；第三，增强管理机构的建设，业务管理机构的建设有赖于管理的考核，通过考核加强管理的积极性、发现工作中的不足，另外还可以建立专门的业务档案管理领导小组，定期召开组织座谈与工作交流会，对工作中出现的问题进行针对性的研究与处理，定期检查档案管理，开展评选先进、考核奖励等活动，激发员工的工作热情。

（三）提高业务工作人员素质

提高工作人员素质需要从职业道德与技能两方面同时入手，要教育工作人员为社会服务的观念，增强主动服务意识，端正工作态度，以良好的精神风貌对待每一位参保人，强化业务档案工作者的职业道德观念，坚持据实立档的作风，另外还要培养高素质的工作人员，利用讲座培训业务工作人员的业务素质，增强实践性操作水平，丰富理论知识，树立先进的管理理念。积极引进专业人才，打造高素质团队，聘请专业教授进行实地指导，及时发现工作中的问题。

参考文献：

[1]林丽.企业职工养老保险档案管理问题及对策[J].档案与建设，2013.

[2]盛艳丽.浅谈“五七工”养老保险业务档案管理的问题及对策[J].赤峰学院学报（自然科学版），2013.

[3]韩露.浅谈如何做好企业人事档案管理工作[J].企业改革与管理，2015（10）.