浅谈提升高校学籍档案管理科学化的途径

牟艳艳

摘 要：高校学籍档案作为高校档案的重要组成部分，不仅高校学生在校学习、生活等的真实写照，更是高校教学活动、管理活动的真实写照。现在随着社会的发展，网络信息技术的普及，高校学生的学籍档案管理正在由手工管理模式向电子计算机管理模式过渡。笔者在本文主要是根据现在高校学籍档案管理的特点以及规律，对如何提升高校学籍档案管理的科学化途径进行了研究，希望能够给相关的工作者一定的借鉴作用。

关键词：高校学籍 档案管理 管理科学化 信息化

高校学籍档案指的是从学生办理学籍一直到毕业资格审查认定的过程，通俗的将就是对学生在校期间的表现、学习成绩等全方面的考察审核过程，也是学生成长的真实记录。高校学籍档案客观的反应了学生在校期间德智体美劳全面发展情况，也是学生接受教育的真实凭证，可以在学生进入社会参加工作时为社会提供的真实的信息证明，可以说高校学籍档案与学生的个人利益息息相关。但是由于高校学籍档案涉及到的学校的部门较多，所以在日常的管理活动中有一定的难度。那么如何实现高校学籍档案的科学管理正是笔者在本文中研究的内容。[1]

一、高校学籍档案管理现状

1.规章制度不完善，管理模式落后

高校学籍档案在管理的过程中，由于学籍档案自身的特点，导致了管理过程太过随意，没有固定的符合要求的管理模式，结果就是学籍档案自身没有规范性、材料整理的杂乱无章，并且在整理的过程中浪费了大量的人力物力。今年来，随着国家经济形势的快速发展，国家对于教育越来越重视，教学模式也在不断改革。部分高校通过多样化的手段，比如：招生、招班以及社会力量和教育局联合办学等，这些都增加了高校学籍档案在管理过程中的难度。并且在学籍档案的处理过程中涉及的部门较多，造成了多部门管理的局面。最常见的就是教务处管理学生学籍的变动情况，政教处负责学生的奖惩制度，学生在校的具体表现有各个院系辅导员具体负责。在高校内部，各个部门之间缺乏交流沟通，就造成了学生在校期间的一些具体表现不能够完全在学籍档案中体现出来，降低了高校学籍档案的真实性。[2]

2.档案意识淡薄

由于人们在生活中具体到接触到档案的机会不是特别多，所以一般都对档案意识比较淡薄，造就了学校对学籍档案管理的认识有所偏波，尤其是对高校学籍档案的重要性认识不够。高校中最为常见的错误就是过分的重视教务活动，而忽略了对学籍档案的管理。

3.学籍档案材料收集不及时

高校学生的学籍主要是有教务处、学工处、招生就业指导中心、党团部门等部门形成的，具有很强的分散性，但是高校学籍档案的参考价值就在于它的真实性、原始性和完整性。对于高校学籍档案来说，手机原始信息是最基本也是最重要的工作，只有将学校各个管理学籍档案的信息收集完整，才能够对高校学籍档案进行系统管理。部分高校经常由于补录、扩招等造成了学籍信息材料不能及时收集，这也是高校学籍档案难以管理的原因之一。

4.档案管理不规范

高校学籍档案的管理就是讲收集到的原始材料进行分类排序，要求在整理的过程中做到目录清晰、装订有序，并且需要进行编号按照顺序排列。但是在整理的过程中，存在学籍档案材料是在不同的时间段内形成的，最常见的毕业生信息材料、新生信息材料的形成时间不同，而学生平时的学习成绩管理有分别产生于不同的年份，所以在管理的过程中有一定的难度。高校学籍档案管理的不规范的地方主要有以下几个方面：一、时间和材料比较混乱，有的学生的学籍档案是按照毕业年度编制的，有的是按照入学年度编制的，编制的时间都没有统一的标准，所以比较混乱。二、学籍档案质量较低，由于档案管理人员的专业素质较低，档案意识不强，所以在编制学籍档案的时候字迹潦草不清，书写也不规范，有的使用黑色签字笔，有的用的蓝色圆珠笔，还有的使用的是钢笔。三、学籍档案装订不规范，有的学籍档案是按照几个班的装订在一起，有的则是按照专业装订在一起，还有的是按照年级装订在一起，比较混乱，没有统一的标准，随意性较大。

二、实现高校学籍档案管理科学化的途径

1.加强领导，积极宣传，增强档案意识

高校内部管理学籍档案的人员应该系统的学习《档案法》，尤其是有细致认真的学习最新于二零零八年修订的《高等学校档案管理办法》，不断的提高宣传力度，是高校的学籍档案管理人员充分认识到学籍档案管理工作的重要性。因为学籍档案管理材料收集工作对于档案管理至关重要，材料的真实性和完整性影响着学生的整体情况考核，进入社会以后也关系着学生找工作，以及用人单位对于应聘人员的考察。[3]

2.健全机构，建章立制，事项档案管理标准化、科学化

高校学籍档案管理工作必须要健全机构，建章立制，根据最新修订的《高等学校档案管理办法》，由高校亲自领导指挥，并且有专门的部门进行监督。学校方面应该对学籍档案管理的各个部门进行明确分工，保证递交的学籍档案材料的真实性。而且学校应该要改变高校学籍档案管理分散的现状，将学籍信息档案进行集中管理，學校可以设立专职的高校学籍档案管理部门，对于各个院校、专业、班级配备兼职的学籍方案管理部门，整个高校内部建立系统、完整的学籍档案管理体系。

3.坚持纸质学籍档案与电子学籍档案共存的管理办法

尽管现在的网络技术已经非常发达，网络信息已经成为了一种发展趋势，高校的学籍档案也形成了大量的电子档案，但是电子档案和纸质档案并存的局面一直存在，并且在未来也要不断的进行下去。因为尽管电子档案使用方便，便于检索和查找，但是纸质档案确实最好的法律凭证，能够便于永久保存。所以高校内部的学籍管理不仅要重视建设化工作，也要重视具有法律效益的纸质档案。

结语

总而言之，高校学籍档案管理不论是对于高校内部的档案管理工作，还是对于学生以后的发展都是至关重要的，因此高校内部的学籍档案管理人员应该充分意识到学籍档案管理的重要性，学校内部应该不断的提升学籍档案管理科化学的途径，促进我国学籍档案管理的发展。

参考文献

[1]李萍.高校学籍档案管理存在的问题与对策[J].株洲师范高等专科学校学报，2005，（5）

[2]中华人名共和国教育部第27号令.高等学校档案管理办法[Z].2008-09-01

[3]赵秀英.高校学籍档案管理改革的必要性及对策[J].绥化学院学报，2005（4）