谈网络时代档案管理的创新思路

2016-10-21高善环

中国管理信息化 2016年19期

关键词：网络时代档案管理时代

高善环

（荣成市档案馆，山东　荣成　264300）

谈网络时代档案管理的创新思路

高善环

（荣成市档案馆，山东荣成264300）

档案管理进入网络化时代是档案事业和科技发展的结合，现代社会的飞速发展令档案数量与日俱增，档案管理唯有创新才能适应时代的发展，更好地服务于社会。文章叙述了网络时代档案管理工作创新的必要性，即时代发展的趋势，档案事业自身发展的需要，并提出了档案管理创新的途径：管理理念的创新、管理模式的创新、人才队伍建设的创新，从而为档案管理水平提供一定的参考。

网络时代；档案管理；创新

当今社会已进入互联网时代，档案信息平台建设和档案网络管理被广泛地运用到实际工作中。现代科技的日益发达令档案信息呈爆发式增长，而网络环境的普及也令档案信息的保存、管理、传递、使用、安全等各方面都产生巨大变化。这为档案管理工作带来了新问题、新的思考。唯有将创新元素恰当的融入到档案管理工作中才能有效地将完善的档案管理渗透到社会经济发展之中，才能更加体现出与时俱进的社会潮流。所以档案管理工作必须适应新的时代，努力探索出一条更好的服务于社会的新途径。

1　网络时代突显档案管理创新的必要性

（1）档案管理工作创新是时代发展的趋势。档案管理进入网络化时代是档案事业和科技发展的结合。随着现代社会的飞速发展，档案数量与日俱增，网络环境下的档案管理工作受到了越来越多的关注和重视，已经成为新时期工作的重要内容。档案部门为社会提供及时、准确、全面的信息资料。过去的档案管理方式已无法适应新时期的要求，毫无疑问网络具有其他手段所没有的优越性。档案管理工作创新成为了时代赋予档案工作者的艰巨任务和光荣使命。

（2）档案管理工作创新是档案事业自身发展的要求。在社会经济和现代化科技飞速发展的背景下，档案建设工作面临着巨大的挑战，必须构建全方位、多层次、多元化的档案管理体系。在网络时代来临之前，档案在立卷要求方面存在极多的未确定因素，组合标准在客观上无法同一，传统的档案储存和管理无法将文件彼此的历史联系保持下来，网络时代的来临使档案管理的内容、管理体制发生了变化。电子档案管理不再以卷为单位，而是以每份文件为单位管理。这是因为电子档案的立卷不在是过去的以内容联系排列的实体案卷，而是以数据为单元的随机存储的“虚拟档案”。计算机技术令文件信息的排列组合文件载体自身位置两大因素完全分立，这种技术的革新令档案管理工作必须进行创新来适应新的技术。面对新的难题借助档案管理的创新促进档案事业的发展。

2　网络时代档案管理的创新途径

（1）档案管理理念的创新——从传统储存保管到服务为先的转变。网络时代的档案管理必须深化服务意识、改革服务方式、拓展服务领域。首先应该树立全局意识，紧跟时代发展，结合工作实际，充分运用好档案资源，档案管理人员要主动了解信息需求方向，及时提供给有关部门发挥档案对经济社会发展的助推作用。其次要解放思想，加大档案信息化建设力度，具有网上服务的观念。网络时代的档案管理更需要电子网络技术方面的知识，熟练运用互联网技术，从信息获取的及时性、准确性、全面性方面入手加以创新，透过网络开展指导管理和档案网络服务。最后网络社会信息安全至关重要，制定完善的档案信息安全制度，严防计算机病毒及黑客的攻击，切实维护好网络环境中电子档案信息安全。

（2）档案管理模式创新——从手工方式到网络方式的转变。传统的档案管理主要以纸质文件，以手工操作为主来完成档案的收集、整理、编目、保管提供利用等，因为存储量大信息分散，档案管理人员很难对已经归档的档案材料进行信息的提炼和加工处理。传统单一的管理模式与手段不能满足现代需求，新时期下的档案管理服务手段创新，首先必须要紧跟当前信息技术和网络技术的发展潮流，依靠现代信息技术设置档案管理网络平台，建设档案部门自己的局域网，并尽快与单位中其他部门网络联系起来，同时在档案收集、存储方面，利用多种载体收集存储，更多的以微缩型、声像型、机读型方式保存。在档案加工利用方面要注意开发利用与新型档案载体相适应的新型网络管理技术，档案载体逐渐从纸质变为电子文档，进而有效节省人力、物力、财力，实现档案服务的网络化。

（3）档案管理人才建设创新——从普通馆员到行家里手的转变。首先要重视专业理论学习，通过不断的学习，丰富专业知识，优化知识结构，开阔视野，提高综合素质，加强对档案理论工作的有效认识，让其更好的融入到新时期档案管理中。要针对档案管理人员特质和工作需求制定一系列有针对性、有目的性的培养项目。加强网络技术的培训，为深化创新档案管理提供优越的环境条件，在网络时代经济迅速发展的今天，做一名优秀的档案管理者，必须善于对档案信息进行分析与研究，具备发现问题、提出问题、分析问题、解决问题的能力，要积极主动学习信息技术及现代管理技术，在竞争和超越中去寻找和探索新方法、新途径、新手段，尝试用新思维方式、新行为方式、新工作方式去面对挑战，在竞争中激活潜力，激发创新能力。