煤炭集团型企业办公自动化建设浅析

陈卫军

煤炭集团型企业下属层级较多，各子公司之间快速、高效的业务协同需要借助现代信息技术构建一个统一、面向企业所有管理员工的协同工作平台，实现安全有效的公文和各种项目的流转、审批、会签、监控、实现文档管理一体化；实现各业务层级的个性化需求和分级授权管理；实现整个集团内的信息互换和发布平台，集团内部各子公司之间电子公文的安全分发和企业信息的快速发布；实现办公自动化系统与集团业务系统的数据资料整合，建立集团内部便捷统一的大办公平台。办公自动化系统应用平台将分权限、层级覆盖集团总部和各子公司所有管理人员，实现异地人员在同一平台上办公，这是大型煤炭集团管控目标的有效途径和必然选择。

一、系统应具备的技术特点

煤炭集团型企业自动化办公目标应是业务型、智能型、集成型和集团型架构统一的自动化办公系统。无论是在业务需求、结构，还是在性能、灵活性等方面，都更加稳健有力，而且功能更加完善。应具备以下几个方面：

（一）流程引擎包括驳回直送，同处理人跳过，沟通，转办，知会，并发审批，超时自动处理等功能。

（二）自动统计各部门业务流转的件数、办事周期，可以查看相应办理效率，以便高质量、高效率地完成工作任务。

（三）当某些业务数据库文档数量过多后，可以将历史文档通过分库存储库进行简单的分库归档，以提高当前业务库的使用效率。

（四）将系统中重要的操作记录到日志中。分别记录登录日志，删除日志和存取控制日志。

（五）表单域、IDX可编辑分开控制，提高了公文处理权限分配的灵活性。

（六）在流程提交时，增加了默认处理人、选择范围支持按部门过滤，对流程进行了固化，减少手动选择操作。

（七）支持条件判断，系统根据判断条件自动选择流程。例如，费用审批100万以内和超过100万的审批流程不一样，通过设定系统会自动选择。

（八）会签改进。可以选择终止某几个或者全部的部门、个人；完善了会签登记单记录的反馈、接收、终止等信息，会签反馈提交时可以另外输入意见汇总。

（九）委托办理改进。流转过程中记录委托办理信息，被委托人办理后，在相应位置会留下记录。

（十）实现对word文档的重复套打，多文件上传与下载，手写批示保留用户最近一次使用的字号和颜色。

二、固网与移动办公的融合

随着4G网络的覆盖，以及企业人性化管理需要和4G网络的全面建设，整个IT信息产业的移动化应用趋势日益明显，“手机永远在线”的时代已经到来。建设一个与固定网络办公自动化相融合的移动办公系统显得日益重要，移动办公系统充分利用了手机等移动终端上网便捷、移动性强、覆盖范围广等特点，其与传统局域网的结合，打破这些时空上的信息束缚限制，跳出固化的信息化建设路线，切实有效解决了因“出差”、“会议”等原因造成的办公滞后现象，可以随时、随地进行网上办公，再次大幅度提升了办公效率。移动办公应具备以下几个方面：

（一）用户能够随时随地收发OA系统中的邮件、浏览附件，并能够在附件中查看word、excel、PowerPoint、pdf、jpg、gif、png等多种常用格式的文件。当有新邮件时，服务器会将该邮件直接推送到手机上来，用户使用起来就像使用短信一样方便。

（二）通过公司新闻功能，用户可以在这里任意查看公司新闻。如企业介绍、新闻、产品介绍、期刊、大事记、规章制度、公告等。

（三）通讯录功能模块实现快速通讯以及个人信息查询功能。用户进入资讯中的单位通讯录分别可查看内部通讯录和外部通讯录。

（四）移动办公系统具有完善的管理功能，提供系统设置与维护功能，使企业可以维护本系统相关信息。

三、成立系统建设工作组

为提高办公自动化系统建设效率，保证系统按计划、高质量完成，及时解决实施过程中出现的各种问题，需成立工作小组。前期工作是先进行调研，主要从公司技术实力、办公自动化项目实施经验和典型应用案例等几个方面进行考察。考察公司规模， 整体实力，有无相关资质， 在项目实施方面的成功经验等。重点了解应用案例单位使用情况， 听取用户的意见和建议。对调研结果认真分析、总结， 为实施自己的OA 项目在技术和管理上提供了宝贵的经验和参照，最后选择项目实施商

工作组要有技术、使用等多部门组成，技术部门、系统最终使用部门都应参与整个系统的设计建设过程，保证系统实施过程中的实用性、高效性。工作小组职责：组织制定公文流转管理系统实施计划、人员培训计划并遵照执行；严格监督项目实施的进度，系统测试、上线运行等工作；定期通报项目实施进度，研究解决实施过程中出现的有关问题；编写公文流转管理系统文档，并存档。

四、操作培训

最后，也是非常重要的一个环节就是培训，再好的系统也要有好的人员操作，所有人员培训环节及其重要，所以，需要根据各部分人员特点制定计划，这样才能达到非常好的效果，为系统高效运行提供了最好保证。

首先，企业领导积极参与，并主动带头使用，促进内部系统使用人员不断使用办公系统，领导培训除要完成必要的使用培训外，更多的是与领导进行沟通，充分体会领导对办公系统提出的要求，并将这种要求贯彻到系统的建设过程中；其次，面对各子公司中系统维护及中间使用环节人员进行培训，例如文秘人员，是系统主要使用及具体操作成员，为这类人员提供上大课的形式，配合培训教材，使其初步掌握系统的使用方法，在具体的工作中，可以由各单位、部门的文秘人员作为“应用系统管理员”言传身教，为其解决具体的操作问题，实践证明，这种培训模式得到很好的培训效果。再者，是技术培训由于办公平台最终运行在企业内部，企业的技术人员需要对整个系统有比较深入的了解，以便能够自主完成对系统的日常维护工作，并在需要的时候，可以在系统的标准体系框架下，开发新的系统模块，丰富系统的功能。