论档案管理的信息化建设

范小磊

【摘要】档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够较好地了解过去，把握现在，预见未来；借助档案，促进各项工作顺利开展。档案工作的发展历史表明，档案工作因社会需要而产生，并随社会的发展而深化的。档案管理也是企业基础管理的重要组成部分，如今社会已进入了信息时代，随着社会需要的日益深化和复杂化，实现档案管理信息化是档案工作适应社会信息化发展的必然要求。实现档案管理信息化，一要领导重视、群众参与；二要建立统一的档案管理平台和制度；三要配备综合素质高的档案管理人才；四要加快开发和利用现有信息化资源；五要加强档案信息化的安全管理。

【关键词】信息化技术；档案管理

档案管理工作对各项工作的开展具有十分重要的作用，特别是现代企业档案是“记述和反映一个单位的基本建设、生产技术和自然科学研究等活动，具有保存价值，并且按照一定的归档制度作为真实的历史记录集中保存起来的技术文件材料（包括图纸、照片、报表、文字材料等），它不仅在生产、建设和科学研究工作中具有参考使用的价值，而且具有积累经验、保存历史面貌和参考凭证等作用”，是工矿企业生产、基建、科研活动的真实的历史记录，是企业扩建和改造的重要的依据，现代社会已进入信息的高速公路时代，电脑、多媒体逐渐走进各行各业，成为各项工作中不可缺少的好助手，档案工作的信息化管理已是必然趋势。

一、档案管理信息化建设的意义

档案工作是一项管理性工作，基本内容包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计、销毁、提供利用，每一个环节都需要档案人员精心、繁杂、辛苦地工作、随着企业发展壮大和建企时间增长，许多单位档案存在数量冗多、保管条件差、查找利用率低、档案人员工作量大，针对这些问题档案管理的信息化、网络化可以给档案管理、管理人员、职能部门及公司带来显而易现的效果和收益。

（一）对于管理人员的意义

1、档案管理科学、方便、快捷

档案管理人员手工收集、整编、管理、提供利用，工作量大，效率很低，费时费力。档案信息化管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入可以多次利用：数据无论从文书管理录入、还是从档案管理录入，只需录入一次，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。同时，各种报表还可以自动打印。

2、检索查询更为方便

传统的检索方式为：档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力。档案管理实现信息化后，档案的检索与查询可以通过网络实现即时查询，无论在时间还是空间上都显得更為方便简洁。由于网络查询可提供多种手段，管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。同时，公司内部的工作人员可以根据档案管理权限从网上自行查询档案信息，极大地减轻了工作人员的负担。

3、档案的查借阅工作更加可控

传统的档案查借阅多以手工为主，费时费力且容易出错。档案管理实现信息化后，档案的查借阅采用计算机管理，操作方便，同时可以自动产生催还记录，对过期不按时归还的借阅者进行有效的催还。

（二）对于职能部门的意义

1、提高整个部门的工作效率

实施档案管理信息化，部门管理员工便可从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集工作和档案的编研工作，极大提高职能部门的工作效率。

2、提高整个部门的技术水平

企业的信息化、数字化、网络化是发展的大方向，每个部门都在这方面投入很多的精力。只有实现档案工作的信息化，才能和公司的长远发展相协调，适应不断变化的外部环境。

3、有效进行档案的收集工作

档案的收集需要管理人员付出辛苦的劳动，档案的分类、整编同样需要付出辛苦的劳动，如果没有一个好的管理平台（管理工具），档案的收集和整编只能是零星的和不完整的。

4、有效地为科研服务

档案管理信息化，将使档案能在网络上共享，专业技术人员可以在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率。同时，档案资料的电子化更便于技术人员的二次利用和开发，提高了企业整体研究工作的效率和竞争力。

5、有效地为决策服务

科技档案是企业最宝贵的无形资产，是企业投入大量资金、经过技术人员辛勤劳动，由档案管理人员分类、编目，最终成为企业的核心竞争力，是领导决策的依据。而文书档案通常是由领导亲自起草，亲自下发的，是领导决策的具体体现。所以档案的信息化可以更好地对档案进行利用，为决策提供依据。

6、部门职能变保管为服务

档案管理信息化以后，公司的无形资产（企业档案，包括文书档案、科技档案等）可以在网络上方便浏览（有相关的权限控制），为公司领导和各部门提供优质服务，这样档案管理的职能不再是档案的保管部门，而是公司内部信息的信息中心。

（三）对于企业的意义

1、更好地收集和管理档案

档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法归档的具有保存价值的文件与材料。档案是一种历史活动的原始记录。大型企、事业单位每年都要产生很多档案资料，内容涉及文档、科技、合同等各种重要信息，这些信息忠实记录了立档单位的发展历史，并对立档单位的发展提供有利的借鉴。实现档案的信息化管理后，必将能够更好地收集和管理这种信息资源。

2、方便二次利用、提高利用率

一般单位形成档案总是要隔一年才整理完毕，但事实上本年的档案在二次利用的要求上是最多的，这在一定程度上影响了档案的利用效率；同时既已形成的档案利用起来也是相当麻烦，首先要登记，然后要在浩如烟海的档案纸堆中查找，这个过程中不可避免的要造成损坏，而且同一份档案在同一时期只能由一个人借阅，别人只能在他借阅完毕后才能再续借。而档案的信息化建设成功之后，档案信息可以在内部网上共享，有控制地进行利用。

3、可以解决档案损坏、丢失的问题

完全依靠手工方式来收集档案、借阅实体档案不可避免的会造成许多重要档案的丢失和损坏。计算机的管理可以避免重要档案在这个过程中的损坏及丢失。

4、形成完整的档案信息网络

纸质的实体不能形成信息网络，对于档案管理、统计、对外交流会产生很大的不便，大大降低了工作效率。档案信息化的建立可以使立档单位形成一个完整的檔案信息化网络。

5、提高员工的工作效率

档案管理实现信息化后，档案的查阅、借阅、浏览可以在内部网络上完成，减少不必要的事务工作，提高员工的工作效率。

二、档案管理信息化建设中存在的突出问题

（一）领导重视不够，档案信息化意识不强

长期以来，人们对档案的认识处于可有可无，对档案产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，档案信息化就更受不到人们的重视。很多企业没有把它作为一项重要的工作来抓，重“藏”轻“用”，人们对档案利用产生的效益缺乏经验和意识，利用的也只有一些专业技术人员，他们也只是在查阅一些图纸，而大多数职工对档案资料利用效益知之甚少，更谈不上档案管理信息化建设。

由于重视程度不够，档案的基础设施的硬件配备不到位，信息化基础档案的保护和信息资源开发不足，档案利用率不高，因此档案也就发挥不出它应用的效能。

（二）没有统一信息化管理平台和管理标准

随着企业档案数量逐年的增加，库房负荷日益加重、档案人员工作量不断加大、档案自然老化和人为损害已经成为档案部门面临着种种难题，没有建立统一的档案管理标准和信息化管理平台就不能更好地解决这些难题。

（三）档案信息化存在不容忽视的安全问题

一方面，在档案管理信息化过程中，往往重视信息化中档案信息的流转和沟通，只留心档案信息对工作的参考和借鉴作用而忽视档案的根本作用——凭证作用。档案实体是档案发挥凭证作用的基础。这种情况下，档案实体就会被忽视，其安全性就不能保证。

另一方面，在档案信息化中，管理者往往只重视档案信息的使用，而忽视了档案信息在使用过程中存在着安全问题。企业档案信息化过程中的档案信息安全包括档案信息存储实体的安全和档案信息流转中的安全，这要求管理者重视档案管理系统和设备的稳定性和安全性，确保万无一失。

电子档案对设备的依赖性、信息与载体的相分离性、信息的易更改性、信息的共享性等特性决定了电子档案长期保存的困难。在整理和开发利用中的严重不安全性必须要求采取切实有效的措施来保证其安全。

三、加强档案管理信息建设的对策建议

（一）更新观念，增强档案管理现代化意识

管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。没有档案管理现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立和时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。

（二）建立规范的管理机制

在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。

创新档案管理制度。档案管理部门应制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。

统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。

（三）建设复合型的管理队伍

档案管理人员队伍建设是实现档案管理信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。

提高档案管理人员的信息化意识。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。

提高档案管理人员信息化工作技能。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，档案管理部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。档案管理部门还应创造必要的条件，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。

（四）积极充分利用好现有信息化资源是重要的过渡

要利用现有信息化资源，克服“等”的思想。不能因为档案管理高科技的信息化设备不到位便将现在的所有档案材料藏于“死库”，利用现有计算机设备已可以把现有的档案资料从“零”开始，把档案资源逐步推广信息化，如通过普通的OFFICE软件也可以实现按类储存、实现方便的查询、提高案卷的质量、建立档案目录数据文件管理等工作。

1、借助现有计算机，可以提高案卷的质量

档案的质量至关重要。档案要体现出它最大价值，发挥出它最大的、所拥有的作用，质量是关键。利用office软件功能就可实现对档案进行收集、修饰、整理以此提高档案的质量。

手写体文件内容的字体、笔的色迹不统一；格式也会有差别，而且当手写错误时，就会重新再誊写一遍，在手写完文件后还要手工编写页码，工作非常繁琐，纸张虽能保证统一，但不能保证所有字体、色迹统一、规整。利用多媒体技术可实现归档资料格式统一、纸张统一、字体统一；而且统一打印的档案资料字迹清晰、规整，便于借閱，给人有赏心悦目之感，而且还可做到电脑备份，以免丢失或破坏后无法复原等功效。根据卷皮题目内容、起止年月、保管期限、件数、页数及案卷号等所在卷皮的位置，进行细致的调整，使打印的内容正好是所在卷皮的位置，这样卷皮上没有手写字，为整个案卷又增添了色彩，当然把制作好的卷皮保存到电脑文件夹内，为今后的工作打下了基础，减轻了手写的重复劳动，实现一格多用，只要把内容更改可以了，这样保证了所有卷皮的格式统一。

2、利用专业软件功能，实现技术档案无纸化

现代许多绘图功能的软件，其功能全面，使用灵活，可以帮助工程技术人员经济高效地利用数字化样机工作流，在更短时间内设计并构建更出色的技术资料。现以AutoCAD绘图软件和人力制图在零件图的制作中为例比较说明这两种方法的差异。在零件图中，许多标注的尺寸人工很难直接测量，有时甚至无法测量.这时通常要利用现有设计尺寸得到可测量处的尺寸，以此来检验工件加工是否合格，但往往是换算过程非常繁琐.但利用AutoCAD绘图软件的自动标注尺寸功能能方便快捷地完成这项工作.利用CAD软件在计算机上进行零件设计，产品的装配；产品的制作过程几乎与真实的产品制造没有差别，计算机屏幕上的产品就是未来制造出的产品。并能在设计过程中， 利用CAD技术完成工程师手工难以完成和低效率的工作，设计师的工程图设计工作量大部分由CAD软件自动完成，在工人读图时由于完整的三维图变得非常的容易。而且更重要的是，当修改零件设计时，借助三维软件技术，二维工程图会自动更新；做到了优化设计、可行性设计、标准化技术，实现创新设计。避免人工的制图的繁琐、不精确、不易修改、不易保存等缺陷，再借助网络的功能就可实现技术资料的共享、传输，使一图多用，实现技术无纸化网上办公。

3、利用计算机检索的功能使提供利用更加高效快捷

档案人员只需把收集整理好的归档档案和资料进行分类，如文书档案、科技档案、会计档案，通过绘制表格把档案号、年度、内容、保管期限、备考等信息输入到EXECLE电子表格内就可按（如案卷目录、分类目录、主题目录、专题目录等等）各类目录实现检索，检索速度是人工无法比拟的，这样一来就在很大程度上减少了档案管理人员的繁琐查阅目录的工作量，大大提高了提供利用的效率。

（五）加强档案信息化的安全管理

电子档案的网络共享服务要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保生产经营和管理活动记录的完整性与信息的安全性。

1、建立规范的管理机制。在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。

2、创新档案管理制度。档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。

总之，在高科技、信息技术迅猛发展的今天，对档案管理的要求也就会更高，对档案管理人员的要求也会越来越高。为管理好档案，就要使管理者与现代技术二者更好结合，不断提高操作、探索、掌握信息技术的能力。运用娴熟信息技术管理档案，不断提高档案管理的质量和效率，使它真正成为档案管理的有效工具，实现它的最大效能。

参考文献

[1]《新编现代档案信息化应用系统建设与管理实用手册》编委会中国知识出版社，2006年7月出版

[2]《最新档案整理、检索、编研、利用与网络信息化技术实用手册》 编委会 中国知识出版社2008年4月出版

[3]《精通Excel 2007中文》汪青青，傅鑫，陈宗斌.清华大学出版社 2008年3月出版

[4]《AutoCAD 2009自学手册》刘清云，黄嫣.人民邮电编著2009年5月出版

[5]《档案工作实用技术与方法》.石浒泷，王月娥.兵器工业出版 2001年版