将办公室自动化系统融入企业管理的探究

庞秋月

摘 要 办公自动化系统融入企业管理是企业发展的需要，也是时代发展的必然要求，应予以高度重视。

关键词 办公自动化 企业管理 信息技术

中图分类号：C97 文献标识码：A

1办公自动化系统融入企业管理的优势

1.1促进企业管理方式多样化

传统的企业管理受时空的限制，只能在有限的时空内进行办公与管理。办公自动化系统的运用使得企业管理不再受到时空的限制，企业的工作人员可以根据任务要求和自身实际情况，选择恰当的时间和地点在有关信息系统中获取自己所需的信息。办公自动化系统的引入还可以帮助企业应对一些突发性事件，如领导临时出差、相关人员缺席会议等导致的信息沟通不畅都会得到解决，可以开视频会议并将重要的内容录制下来向相关缺席会议人员传达会议精神。这样企业的管理就会变得更加灵活多样。

1.2增强企业行政管理的有效性

办公自动化使得企业的行政办公更加科学高效，降低了企业管理成本。办公自动化系统将传统的纸质文书办公模式变为电子的无纸化办公模式，企业内部的文件审批、报表传递、会议通知等都可采用电子公文模式，这样既可节约人力资源成本，也可以降低相应的办公成本。同时，通过电子通信、在线交流、部门交叉办公等，使得相对独立的部门之间建立起密切的合作关系，增强员工的集体观念，使得公司普通员工和公司管理层之间缩短距离，增强企业工作人员工作的积极性、主动性，大大提高工作效率。

1.3促进企业信息管理的科学性

办公自动化系统的运用使得企业内部的信息资源运用更加科学合理，促进企业管理模式发生变化，使企业内部的信息共享变得相对便捷，信息交流更为频繁。公司可以建立起自己的官网，在网络上实时发布相关的信息，使企业信息更加公开透明，这样有助于企业的各个部门之间相互了解与交流，使公司员工更好地了解自己公司的各种动态，加强人与人、各部门以及企业和企业之间的交流沟通，互通有无，促进企业的发展与进步。

2怎样将办公自动化系统更好的融入企业管理

2.1企业领导应高度重视和支持

将办公自动化更好地融入企业管理中，发挥其应有的作用，企业的领导必须对办公自动化系统予以高度重视和支持。首先，企业领导要认识到办公自动化的价值和优势，在思想上予以足够的重视；其次，领导人要在相关的组织机制上予以保证，要制定相关的计划，保证办公自动化硬件设施所需经费落实到位；第三，应建立相应的组织，如成立办公自动化委员会，由企业领导牵头负责。由于办公自动化系统的引进会触动企业各方面工作，这就需要企业领导在管理制度、相关人员配置的方面给予有力的支持。

2.2完善部门信息员的管理制度

一个企业中，尤其是在大型企业中，办公自动化系统使用人员多，信息浏览量非常庞大，有时企业信息系统几乎处于崩溃和瘫痪状态，影响企业日常的运转。为了使企业日常工作能够正常有序的开展，就需要建立和完善部门的信息员管理制度。首先，企业应引进先进的信息管理人才，对其进行培训，让他们了解到企业管理制度以及自己的职责；其次，由这些专门的管理人才对各部门的员工进行基本的培训，使得员工在日常的工作中更好地运用办公自动化系统，避免错误频频发生，损坏办公系统，有效的解决人力资源短缺和系统频繁的崩溃等问题；第三，要安排专门的技术人员对企业的系统进行定时定期的检修与维护，为员工正常工作开展提供有效的后勤保障。

2.3科学合理的选用办公软件

办公自动化系统中最为重要的就是办公软件的功能是否适应企业管理的需要以及软件的管理功能与企业的要求是否配套。在选用办公软件的过程中，应随时的关注软件的开发动态以及客户对其的评价，尽量的选择功能完善的软件。在具体的系统运行中，可能会出现一些问题，如系统的流程与企业管理的流程不符、公共信息的管理不能满足企业日常工作的需要、公文管理的一些功能不到位等等，这就需要在选择系统时，深入细致的了解企业不同部门的工作和工作人员的实际需求，采纳各个部门的建议，进行合理的筛选相应的系统配置。同时，还需要综合其他部门对公共信息的需求，对选择的系统进行重新的选择和优化，严格控制系统的权限，提高企业的办公效率。

2.4建立规范的业务流程管理

企业业务流程的规范实施必须要靠办公自动化系统的配合。企业的业务流程的管理是一项复杂的系统工程。办公自动化的流程都须事先设计好，它的正常运转依靠的是事先设计好的程序，企业要利用这一系统，就必须设计出规范的业务流程、制度管理、部门简介和岗位职责等。这就需要企业对业务流程的各个环节进行重新的规范设计，设计具体的任务的内容、完成任务的时间、任务之间各个环节的联系等；企业要有规范的岗位和职责的定义和描述，即完成企业的任务需要哪些岗位，每个岗位的具体的人员配置及每个员工的具体任务；企业要规范自身的制度建设，要有完善的工作制度、考评制度、监督制度和绩效管理制度等。

2.5进行科学合理的绩效管理

办公自动化系统可以提升企业管理的科学性和准确性。企业的绩效管理主要是进行四个因素的综合评估，即财务、内部的业务、客户以及学习与创新的角度来进行综合的评估的。在办公自动化系统未融入进企业的管理中时，综合分析这些数据是非常困难的。

2.6进行有效的决策落实情况管理

企业要设定针对企业重要决策的落实情况的办公系统，利用办公系统来监督员工有效的落实企业的重要的决策，如：上级的方针政策、企业重要部署的落实情况；领导的批示以及交办的具体事项的落实情况；企业的各项工作的目标以及具体的执行状况；文件中规定任务的完成的具体情况等等。监督工作的主要程序有拟办、立项、交办、承办、催办、完成等环节来实现。

参考文献

[1] 黄贵生.应用企业管理模式提升办公室工作水平[J].秘书之友，2014（08）.