编写规章制度有说道

朱俊峰

编者按：

企业规章制度的建立和完善似乎是人力资源工作者无法回避的工作，不管你处于什么职级，总有那么一天会被要求制定某项“人事规则”。唐朝诗人有“吟安一个字，捻断数茎须”的慨叹，而对于很多初入行的HR来说，规章制度从无到有的建立过程，犹如扯着头发把自己从椅子上拽起来一样难，即使勉强依样画葫芦，往往也是画虎不成反类犬。但俗话说得好，会了不难。只要抓住关键，悟透要领，自然能够立规矩、成方圆。

规章制度的编排规则和行文体例

HR在接到制定制度的任务后，先要考虑三个问题：

●干什么用

这话听上去挺多余，制度管人呐，这还用说吗？其实还是需要好好考虑的。比如，最近某公司工作纪律涣散，于是老板责成HR制定考勤制度来规范纪律。但是，这个问题靠一个考勤制度就能解决吗？HR要先问问自己，为什么以前大家都好好儿的，忽然就松懈了呢？老板希望达到什么样的管理规范？这个管理制度是不是真的能有效果？然后再去和老板沟通，向员工了解情况。最后可能会发现，员工工作懈怠根本不是纪律问题，问题出在薪酬福利、工作指标或工作标准等其他方面。

一般来说，制度总有一定的滞后性，总有些问题是无法预见的，需要事后去补救。在某项制度没出台时，某些问题只能算作特例，而一旦形成制度，特例就被视为常态。对待常态尤其要考虑周全，要有可操作性，不可朝令夕改。有制度不执行或者执行不力，比没有制度更糟糕。规章制度是为了解决工作中的实际问题而设计的，所以，制定规章制度一定要明确两点：一是通过制度解决什么问题，二是通过制度能否有效解决问题。

●给谁看

从理论上讲，规章制度应该对企业所有人员都有约束力。但现实中，尤其是在民企，规章制度极少能管得到老板。就算在国企，基本上也只有上级的规章制度才能约束本级高管，在本级，如果不是很原则性的问题，即便高管违反了制度，又有几个人敢去管？

仔细想想，关注规章制度的人不止公司内部的股东、高管和员工。很多HR都有过劳动仲裁和劳动争议诉讼的经历，这个时候，规章、制度是企业向仲裁员或者法官提交的重要证据。

如果公司聘请咨询公司等外部专家进行企业诊断，现有的企业文件、规章制度也是重要的参考依据。也就是说，看规章制度的不仅有企业内部的人，也有企业外部的人。外部人在看规章制度的时候，往往带有更大的利害关系。一个劳动仲裁或者诉讼输了，不仅是企业赔钱的问题，对HR来说，其个人职业生涯也会受到影响，对企业来说，无论是声誉还是延续出来的后果，都会更严重。

●底线是什么

这个问题，很多HR脱口而出的答案是：当然是要合法。对，“合法”是规章制度最起码的底线。但是除此之外，还需要——合理。国家的劳动法律法规中有很多内容需要企业自行细化，比如 “严重违反用人单位规章制度”，怎样才算“严重”？这就需要用人单位自己来定义。这是企业自主权的一部分，但是企业也不能滥用这种权力，这就需要“合理”。

规章制度是企业文化背景的显性体现，企业的规章制度肯定不止一部，那么制度与制度之间也要衔接，不能互相矛盾、互相抵触。特别是规模较大的企业，各个部门都会制定一些自己的制度，这就需要部门之间加强沟通，最好有固定的沟通机制，以及制定规章制度的流程，由专门的部门或者外部顾问来处理制度之间的衔接问题，避免各行其是造成制度之间的冲突。

最后还要注意，在制度中贯彻公司的治理理念，不能说一套做一套。比如，一面说“一切以人为本”，一面却在想尽办法克扣工资。这种做法会让员工感受很不好，流动性高也就不足为怪了。

制定规章制度的六个要点

第一，用词要规范。语句通顺，表达清晰，用词规范是基本要求。制度当中不可出现病句、错字，不可过于口语化，毕竟制度是有严肃性的。建议最好采用和相关法律法规一致的用词，这样不仅表达清晰，而且不会产生歧义，也有利于在仲裁和诉讼时，仲裁员和法官理解企业的本意。

第二，逻辑要清晰。规章制度在逻辑上要有连贯性。总则、分则、附则三部分之间的关系要清晰，每一章节内的条款之间也要有逻辑关系。基本上，一条制度阐明一个问题，一个问题的几个方面以款或项来区分。

不仅一部规章制度内部的逻辑要清晰，各个规章制度之间的逻辑也要清晰。虽然各个制度之间要解决的问题不同，但是总体思路是一致的。

第三，体例要一致。一个公司的所有规章制度的体例要一致，不要五花八门。一般外企受自己母体公司的影响，会使用类似“1”、“1.1”、“1.1.1”这种体例。我们国家似乎更习惯用“第一章”、“第一节”、“第一条”来表示。

有机会接触企业规章制度的律师、仲裁员、法官，他们更习惯后者。所以，建议还是参照国内法律的体例来表述。

“条”比较好理解，比如“第一条”、“第二条”。

“款”是“条”里的一段，一条只有一段的，这一条就只有一款；一条里有好几段的，依次称为第二款、第三款。款前面没有标号，只是一个自然段。

“项”是一段文字前有带括号的中文数字的，比如（一）、（二）、（三），就被称为一项。有时候一条只有一款，但是有多项，就称为“第几条第几项”。

第四，内容要简练。如果两个制度有重叠的部分，比如员工考勤制度和员工日常管理制度都对员工劳动纪律做出规定，那么，我们可以在不同的制度中体现不同的侧重点，把日常出勤、请假等规范放在考勤制度里，把日常工作规范、流程等放在日常管理制度里。有时候为了保证制度的完整性，不得不规定其他制度已有的规定时，就写一句“***的行为以《**制度》规定为准”，既满足了制度的完整性，又满足了制度要简练的要求，同时保证制度之间不冲突。

另一方面，一套规章制度不要企图包罗万象。一套制度解决一个方面的问题。比如，把有关员工管理的所有问题都囊括在《人事管理制度》当中，于是，招聘入职、日常管理、员工奖惩等逐项罗列进去。这样的制度谁看了都发蒙。一个制度就解决一方面的问题，制度与制度之间做好衔接，形成一个完整的体系。

第五，底线要守住。HR有时很郁闷，有些内容似乎不合法，但是老板一定要求HR写进规章制度。作为专业人士，HR不能什么都只听老板的，不能越红线，必要的建议一定要提。记得某跨国医药集团公司商业贿赂案，涉案的高管里就包括公司的HRD，这位HRD就没有守住底线。

合法、合理、公平、公正，这是在制定规章制度时必须牢记的。有些做法合法，但未必合理。特别是不同地区的劳动法规发生冲突时，派驻不同地区的员工享受到的婚假、产假都不同。在制定规章制度时就要充分考虑各地的差异，在坚持原则的前提下把握好灵活性。

第六，程序要合法。规章制度，特别是涉及全体员工利益的规章制度，一定要坚持员工参与的民主协商程序。漏掉这一程序，制度就是无效的。很多企业觉得这太麻烦，而且员工的意见太大，反复协商、修改，好像效率也降低了。其实，这一程序不仅是法律规定的必需环节，从企业的执行来看也是必要的。员工参与制定的制度，在执行的时候更有自觉性。所以，HR不要嫌麻烦，该征求意见的要征求意见，该实行民主的还是要民主。

简洁明了的规章制度怎么写

前面介绍了规章制度的编排规则和行文体例，但是对于具体内容涉及不多。规章制度一般都是文字性的内容较多，企业为了操作方便，也会有一些手册、索引类的文件。

最近有同学求助，说是公司觉得新员工培训中缺少工作规范的指引，造成新员工在正式上岗后，工作流程和标准上出现问题，希望人力资源部门能制定一个既可以作为新员工培训教材，也可以当作日常工作操作手册的范本。这个问题比较具有普遍性。对于那些规模不大、业务模块相对简单的企业来说，这些手册就足以代替规章制度进行日常管理了。那么，如何才能把规章制度中的文字转换成手册呢？

●对需要规范的内容进行分类

一般我们可以把需要规范的内容分为两大板块，其一命名为“内务管理”，包括人事、行政、总务、财务等模块。其二命名为“业务管理”，包括技术、生产、营销、运营等模块。

分好了大类和模块，再看哪些是仅涉及一个部门的，哪些是需要多个部门协同配合的。便于HR向相关部门索取资料。

做好筛选工作很重要，否则手册会显得杂乱无章。通常部门内部的工作流程不需要列入操作手册，比如总务方面，员工领取办公用品是需要列入操作手册的，但是总务每月盘点办公用品库存的流程就不必列入。

●尽量使用图表表述

根据人们的阅读习惯，对图表的理解、吸收总是高于文字内容。因此，在制作手册和指引时，应当尽可能使用图表来解释相关问题。特别是将原来就有文字表述的规章制度重新编写成员工手册时，要尽可能减少文字。

每项内容一般分成三个部分来表述：

第一部分是工作流程图。在流程图中可以清晰地标示出哪个步骤是由什么部门负责，该部门主要负责哪些工作。

第二部分是关于工作标准和注意事项的表格。就是在办理相关工作或者业务时需要达到的标准，需要提供哪些相应的资料，需要符合哪些条件。总之，这部分以表格的形式出现，分门归类，让员工能迅速找到自己需要的内容。

第三部分是关于工作流程图和表格的补充说明。这部分不一定独立存在，最好附注在图表下方，便于对应查找。

●需要人力资源部门承担的工作

制作手册或者指引就是为了统一格式，便于查阅。因此，人力资源部门应当直接向其他部门收集相关资料，与相关部门一起筛选需要列入员工手册或工作指南的内容，形成初稿后让各部门充分酝酿讨论，特别是涉及跨部门合作的事项，更不能越俎代庖，而是要让各部门充分发表意见，取得共识后才能定稿。

在制定规章制度过程中，人力资源部作为主导部门，要做好以下工作：制订工作计划，确定工作时间节点；与各部门商量列入手册或者指南的具体内容；收集相关资料；形成手册或者指南的初稿；听取各方面意见，对初稿进行内容调整和修改；报送公司审核，批准后负责监督实施。

●其他部门需承担的工作

制定员工手册和指南不仅是涉及部门内部工作流程和工作标准的统一和规范，也是提高部门协作能力、工作效率的基础。因此，各部门要积极配合人力资源部门，承担起相应的职责：与人力资源部门一起筛选列入员工手册或指引的具体内容，在筛选时要注意，既不要把所有内容都放进去，也不要漏掉关键内容，以免给今后的工作带来麻烦；按照规定的格式和时间节点向人力资源部门提供全面的资料，以免延误或影响到制度建立的整体工作进程；对初稿提出本部门的修改意见，并与其他相关部门达成共识；在员工手册或指引正式颁布后，严格按照规定执行，并在部门内做好相关的培训、宣传和执行工作。

通过这些步骤，我们可以获得一部简洁明了的员工手册或者工作指南。这些内容还可以结合OA系统的建设来制定。当然，规章制度也不是一成不变的，应该在实践中不断修正和完善，使之更加规范化、程序化、标准化。

责编/张晓莉