数字档案馆个性化服务模式探究

何灿

摘 要：本文通过数字档案的个性化服务的描述体现了现代数字档案的重要性以及多样化，充分的阐述了在新的时代个性化服务对数字档案的重要性

关键词：数字档案；模式；个性化服务

一、数字档案馆个性化服务

所谓数字档案馆个性化服务，是指数字档案馆利用计算机网络、人工智能等诸多信息技术，获取并分析各个用户的背景、习惯、偏好和要求，从而为不同用户提供充分满足其个体信息需要的一种集成性服务。即服务时空的个性化，在用户希望的时间和地点为用户提供服务；服务方式的个性化，能根据用户的个人爱好和特点来开展服务；服务内容个性化，所提供的服务不再是千篇一律，而是各取所需、各得其所。数字档案馆个性化服务的基本流程：用户首次进入系统页面，系统提示注册登录，注册完毕后进入定制页面内容部分，用户可以选择符合自己喜好的界面、字体和常用数据库、搜索引擎，以及网站的业务信息等服务栏目。选择完毕后，程序将把提交的信息保存在数据库中。用户再次登陆访问该站点时，系统会从网站服务器数据库中获取个人的定制信息，形成免租用户要求的浏览器页面。

目前，部分数字档案馆寂静构建了个性化服务平台，建立多种不同形式的个性化服务栏目。如建立用户界面、信息推送、文献资源共享等。为此，档案馆界形成了一個探讨个性化服务理念的大讨论，同时各馆根据国情和馆情正在积极运行不同形式的个性化服务方式，用全新的理念冲击传统服务的思想束缚，推进个性化服务有的放矢的开展下去，并产生影响。需要指出的时个性化服务时建立在信息资源上的只是服务系统，时只是再生与知识积累，时信息服务转向只是服务的过程，需要具备综合知识人员支撑此项工程的实施。

二、数字档案馆个性化服务模式

信息分类定制。分类定制时指档案利用可以安置自己的特定目的和需求，在某一特定的系统功能和服务形式中，自己设定信息的资源类型、表现形式、系统服务功能等。数字档案馆首先根据自身的内容及其他服务特征确定自己的档案用户，再将档案用户按照相似信息需求划分为多个用户群，然后根据可能的用户群对馆藏的档案和各类服务进行分类，形成多个与用户群对应的信息资源块和服务模板。每次档案用户访问数字档案馆时，只需要登录系统，服务器便可以根据用户数据库中的信息，生成用户定制的动态页面。这样，档案用户进入到一个完全个性化的信息空间，只看到所感兴趣的内容和享受自己需要的信息服务。

三、数字档案馆个性化服务中需要注意的问题

1.加强科学管理，提高服务效益

数字档案馆与其说是技术问题，不如说是管理问题。因为技术可以购买过改造，但任何根据本馆需要，把技术、人员、资源等有效组织起来，将服务建立并运行起来的过程，就需要发挥管理的作用。（1）数字档案馆工作组。成立数字档案馆工作小组，负责推进数字档案馆用户服务的各项工作，包括国内外调研、本馆现状分析，需要解决的问题等，提出有关开展数字档案馆用户服务的政策建议；开展数字档案馆用户服务必须投入一定的人力、物力、和财力。资金短缺已成为制约数字档案馆发展的重要的因素之一。需要利用一切便利条件筹集资金，以保障数字档案馆建设。（2）服务管理。包括服务运行模式、服务机制、服务质量等。（3）组织机构。相应的管理协调机构、质量控制机构、自从专家组织等。（4）人员管理。工作人员的素质要求、培训、分级认证制度等。（5）完整的标准规范体系。如知识库-问题元数据规范及问题编辑规则、只是组织体系、档案规范、系统的标准接口和检索协议等。（6）隐私与版权保护制度。

2.档案馆网站的个性化、人性化设计

任何站点首先都是以视觉的方式只管、直接地面对用户，并以自己独特的风采博得用户的青睐。档案馆网站界面是沟通用户与系统唯一的桥梁。因此，用户界面的设计质量与水平直接关系到用户对信息的获取与利用。友好的、制作精美的界面能够实现与用户之间的情感交流。如青岛市数字档案馆在其网站服务方式上采用了图文互动，展示出“档案目录中心”，目录中心数据872万条。档案信息用户可通过电子政务网络和国际互联网在线查阅该馆全部开放档案目录，在注册成为高级用户后，还可以查阅档案全文信息，耳目一新，吸引与方便了用户。创造人性化的交互氛围。人性化的设计不但有浓厚的学术气氛，体现庄重、淡雅的风格，而且更要人性化的氛围，慎重使用苛刻或中性的用于，多使用充满吻戏的文字。如界面上的“用户须知”更正为“温馨提示”；在软件中显示“工作人员的编号”，显得非常冷酷和缺乏人情，建议使用“姓名”，这样用户感到亲切舒服。

3.加快档案信息资源开发

信息资源建设是档案信息资源用户需求的最基本保障和最为重要的前提。（1）优化档案信息资源馆藏节后。数字档案馆用户的习惯和偏好已发生变化，广大用户更多地依赖网络，传统型的档案信息资源体系很难适应当前社会用户需求。所以，在信息资源建设方面，我们要根据时代发展要求，不断优化馆藏结构，建立面向公众的以网络为基础的档案信息资源体系。首先，数字档案馆需要做好档案的收集、整理、鉴定、保管等传统基础工作，构建丰富的馆藏体系，为档案信息资源服务奠定良好的信息基础。其次，数字档案馆需要加大对档案信息资源开发工作的投入，加快大难信息资源开发进程。通过对档案信息资源价值的深层次挖掘，为社会公众踢狗日益丰富的档案信息集成品。第三，加大数字档案信息资源建设力度。数字档案馆要求有大量可利用的档案信息资源能在网络上被广泛查阅、参考。这就要做好当前电子文件归档工作，确保电子文件及时归档，继续做好传统档案的数字化工作，采用通用标准和先进技术，为档案信息资源服务建立完整的数字信息资源体系。另外，数字档案馆建设要结合实际情况，在条件允许的情况下，着力构建特色馆藏数据库，如名人信息数据库、地方特色数据库等，为档案信息资源用户提供特色信息服务。