始于精心 工于精细 成于精彩——参与大型群众文化活动组织的几点体会

刘　陶王　静

（1.长沙市文化广电新闻出版局长沙市艺术教育培训馆，湖南长沙410013；2.长沙师范学院，湖南长沙410100）

始于精心 工于精细 成于精彩
——参与大型群众文化活动组织的几点体会

刘陶1王静2

（1.长沙市文化广电新闻出版局长沙市艺术教育培训馆，湖南长沙410013；2.长沙师范学院，湖南长沙410100）

组织开展大型群众文化活动是一个复杂的系统工程。只有把整个活动各环节视为一个系统环境，从系统和要素、要素和要素、系统和环境的相互联系、相互作用中统筹考虑，才能确保活动圆满完成。

群众文化；大型活动

“创业兴文走在前列”——长沙阳光娱乐节系列活动是长沙市按照国家七部委实施娱乐场所“阳光工程”要求和响应市委“六个走在前列”大竞赛活动号召所组织开展的向社会各界展示我市文化市场发展成就的大型群众文化活动。在参与历届“阳光娱乐”系列活动筹备执行中，我们深刻地认识到：作为展示政府形象的一种组织行为，大型群众文化活动的规模与气氛代表着政府的实力与风范；成功筹备组织好活动，往往能起到回顾历史、总结经验，展示成就、提升形象，凝心聚力、促进发展的良好作用。回顾首届“阳光娱乐节”的筹备组织工作，我们有以下几点体会：

一、大型群众文化活动的成功组织必须得到领导的高度重视

成功取得上级支持是推动工作的重要渠道和有效抓手。活动一经决定举行，就应及时成立由主要领导、具体承办部门负责人及相关人员组成的筹备机构，负责项目进度推进。组织机构人员组成的高层化，可以确保为活动提供强有力的组织和资源保障。在大型群众文化活动筹备组织机构内，根据具体工作需要可下设策划招商组、节目编排组、宣传材料组、现场控制组、财务后勤组等，各组分工负责，衔接到位，责任到人，狠抓落实，确保活动圆满完成。在筹备组织“阳光娱乐节”系列活动中，我们成立了由局长任组长，分管局长任副组长，文化市场处和行业协会、执行公司相关负责人为成员的活动组委会办公室。局领导相继召开“阳光娱乐节”活动动员会、活动方案及宣传物料审议会和媒体、企业协调会，提出了“政府主导、全民参与、市场运作、文化惠民、务实节俭”的活动原则，确定了“畅享星城、律动星城、网乐星城、创业星城、玩转星城、策论星城”六大板块十大主题活动的总体安排，以及以“最娱乐、最创意、最不一般”搞好活动的工作要求。

二、大型群众文化活动的成功组织必须及早制定全面具体、可操作性强的总体策划

一要及早谋划。大型群众文化活动一般活动内容多、持续时间长、要求标准高、面临难度大、参与人数多，需要及早谋划，心中有数。首届“阳光娱乐节”于9月至12月开展，但从5月就召开相关会议，明确了活动的指导思想和主题，并经汇报市委宣传部、完成市直七部门会签、请示省文化厅和市人民政府等步骤。市府办转发了我局《创业兴文走在前列——首届长沙阳光娱乐节活动方案》，明确了“阳光娱乐节”的组织领导、活动内容、机构设置、工作要求等事项，提出要将“创业兴文走在前列”——首届长沙阳光娱乐节活动打造成为贯彻落实市委、市政府“六个走在前列”大竞赛活动及推动长沙国际文化名城建设的有效载体。这些重要的工作进展为成功举办活动奠定了坚实的思想基础，各成员单位、各部门、各文化企业以高度的责任感和饱满的政治热情积极投身活动启动各项工作。

二要体现特色。政府大型群众文化活动要求每一项子活动都尽可能组织得隆重、热烈、欢快、有序，不论是活动的整体氛围、现场场面，还是出席者的情绪表现，都要体现出红火、热闹、欢乐、和谐的气氛，如此才能彰显政府良好形象、展示城市雄厚实力、展现企业良好风貌和干部队伍的凝聚力、战斗力，扩大社会影响力。“阳光娱乐节”的活动策划在局领导的精心指导下，以创新的思维、务实的理念落实创意设计、组织协调等各项工作：“十万群众进歌厅”安排部署了以“政府购买、企业优惠、免费赠票、全民娱乐”为形式的惠民工程；“十大K歌之王评选”、“十大演艺精品节目评选”、“十大网络游戏竞技高手评选”、“十大星级网吧评选”、“十大金牌主持人评选”、“十大文化创意评选”、“十大文化市场开拓企业评选”以“阳光”为导向、以“娱乐”为基础、以“创业”为主线、以“兴文”为目的，简朴务实、方式新颖、大雅不俗。

三要主题明确。主题是群众文化活动的灵魂，反映了举办者的理念，也是活动品牌形成竞争优势并保持长久生命力的关键。主题在整个活动策划过程中起着方向指导作用，直接关系到节庆活动的成功与否。“阳光娱乐节”作为推进长沙文化市场健康持续发展的重要举措，紧紧围绕“与阳光同行、倡娱乐新风，扬艺术之美、惠民生之基”的主题，从各子活动展现主题、丰富主题，使整个活动具有丰富的思想内涵和鲜明的主题特色，使活动的参与者在“市场管理”上各司其职、在“文化创造”上各尽其能、在“文化提高”上各得其所、在“文化享有”上各受其益。

三、大型群众文化活动的成功组织必须统筹安排、把握重点

组织开展好大型群众文化活动必须顾全大局、协调配合、通力合作，从领导层到执行层各个方面密切配合才能保证活动圆满成功。一要精心制作活动宣传资料，生动展示活动内容和良好形象。“阳光娱乐节”活动中，通过编印宣传画册、制作十大主题活动板展、拍摄形象宣传片等，从不同侧面展示了活动风貌；二要精心拟订好活动的执行程序，一般坚持三个原则：一是时间宜短不宜长、二是程序宜少不宜多、三是如果有文艺节目宜雅不宜俗。三要精心确定好活动出席嘉宾和邀请函等工作。活动的出席者一般包括上级主管部门领导和平级有关单位领导、相关行业代表和企业负责人、新闻媒体等，以上名单一经确定就应及早发出邀请。四要精心组织安排好来宾的接待工作。热心细致的接待工作能使来宾感受到主办方真挚的尊重与敬意，从而使每位来宾都能心情舒畅，应做好来宾的迎送、来宾的引导、来宾的陪同、来宾的招待四个方面。五要精心布置好活动会场。在活动会场选择时就应通盘考虑：一是地点应结合活动的规模、影响力以及其他实际情况来决定。确定场地后，应提前做好考察以便合理安排活动设备用品的数量、大小及参加活动的人员数量。同时，还必须考虑到治安、交通、城管、消防等因素并做好应急防范准备。二是场地布置应在节俭办节的基础上尽可能进行美化，烘托出隆重、热烈、喜庆的氛围。三是主持人串台词、台上环节、音响视频设备及素材应在活动开始前进行预演并调整到位。四是要充分考虑季节和天气因素，做好相应的应急预案和准备。

四、大型群众文化活动的成功组织关键在于密切配合、狠抓落实

大型群众文化活动各参与单位必须及时沟通、密切配合、责任到位、精心实施，保证活动的有序开展。一要营造浓厚的节庆氛围增强参与度。“阳光娱乐节”在活动中先后组织开展了方案研讨会、部门通报会、企业协调会、新闻发布会等，增强了参与度与凝聚力。二是精心策划和组织好宣传工作。“阳光娱乐节”扣主题、强势引导，形成了省市结合、内外互动、高潮迭起的“战役式”宣传效应。在对内宣传上，充分发挥文广新系统“三位一体”的综合优势，推出了活动专栏，图文并茂地展示了“阳光娱乐节”各项活动成果。在对外宣传上，积极争取省广电局支持，将“阳光娱乐节”子活动与省娱乐频道电视栏目有机结合，用独特的视角、鲜活的形式展开了全方位、高频次、多角度、持续性的宣传报道。三要选择资质好的专业执行公司以使群众文化活动达到预期效果。引入经验丰富、实力雄厚、信誉良好的专业策划执行公司参与活动招商、策划、执行，可使承办单位节省精力、专注于会务组织和来宾接待方面。四要建立例会制度强化调度跟踪。群众文化活动前期筹备涉及事务繁杂，应定期召开会议及时沟通情况，研究布置相关工作，明确细节安排和衔接。

五、结语

总之，组织开展大型群众文化活动是一个复杂的系统工程。我们只有把整个活动各环节视为一个系统环境，从系统和要素、要素和要素、系统和环境的相互联系、相互作用中统筹考虑，才能确保活动圆满完成。

D632.9

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1005-5312（2016）08-0189-02