科研单位行政事务人员日常事务处理技巧浅析

赵琦妍

摘要：随着经济的快速发展和社会的不断进步，科研单位的行政事务职位收到了越来越多的重视，具有相当的探讨价值和研究必要性。为此，本文在行政事务职业技能改进目标的指引下，通过自身经验分享，对科研单位的行政事务工作人员的事务应对技能和方式进行研究分析，以为科研单位行政事务人员工作效能和工作质量的提升提供借鉴。

关键词：科研单位;行政事务;工作人员;提倡事务处理

科研单位的行政事务岗位设置由来已久，随着经济的不断发展和社会的持续转型，科研单位行政事务人员的工作作用、工作职能和基本工作性质产生了很大的变化，尤其是在21世纪的当下，行政事务工作者的岗位要求和工作性质已产生了翻天覆地的改变。作为科研单位重要的职能角色，行政事务人员人员在科研单位日常事务处理中发挥着关键性的作用，其工作相当繁琐、非常复杂，不但需要进行指示传达、电话接录、访客接待、日程安排等，还要进行信息沟通和事务协调，甚至还要进行档案管理和文档处理等。因此，想要做一名合格的行政事务工作者，科研单位的行政事务人员就要不断总结现实工作经验，合理的进行工作方式创新和工作技能改良，以不断提升自身的工作水平和综合素质，进而更好、更有效的进行工作任务完成，推动科研单位各项工作的有序、健康开展。

一、科研单位行政事务人员必备的工作方法

（一）分类台账法

分类台账法又叫台账分类法，主要是指在现实工作中，行政事务工作人员通过相关台账的建立、维护和更新，提升工作效能的一种有效工作方式。分类台账法的运用不但能够让复杂、繁琐的工作变革更为有序、更加清晰，而且还能有效提升日常工作处理方式的规范性和标准化程度。尤其是在信息技术快速发展的当下，科研单位行政事务人员可以通过各种网络和多媒体技术的应用将各种台账信息进行数据库模式构建，并对相关数据进行及时的更新和补充，进而实现工作效率的大幅提升。

（二）追根究底法

这种工作方法对于领导交办的事物办理来说非常有效。由于这类事物普遍具有线索较少、难度较大的特性，在指令发出时，领导往往不会对行政人员陈述事物的来龙去脉，只是进行交办信息发放，这就需要行政事务工作者认真追查事务的根源，了解事件本身的详细信息，稿清楚事务的重点和关键点，只有这样才能正确理解领导的指令，进而才能顺利进行事务处理。

（三）举一反三法

日常事务不能呆板、也不可僵化的进行处理，而是应学会融会贯通，举一反三，在处理一项事务时，就能迅速的触类旁通，这有这样才能有效的进行开展工作。因此，行政事务工作人员在日常事务处理中必须要善于开动脑筋，学会见微知著、举一反三，对自己遇到的问题进行有效的分析和深入的挖掘，在认真总结的基础上向领导提供最客观、最可行的建议，以促进科研单位自身的良性、健康发展。

二、科研单位行政事务人员需要学会的日常事务处理技巧

（一）信息处理技巧

作为行政事务工作的重要组成部分，信息的处理需要行政事务工作者需要较强的信息处理能力。在信息技术快速发展的今天，内部信息的处理对于任何科研单位的发展，甚至生存来说都非常重要，内部信息的管理水平会在很大程度上影响一个单位其它相关工作的顺利开展和单位自身的稳定。因此，行政事务工作人员必须具有较高的信息梳理和分类水平，通过台账分类法的利用根据事务本身的轻重缓急将信息进行区分。此外，为了能够向单位领导提供更好的建议策略，为领导的决策提供更为客观、有效的依据，行政事务人员还要在日常工作中善于进行信息收集，例如，国家政策、相关单位动态信息的收集等。当然，信息的准确、及时反馈也是十分必要的，行政事务工作者要能及时的处理和上报本单位的确切信息。

（二）沟通协调技巧

沟通协调能力是行政事务工作人员的必备能力要求。第一，在进行关系处理时，行政事务人员要具有良好意识、责任意识和定位意识，理清思路，找准门道，引导大家心往一处想、劲向一处使。第二，在日常工作中，行政事务人员应主动肩负起关系处理的重担，积极辅助领导进行简单的关系处理，对于那些难度较大或者必须由领导出面处理的关系事务，要提前做好辅助和提醒工作。第三，要不断强化自身的沟通协调能力，要确保自身语气委婉、态度谦虚、协调到位、言语准确，针对沟通个体和群体的不同，应用不同的沟通协调技巧。

（三）文档处理技巧

对于科研单位而言，其文档管理主要涉及下述几个方面：首先，处理来文。主要包括文档接收、文档登记、文档呈批、文档备份和文档发送等;其次，管理文件资料和通信信函。主要涉及原始文件的保管、立卷、使用、备份和归档等。第三，管理电子文档资料。接收、发送电子文档和电子文档的印发及登记等。文档管理是一项比较复杂、琐碎的基础性工作，他需要行政事务管理人员时刻保持较高的责任意识和拥有较强的文档处理技巧，并有一定的工作忍耐性，只有这样，行政事务人员才能得心应手的处理好文档管理工作。

三、结语

总之，科研单位行政事务工作人员的工作比较繁琐，也非常复杂，为了更好的完成自己的工作，行政事务工作人员必须要不断强化自身建设，以现实工作为基础，通过不断的总结和积累，实现自身工作方式和工作技能的持续完善，以能得心应手的进行工作处理，成为领导的好助手，同仁的好帮手。

参考文献：

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