公共档案信息和内部档案信息的关系探讨

郭冬玲

摘  要：随着信息化技术的迅速普及与经济全球化的发展趋势，档案工作在我国有着不可替代的作用。文章首先对档案信息及其特性进行了分析，其次对公共档案信息和内部档案信息进行了比较分析。希望可以为相关的工作人员提供理论依据，仅供参考。

关键词：公共档案信息;内部档案信息;比较分析

引言

档案信息分类是为了满足人们对不同信息的需要而进行的构思与规划，通过一定的表现手法来使之实现。档案信息的分类意味着信息管理方式的创新，这种创新必须遵循一定的标准和制度。档案可以根据不同的角度与层次进行划分。按照不同的规范标准，档案信息分为公共与私人档案信息;文书档案信息、科技档案信息及专门档案信息;古代档案信息、近代档案信息和现代档案信息;一次信息、二次信息，以及三次信息;公共档案信息和内部档案信息等类型。下文中将对公共档案信息与内部档案信息的关系进行详细的论述。

1 档案信息及其特性

档案信息是档案行业发展的生命线，信息的质量是档案部门管理层面的核心内容，在档案行业中占据着重要地位。那么，什么是档案信息呢？就传统意义而言，档案信息源于档案，也就是说，实际上档案信息同时具有档案与信息两种性质，是档案和信息的结合体。要想掌握档案信息的含义，首先就要区分好档案信息和档案、档案信息和信息之间的不同点。第一，对档案信息与档案之间的关系进行介绍。一般来讲，档案指的是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。从以上定义中可以看出，档案实际上就是指原始的信息和存储状态的集合，即档案是原始记录及其信息载体的结合体。而档案信息包括来源于档案信息与关于档案信息两个方面的含义。第二，分析档案信息与信息的关系。信息，从广义上来说，就是指事物运动时发出的信号所带来的消息，是事物存在方式和运动规律的一种表现形式。不同事物的存在方式与运动规律是不同的，这就是不同事物具有不同特点的原因所在，是客观事物本质特征截然不同的反应。档案信息作为信息之中的一种，它记载着人类生产生活等相关活动，是人们了解、掌握信息的信息源中的一部分。综上所述，可以知道，档案信息包含于信息，属于从属的关系。此外，档案信息和其他的信息源也有本质的区别，因为它所记载的信息是真实的，比如各种组织或者个人在社会活动中所从事的一切实践活动，所以档案信息是真实准确的。正是由于档案信息的这种特点，使之价值更加的突出、显著。档案的相关人员要对档案信息进行深入研究，了解并熟练掌握档案信息的特点、价值以及变化运动规律，从而更好地为社会各行业领域提供高质量的档案信息服务。在通常情况下，大多数人只熟知档案信息的第一层含义，即档案信息是指来源于档案的信息，认为档案的内容是档案信息，档案信息的构成就是档案所记载的各种事物的状态及表征的认识，但是这种想法是不全面的。因为档案的内容并不都是信息，档案的内容必须经过加工、处理和传递才能转化为信息。也就是说，相比于档案信息的含义，档案的内容会更加宽广，不仅如此，档案信息还包括源于档案的、经过再加工后而形成的新信息。基于此，可以说档案信息是档案的核心内容，更是灵魂之所在。档案实体是因为有了信息的存在才具有生命活力和保存的意义;另外，档案信息还包括相关的资料信息。随着档案部门服务意识的提高，以及服务功能的进一步加强，为切实满足各种利用需求，有效地为用户提供内容更加丰富的档案信息。目前，我国已经进入了网络信息化时代，伴随着经济全球化的特征，这就对档案行业提出了更加严峻的考验。通过对档案信息与档案、档案信息与信息的关系的研究可以看出，档案信息是通过档案载体与相关载体贮存的、反映该事物的有关信息。

2 公共档案信息和内部档案信息的比较

为了满足服务对象的不同需求，档案部门的相关工作人员要对档案信息的内容进行归类整理，以便为档案信息进行多角度的划分提供基础。根据档案信息的使用范围进行分类，可将其分为公共档案信息以及内部档案信息。公共档案信息，顾名思义，就是指可以共享公有的信息，具有社会性。相比于公共档案信息，内部档案信息的使用范圍具有一定的局限性，只适用于组织内部，不具有共享性。然而，内部档案信息的分类不是固定的，可以根据实践的推移或者技术条件的进步等因素而变为公共档案信息。

在现实生活中，消耗掉的物质和能量是不可逆的，一旦被利用，就无法被再次使用。而与之正好相反，信息是可以重复使用的，具有共享性。随着高新技术的迅速发展以及经济全球化发展的趋势，我国也迈进了网络化时代，计算机技术等信息技术被广泛应用于档案等行业中。因此，我国将公共档案信息和内部档案信息进行了区分，旨在了解档案信息的服务对象、需求性质等。此外，对档案分类还有利于档案部门的合理化管理，以此避免发生信息内容使用混乱，甚至是丢失的情况。

一般情况下，目前我国的公共档案馆指的是不同等级的国家档案馆与专业档案馆，它们为服务对象提供的信息是可以公开共享的，属于公共档案信息。与公共档案信息相对应的，非公共档案信息机构只保存相关组织的档案信息，所服务的对象也是组织内部成员，具有一定的局限性，其提供的档案信息就是内部档案信息。由于公共档案信息具有社会性，共享性，这就决定其所服务的对象是面向全社会的广大用户，而不是局限于有特定需要的用户。因此，对于公共档案机构而言，首要任务是做好各项基础性工作，并树立良好的服务理念，以认真负责的态度服务于广大用户。基于这种情况，如果公共档案馆想要为更多的用户提供信息，那么就必须随着行业的发展实时地更改内部机构信息，旨在收藏更加丰富的社会信息。针对内部档案信息而言，尤其是具有特殊意义的信息，如何进行科学规范的管理、使用，是工作人员亟待解决的问题，要使其在当前激烈的市场竞争下发挥出更大的价值。因此，档案部门应该探索有意义的档案信息，为行业的进步做出积极的贡献。

随着我国信息公开规定的建立，给各级档案机构也提出了相关要求，要求档案机构人员必须要将档案信息分为公共档案信息与内部档案信息，以便为不同服务对象提供不同的信息需求。因此，档案机构作为档案信息的服务组织，必须要把档案信息划分工作做好，要依据相关的法律法规、不同信息性质等对机构保存的档案信息进行区分，要做到具体情况具体分析，按照服务对象的标准需求提供相应地服务政策。

3 结束语

随着我国经济的快速发展，档案信息越来越引起人们的重视。对档案信息采取有效的管理方法不仅能够保证我国档案部门的稳定，同时也能够为经济发展创造更多的资源。通过对公共档案信息与内部档案信息的综合比较分析可知，公共档案信息具有社会性，并且是可以公用共享的。与公共档案信息相比较而言，内部档案信息的使用范围具有一定的局限性，只限于组织内部。然而，无论是公共档案信息，还是内部档案信息，相关工作人员都要把其做好，时刻提升自身专业技能水平，以期为档案工作的规范化、科学化奠定提供坚实的条件。

参考文献

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