信息时代下档案管理工作模式创新型探究分析

张连芳

【摘要】本文通过介绍档案管理工作传统模式下的弊端以及与信息时代现代化技术融合后的档案管理工作模式，比较详细的说明了信息技术在档案管理中的创新之处，也是现代化中档案管理创新必要性的体现，并且文章也介绍了创新中注意的问题，对于档案管理的模式转变有一定贡献。

【关键词】档案管理；创新应用；信息技术

档案做为一种越来越必不可少的人类社会信息资源，它以留存当时的部分重要文字、声音和图像等为方式记录一些个人、国家机构、各种组织或者公司的经历作为，因此档案的管理逐渐被相关机构重视起来，我国档案管理起源很早，在新时代信息技术飞速发展的背景下，档案管理必须要突破当前的瓶颈顺应时代发展创新，才能做到真正意义上的信息化和现代化。

1、目前传统档案管理出现的问题

1.1 暂时短暂的工作模式不能满足档案管理的要求。传统档案管理工作很大一部分只是在检查前后进行，一旦不进行检查那么档案也就被安放在档案室无人问津，人们对于档案管理工作的重要性没有充分的理解，这也是很久以来档案管理工作没有得到长期连贯性管理改善的原因。

1.2 档案的相关工作没有统一的规范。首先是档案在收集到卷宗的时候没有一个硬性的规定纲要，导致资料收集中漏洞大量出现。档案上交到库后要对档案进行整理，这个工作中由于资料繁多工作人员经常会丢失部分档案的一些资料，或者是卷宗中的文件顺序混乱，排错排混经常出现，给将来资料的查阅使用造成很大的困难。另外一些部门自己设立的档案文库也会使一些不经常查阅的档案丢失，缺乏一個共同的管理制度。

1.3 档案管理应加入现代化信息元素。信息技术飞速发达的今天，人们对于档案查阅利用的要求越来越高，当管理工作人员固守原来的手段时势必不能满足现代要求，因此，必须对档案管理设备以及工作人员技术进行一次更新，使硬件设备能满足繁多复杂的档案，工作人员能操纵先进设备和掌握最新技术。对于外资企业的档案管理还要求我们的工作人员具备良好的外语技能，其次需要采用国际化的认证体系如ISO9000质量认证等管理措施，使企业档案管理更标准化、现代化。

2、引进现代信息技术的档案管理工作模式

2.1 利用内部网建立电子档案管理部门。内部局域网的出现市档案管理的一大变革，它使网上电子文件管理成为可能，档案部门通过在该单位的局域网建立自己的网页，然后连接相应的档案管理系统就可以为相应的人员提供自助档案信息查阅，另外，电子档案管理系统与企业部的连接可以强化企业部门的合作力度，不可否认，电子档案管理系统已成为网上资源检索不可或缺的一个工具。

2.2 档案的搜集转变为自助上传。电子档案不同于过去的纸版档案，它只需要经过下载资料以及向系统输入就可以完成，所有管理档案的部门利用这种便捷方式使档案的收集工作更简单，只需要在局域网设好的网站上做一个电子档案输入处理窗口，系统就可以自己完成原来人工审阅排序等工作，这样有关档案资料就可以及时到库和归到相应的资料馆里。在旧的档案管理模式中，相关部门一般是用原件或者是资料附件的方式进行信息展览等工作，这种方式存在着很多弊端，因此在技术发达的今天必然要被取代，现在社会政策每天都在更新，希望第一时间了解政府机关的相关文件，这对于人们来说是比较重要的事情。

2.3 档案管理模式创新。在运用信息技术创新传统管理模式的同时要注意顺应社会建设的需求，公开档案文件时工作人员更要具备这种思维，这点以总结展示板块信息为例分析：在展示科技信息时，注意搜集能帮助公司接受先进技术的信息；公开展示经济信息时帮助公司调节产业结构；公开展示销售市场资料时帮助公司获得销售机遇；公开展示有关公司法律资料，有助于公司维护自身的正常权利；等等资料的展示类似，创新要敢于利用先进技术，不必拘泥于旧的规则。

2.4 健全档案的信息化模式。档案信息化建设由档案数字化建设和档案网络建设两部分组成。新型档案载体材料的收集、整理、保存、鉴定、利用等问题要运用先进的科技理论和手段来解决。国家档案局对于档案数字化具有相关规定，以相关规定为依据，并借鉴国内图文影像开发与利用方面的先进技术，采用数字储存、多级身份验证、图像压缩与处理以及高速扫描技术，研究开发出一套包含扫描录入、索引、电子化存储、查询和管理等多能的档案管理系统，从而使现代档案管理实现数字化管理。同样的，由于电子档案的产生，档案部门告别了传统的纸质档案管理的档案管理方式，形成了电子档案与纸质档案共存的管理方式。但是当前电子文件管理工作仍然有着一定的难度和风险，这是由电子文件自身的特点和信息技术发展过程中仍存有的技术难题所造成的。所以，我国规定对那些具有永久保存价值的图形和文字形式的电子文件，必须要转化成纸质文件或缩微品等可以长期留存的文件形式，并归档。因此，新时期的档案管理工作不仅要做好电子文件的管理工作，更要做好对纸质文件等档案实体的管理工作。

3、优化档案管理工作中的人力工作

3.1 工作人员必须具有优秀的职业素质。档案管理往往是工作形式单一较为单调，但是又是必须时刻谨慎操作的工作，由于档案管理工作的特殊性，工作人员必须做到对待工作严格认真，把国家和集体的利益放在首位，不断接收新的技术来简化工作，这要求工作人员对工作负责任，热爱自己的职业，坚守职业守则，敢于改变自我提升自身职业素质，为工作的改善献计献策。

3.2 工作人员要学习了解大量社会信息知识。工作人员在平时要注意了解和积累新知识，这是因为档案管理工作中需要弄清楚人们对档案信息的所求，以此作为依据对档案进行删减整理，最后完善档案关系系统更好地为用户服务。有时档案管理人员需要对时下社会的发展方向作出较为准确的猜想，为档案管理工作提供有用的创新策略。

3.3 工作人员要善于思考、敢于创新。作为一名优秀的档案管理人员，必须具备优秀的思考习惯，这个习惯指的是自己能从事情中发现问题所在并解决提出看法，这种思考方式有助于工作人员抛开传统的规则，自己热情的投入到工作的氛围里，有利于档案管理工作的模式创新。

4、结语

新的技术带来的改革是人们对接受信息的速度和数量质量都有了大量的提升，而档案资料作为一种特殊信息也要顺应新的社会需求，对档案管理工作进行改革创新，采取有力措施，将档案的搜集管理以及检阅工作做到最简便最快捷，使企业发展中获取更具价值的资料支持。