谈公司档案管理工作的一点启示

郭春会+李敏+许丽娟

摘 要 档案管理工作在企业发展中的作用越来越重要。档案管理工作要与时俱进，跟上企业发展需要。本文简要说明了档案管理工作必须坚持的四种理念、三化建设、人员队伍建设以及档案工作人员的四种能力。

关键词 档案管理 理念 建设 能力

“十三五”开局之年，公司档案工作有新的要求和规定，要求档案管理工作上台阶、上水平，达到国家A级标准，是公司档案发展的新起点。公司已先后将档案工作纳入到企业“十三五”发展规划，纳入各经营单位第一责任人的绩效考核当中，列入公司年度工作计划并进行了布置。可见，档案工作服务于公司经营管理的重要作用越来越明显。如何适应公司规模发展的需要，找准档案工作的着力点，需要不断思考和探讨。

一、档案工作要坚持四种理念

随着公司经营规模的快速发展，加强企业基础管理和制度化建设已成为“十三五”发展规划的目标和工作重点。档案工作必须与时俱进，坚持科学的理念，努力把握工作的主动权。

一是坚持首要抓好抓紧公司档案资源建设的理念。档案资源建设是档案工作基础中的基础，是一切档案利用、服务、开发及数字化工作的前提，是企业信息资源的重要组成部分。当前，档案工作应遵循公司各类档案资料形成的基本规律，结合公司经营管理的实际需要积极向前推进。一方面要按照“抓重点市场和重大项目、注重实效”原则，对近期或正在形成的档案的进行有效管理和利用；另一方可采取档案征集、对历史档案资料进行专项抢救等有效措施，开展档案资源建设，丰富公司档案室藏。只有通过将凡是涉及企业需要利用的档案、凡是对公司经营发展有利的资料，都纳入档案资源建设管理体系，才能真正做到“拿得出、用得上、不误事”。

二是坚持科技促进的理念。当今时代，信息先导，传统工作经过信息化的重塑已经展示出更大的活力，档案资源建设与管理在信息化浪潮中必将拓展出更达的应用空间。要通过进一步推动档案存储数字化、管理自动化及利用网络化等科技手段，将传统的档案信息转化成电子信息，才能进一步推动公司档案工作的开展。

三是强化服务公司经营管理的理念。要从践行科学发展的高度出发，主动增强服务意识，努力使档案工作从“三线”走向“一线”，充分发挥档案工作优势，为完成公司的中心任务提供档案支撑，在服务企业大局中发挥独特作用；不断拓展档案的服务功能，使档案成为公司经营管理的得力助手；通过对档案的整合、加工、编研，从大量的档案信息汇总筛选出最有价值的资料，为企业需求提供更多的“增值服务”。

四是加强着眼于未来的理念。当前档案工作处于建立完善阶段，许多发展过程中形成的问题没有得到良好的解决，档案工作由于受主观及客观条件制约而发展不够完美，因此创新档案工作要重视现实，面向未来，从实际出发，围绕如何解决现实存在的问题，在做好现实工作的基础上力求完美发展和新的突破。

二、档案工作要推进“三化”建设

遵循档案形成规律，发挥档案的证据和凭证作用，积极开展档案管理规范化、数字化、分类化工作，主动服务公司经营发展，提高服务效率和服务水平。

一是要加强规范化管理。随着公司档案资源建设步伐的加快，各单位档案工作即将陆续开展，按照标准、规范整理公司各类档案，是提高公司基础管理的需要，是贯彻执行国家、股份公司档案规范性文件的需要，也是优化档案工作目标考核，促进档案工作健康开展的需要。要在结合公司主营业务和企业管理的前提下，尽快完善、健全档案工作的各项规章制度和管理办法，严格按照标准收集、整理公司的各类档案，才能切实提高公司的档案管理质量，促进公司档案工作健康、持续开展。

二是推进档案数字化工作。数字化档案较传统的纸质档案具有自动采集、存储安全、管理科学、利用便捷等优势。要在公司机关室藏档案已全部实现目录检索、部分文书档案全数字化的前提下，根据公司信息化建设的总体安排，按照逐步推进的原则，尽快在“十二五”期间达到文书档案和声像档案的全数字化、部分重要基建档案全文数字化。

三是提高档案细致分类化工作。分类化档案具有分类清晰、便于查阅、细化管理等特点。要在公司档案室形成公司各个方面成果的系列档案。例如，科技开发、安全质量、物资设备、法律成果、人力资源、社会荣誉等。要每五年形成系列成果档案，提高公司的基础管理能力。

三、档案管理人员队伍要加强三个建设

一是完善职能，形成专兼结合的档案管理人员网络。对机关和所属各项目，应按照“精干、高效、有利于工作开展”的原则，结合各项目的实际情况，健全或完善档案工作机构，明确相应的专兼职档案人员岗位职责，负责定期或即时向档案机构移交声像材料。档案机构要定期到各有关业务部门和各项目进行检查指导，督促其把本部门、本单位形成的各类档案材料移交到档案机构，保证档案管理工作的顺利开展。

二是保持专兼职档案管理人员队伍的稳定。专业档案人员是开展档案工作的根本，稳定的专兼职档案人员是推动档案工作的保证。所属各项目应结合本项目经营管理需要，配齐配强专兼职档案管理人员，保证档案收集、整理、归档工作顺利完成。

三是开展业务培训，提高档案管理人员的工作技能。抓好专兼职档案业务学习和培训，是提高管理水平的基本环节。要组织在岗的专兼职人员学习档案的基本知识、基础理论，组织学习档案的管理知识等，有效提高档案的归档质量。

四、档案人员要提高四种能力

档案工作是为时代写历史、为企业文明传薪火的崇高事业。专（兼）职档案人员除应具备基本的职业道德之外，应努力成为档案工作的行家里手。要围绕“收齐、管好、用活”档案资源，不断提高专（兼）职档案人员的职业素养。

一是提高对档案的鉴别能力。档案的本质表现为人类有意识控制的凭证信息。提高专兼职档案人员对各类档案的鉴别能力，是档案专兼职档案人员最基本、最重要的能力要求。一方面，何为档案，必须经过鉴定后才能接收、收齐。另一方面如何优先提供利用，也需要鉴别，才能及时提供有效服务。只有具备较高的档案鉴别能力，才能收好、用好、管好档案。

二是提高管控能力。管好档案，是各单位专兼职档案人员的重要职责。对本单位、部门的各类档案进行有效管理，要求专兼职档案人员必须养成细致的工作习惯，对于经本人鉴别、收集、借阅的档案，应当做到心中有数，增强安全管理档案的警惕性，确保档案的使用和保管安全。

三是提高档案管理的科研能力。用好、用活档案，是档案工作的主要目的。要着力把蕴藏在公司档案资源中的管理、决策、技术和文化等潜在的价值开发、利用出来，才能切实增强服务企业的效能，才能实现档案的增值作用。

四是提高沟通协调能力。档案工作具有工作环境相对封闭性，工作位置后端性和档案作用渐显性的特点。专兼职档案人员不但要耐得住寂寞，还应主动走出来，通过与系统内档案工作搞得好的单位交流，学习人家的先进经验；通过参加档案业务培训，增强与系统外专业人员的联系，了解档案工作的新方法、新趋势；通过主动征集本单位、部门的档案资料，提高沟通协调能力，从而走出封闭的工作环境，使档案工作变末端为前沿，更好地服务于公司的中心工作。

（作者单位为中铁建大桥局集团电气化工程有限公司）

参考文献

[1] 苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理论观察，2014（05）.