浅析档案安全防护和应急管理

谢维焕

摘  要：作为社会重要的信息资源，档案的安全管理工作一直是档案管理工作中的重中之重，做好档案的安全管理工作对档案资源的存储具有重要意义。现阶段我国的档案尚未完全进入电子化管理时代，许多档案仍旧以库存的方式存在，因此，在档案管理工作中需要经常进行检查管理，已确保及时发现问题解决问题。文章从存储档案的库房入手，分析可能出现的档案安全管理问题，并提出了相应的解决办法，希望能够为档案安全管理和应急防护工作提供一些借鉴，仅供参考。

关键词：档案安全防护;档案应急管理;档案库房

引言

档案是国家重要的信息资源，档案的管理与安全保护工作对档案本身具有重要意义，在日常的生产生活中，档案管理工作者应该注重档案的管理与安全保护工作，经常进行相应的安全检查，尤其是在存放档案的库房内部，应该设立相应的档案安全管理制度和应急机制，确保档案库房的安全性和档案保管环境的良好，这样才有利于档案的安全管理工作，可以确保档案工作辅助我国的经济文化建设，下面将具体的阐述一些有利于档案安全防护工作的具体措施。

1 人员进出库制度

在进行档案的安全管理工作时，一定要对档案库房的人员出入进行严格的管理。档案库房是档案管理部门的重要工作部门，相关的管理人员应该根据本部门的具体情况制定一个合理的进出库制度：严格限制非本部门的工作人员进入库房;工作时间外遇紧急情况进入库房要进行登记;不可在档案库房内进行与档案管理工作无关的事情，包括吸烟、吃饭;工作人员下班前应该对档案库房的门窗进行上锁，确保其安全等等。档案管理工作人员一定要严格执行人员进出库制度，已确保档案的安全性。

2 库房温湿度控制

档案库房对温度和湿度的要求比较高，因为温度和湿度会影响档案的质量，缩短其使用寿命。档案管理人员应该在档案库房内设置一个检测室内温度和湿度的设备，及时检测库房内的温度和湿度，看其是否符合要求。一般情况下，档案库房的温度应该在十四到二十四度之间，而相对湿度应该保持在45%-60%之间。一旦发现温度和湿度出现异常状况，应该及时采取措施，使之恢复到正常状况。档案管理部门也可在大型库房内加装一些恒温、恒湿设备，确保档案库房的温湿度一直处在合理范围，以保障档案的寿命。

3 库房“八防”措施

在进行档案库房安全防护管理工作时，应首要从八个方面注意，这八个方面被称为库房“八防”措施，具体防护手段如下：

（1）防火措施。档案库房防火是重中之重，因为档案大部分为纸质，具有易燃性，火灾隐患大。因此，档案库房一定要注重火灾防护工作。经常检修库房内的电路，防止因电路老化等问题造成的火灾的发生;安装火灾报警器和设立相关的火灾预警制度;在库房内配备足够的消防器材和灭火设备;档案库房内实行禁烟制度;等等。

（2）防水措施。档案库房应该建立在干燥的环境下，尽量设置在办公区的高层，远离低地势;库房内不设供水管道;档案管理工作人员尽量不要在库房内喝水，以防损坏档案。

（3）防潮措施。档案库房管理工作人员应该严格控制档案库房的温度和湿度，避免档案潮湿现象的出现，保障档案库房的通风性良好，经常对库房进行防潮处理，确保档案库房的干燥通风。

（4）防霉措施。档案发霉现象在档案库房中经常出现，其原因是在档案库房内密集阴暗环境的影响下，微生物极易发生霉变。微生物的霉变与空气的湿度、光照等因素有关。因此档案库房应从以下几方面进行防霉：及时清理档案库房内的各种垃圾和灰尘，保持档案库房的清洁和整洁;经常对库房进行通风，保障档案库房的干燥;对档案库房进行空气净化，保障档案库房内空气清新;进行一些防霉处理，例如在易发霉的角落内放置一些防霉药品等;确保档案库房内的温度和湿度在合理的范围内。

（5）防虫措施。在档案库房防虫上应该从以下几个方面入手：首先在档案库房的选址时，最好远离潮湿阴暗的环境，远离易产生虫害的厨房、货仓等地;其次，在进行档案入库前，要对库房进行防虫害预处理，在角落内放置驱虫药物，做好预防措施;最后，一旦发现虫害现象，要及时处理，对受害的档案也要进行处理，尽最大可能的减少损失。

（6）防光措施。光的直接照射对档案具有破坏性，尤其是紫外线，会导致纸质变脆，寿命降低。档案库房应尽量建设在没有窗户的房屋内，减少光照。如若，库房内设有小窗户或通风窗户，也应该安装遮光板或者防紫外线直射窗帘，尽最大可能的减少光照。档案工作人员在工作时也应该减少使用大光源，尽量减少光辐射。

（7）防尘措施。灰尘会对档案造成隐形的破坏与污染，在档案管理工作中，档案管理人员不可忽视灰尘对档案的破坏作用。档案管理工作人员应该经常对档案进行清理，保持其清洁度;尽量采取一些行之有效的空气净化措施;减少人员的出入，避免带来更多的灰尘。

（8）防盗措施。档案库房应该安装防盗报警系统，设立安全预警机制;档案管理工作人员进出库房要及时锁好门窗并确保门窗的牢固性，发现安全隐患，及时上报，及时解决。

4 定期检查、清点档案

档案人员在进行档案管理工作时应该遵循相关工作制度和规范定期对库房内的档案进行检查和清点工作。尤其是在进行档案迁移或更换库房的工作时，一定要认真、细致地做好库房的检查、清点工作，确保库房内档案无问题。在进行检查、清点工作时要注意以下几个方面：（1）档案是否存在缺失、损坏、发霉、潮湿等现象;（2）库房内是否存在安全隐患;（3）档案数量是否正确无误，调出及借用的档案是否手续齐全，是否有尚未归还的档案。

5 檔案应急管理

档案的应急管理工作十分重要，档案的应急管理是指在发生灾害时，及时对档案信息资源进行抢救，尽最大可能的减少灾害损失。在档案管理工作中，管理部门应该根据本部门的具体情况设立档案应急管理方案，组织专人进行培训和预演，加强档案管理工作人员的危机处理能力。在档案应急管理过程中，应该对珍贵的、重要的档案进行备案和异地备份存储，保障档案的安全，发生灾害时，优先抢救;合理进行人力资源的优化配置，根据险情，制定具体的抢救措施，上级领导部门设立专门的抢救小组，指挥抢救工作，协调各部门进行档案的抢救;及时关注和转移受到灾害威胁的档案，避免其受到灾害侵蚀;与专业的抢险救灾部门联系，在他们的指导下进行救援工作;迅速找到危害库房档案的危险源，及时控制，防止灾害进一步扩大;等等。

在灾害发生过后，档案管理工作人员应该及时清点损失，对受灾的档案进行处理，恢复档案数据。对档案库房要进行修整或更换库房，及时总结抢险救援工作，总结优点，摒弃缺点，以确保更好的做好档案应急管理工作。

6 结束语

作为国家重要的信息资源之一，档案对国民经济的发展与社会的进步具有重大的推动作用，在日常的档案管理工作中，一定要对档案的安全防护工作加以重视，在日常的生产与生活中，相关的档案行业工作者应该注重对档案安全防护工作方式方法的研究，在工作中不断总结，寻找最优方法，以期能够为档案安全防护工作和应急管理提供更大的帮助。

参考文献

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