关于计算机信息技术融入办公自动化的思考

梁大为

摘  要：在办公自动化中，部门要加强对办公自动化应用的重视，通过对办公自动化的了解，明确办公自动化的特点和职能，加强办公自动化的应用，促进办公自动化系统的智能化、无线化、影像化、差异化的提升，为整个部门的有效运行，降低运营成本，提高信息传播效率，提升部门效益做出保障。

关键词：信息技术;办公自动化;应用

随着科学技术的发展，计算机信息技术在社会的各个方面都发挥了重要的作用。在办公自动化中，计算机信息手段已经成了提高部门的运行效率，提升部门的综合竞争力的必不可缺的手段。文章将探讨信息技术融入办公化的发展现状和未来趋势，希望对于部门办公效率的提高起到帮助。

1 办公自动化的基本概述

办公自动化是办公系统自动化的简称，在学术上，办公自动化还没有一个标准的定义，我们通过对基本内涵的研究，总结出一个具有共同认识的概述。办公系统自动化就是通过先进的计算机技术在办公系统中的广泛运用，将许多复杂的工作通过计算机等设备的运算，从而提高工作效率，减低运营成本的人机系统。随着网络技术发展的日新月异，在办公自动化中应用的设备和机器也更加趋向于创新化、智能化和效率化等特点，这些新式的设备的有效运用，促进了管理结构的优化，平衡了管理机制的配比，有效地提高了办公效率。

2 计算机信息技术在办公自动化中的基本功能

2.1 办公空间和时间得到了优化

在传统的办公中，一般都是在特定的時间和空间进行，办公效率比较低下。随着计算机信息技术的普及，在空间上和时间上都对办公效率产生了很大的影响。首先在空间上，由于计算机的应用和网络平台、数据库的建立，导致办公地点再也不用局限于某一个地方，甚至可以不在同一个城市，同一个国家，办公人员同样可以通过网络技术有效地传递信息，进行办公，这对于提升整个部门的运行效率，节约运行成本具有重大意义。同时，办公系统平台的建立对于信息的有效交流、人员之间的密切合作发挥了重大作用，办公人员可以通过办公系统平台对于信息进行有效的了解和传递。在时间上，计算机技术的应用可以有效地提高信息传递的时效性，保证信息在办公人员之间能够及时准确地进行传达，及时地收到部门下发的文件、通知等，极大地提高了时间的利用率，加快了企业的运行效率。

2.2 信息的传播和使用效率得到了提高

现在，我们已经进入了信息时代，信息的传播效率直接决定着企业的发展，而计算机信息技术在办公自动化中更好的融合，对于及时掌握最新的信息，并从中筛选出具有使用价值的信息给企业提供决策依据具有重大意义[2]。办公人员可以通过互联网、计算机、智能手机的广泛应用，及时地了解到与行业有关的最新信息，了解政府政策，及时地做出相应的改变，从而推动企业的发展。同时在部门内部的信息传递中，员工也可以通过信息技术了解到部门下发的文件，通过数据库查询相应的办公信息，简化了大量的查询工作。

2.3 无形资产的重要性得到了提升

在传统的办公模式中，纸质资料的保存一直作为部门资料保存的主要方式，这种形式的保存相对来说保存资料的包容性较小，保存环境要求较高，再次查询的效率较低。随着计算机技术的发展，部门在资料的保存上发生了很大的变化，通过计算机相关设备的存储，不仅存储容量大大增加，所占的空间急剧减小，而且对于再次查询也非常方便。同时，部门将采购、销售等信息通过数据库的收集，存入自动化办公系统中，相关的工作人员可以更方便快捷地通过系统获得相应的信息，这避免了纸质资料在传递过程中容易出现损耗等现象[3]。而相应地，由于办公自动化地广泛应用，无形资产的重要性越来越大，部门要对增加对无形资产的重视程度，确保无形资产在企业中的安全存储和有效使用。

2.4 办公成本得到了降低

在传统的办公中，部门的办公人员的交流主要通过电话或者面对面的传达，这在一定程度上增加了部门的运营成本和人力成本。通过计算机技术在办公自动化中的应用，很好地解决了相关的问题，降低了办公成本。在工作中，要加强对电子邮件、实时通讯软件、论坛等网络信息传播方式的运用，减少纸张浪费现象，节约交流成本，优化部门机制，更好地调高办公效率。

3 办公自动化的发展趋势

3.1 办公系统的智能化提升

智能化的发展是整个社会的发展方式，在办公系统中，智能化的提升也越来越明显。由于现在信息的综合性和复杂性，办公人员现在需要处理的内部数据和相应的业务数据相比以前呈现几何级数地增长。而为了适应这种发展，办公自动化系统的智能程度也越来越高，各种相应的部门行政或业务软件应运而生。这大大提升了相应工作的工作效率，但同时对工作人员也提出了更高的要求，工作人员要学习相应的理论知识，增加新型办公软件的操作技巧，为办公自动化的发展做好准备。

下面对公司运用ERP系统开展办公自动化进行简单的举例。我国南部的某公司在运用过程中，组织架构比较简单，集权式管理现象比较严重，公司的发展阶段出现了一定的停滞。之后，公司在决定引进ERP系统进行自动化管理，在使用的初期，由于对ERP的不熟悉，走了一些弯路，不过总体来说算是成功上线。接下来公司决定加大对ERP项目的投入使用，聘请有关专家对ERP的使用进行系统的培训，从公司的管理层，到普通员工齐心协力，最终完善了系统的管理，提高了公司的运营效率，公司整体的经济效益提高了40%左右。由此可见，当信息技术很好的融入到办公自动化系统之后，对于整个企业的发展都可以起到良好地促进作用。

3.2 办公系统无线化的使用

现在办公系统的无线化趋势越来越明显，特别随着4G无线技术的发展，对于空间和时间上的限制进一步的放宽，整个办公自动化技术出现了新的发展趋势。在任何时间、任何地点，办公人员都可以加入到办公中，成为了最新型的办公形式。

3.3 办公系统影像化的发展

如今视频的录制和压缩技术得到了很大的发展，信息技术影像化在办公中也越来越得到广泛的应用。首先，资料的影像化可以加深工作人员对于资料内容的记忆、掌握，对于客户可以达到更好地介绍和宣传作用。其次，影像化在视频会议上具有更好地应用，随着部门运转节奏的加快，所需开的会议也越来越多。通过影像化，实现了与会者在不同地点的参会可能，并且可以将会场环境全面地收录，对于与会人员的想法形成清晰的表达。减少了与会者可能发生在交通上的时间和费用，大大地提升了整个办公系统的运行效率。

3.4 办公系统差异化的出现

随着信息技术在办公化的蓬勃发展，办公系统的差异化现象也随之出现。在实际的工作中，由于各行各业的工作性质不同，工作环境不同，所以对于办公系统的需求也有很大的差异。在以前的办公软件中，差异化现象并不明显，很多部门采用办公软件后，发现只需要其中一部分的功能就能够满足办公需求，这在一定程度上造成了办公资源的浪费。随着信息化技术的发展，现在很多办公软件都实行了需求化定制，即根据办公环境和具体的客观环境制定出满足办公需求的软件，这也是未来办公化发展的一大趋势。

4 结束语

随着计算机信息技术的发展，办公自动化在整个部门的运行中所起到的作用越来越大，对于整个部门的组织结构的改善，制度制定的合理都有很大帮助。部门要加强对办公自动化应用的重视，通过对办公自动化的了解，明确办公自动化的特点和职能，加强办公自动化的应用，促进办公自动化系统的智能化、无线化、影像化、差异化的提升，为整个部门的有效运行、降低运营成本、提高信息传播效率、提升部门效益做出保障。