干部人事档案管理中存在的问题及有效对策

边丽君

【摘要】机关事业单位档案中具有大量价值高的资料，对其工作有重要作用。但是，现阶段，机关事业单位在开展档案管理工作过程中存在一系列问题，例如，领导对该项工 作重视程度较低；相关管理工作者职业素质较低；管理制度不完善；管理设备与方法滞后等。如何妥善处理机关事业单位档案管理工作面临的诸多问题，提高工作质量，使其作用得 到有效发挥，已成为现阶段机关事业单位档案管理工作者需要解决的第一要务。

【关键词】机关事业单位；档案管理；

1、机关单位干部人事档案管理中存在的问题

1.1 干部人事档案管理力量薄弱，管理水平较低。人事档案管理工作是一项专业性、保密性、政治性很高的工作，看似不起眼，实则对从业人员素质要求很高。既要具备较高的政治觉悟和责任心，又要有档案工作和人事工作的经验背景，还需要优秀的判断力和甄别能力。目前，很多单位的档案管理人员都是兼任甚至是临时工作人员，也没有按照档案管理要求配备专业的库房和硬件设备，档案随意堆放在仓库，或锁在人事干部抽屉里。从业人员年龄两极分化严重，大多没有档案管理的专业知识，上岗后也未受过系统的档案管理培训，管理档案仅限于整理装订编目等基础性工作，对干部信息的甄别、审核、认定等重要环节的工作力不从心。

1.2 有关方面对人事档案重要性的认识程度不够。一方面档案管理部门及工作人员对档案的重要性认识不充分。档案管理工作常常被认为仅仅是纸质材料的裱糊 装订整理工作，只要材料不泄露不丢失，做好日常保管工作就算完成任务。导致档案工作常常处于被动应付状态，用哪本查哪本，调哪本整哪本，大大降低了档案的 信息利用率和人事部門的工作效率；另一方面干部本人对档案不够重视。有些干部认为自己没有晋升空间，档案对自己的作用不大，有的干部不知道哪些材料会入 档，因此填写时态度较随意，经常有误填漏填现象。殊不知档案信息与个人的工资奖金、福利待遇、劳动保障、组织关系等密切相关，更关系到干部的晋升、调动、 退休等重要环节，具有法律效用。

1.3 档案材料的完整性、准确性、真实性有待提高

1.3.1 档案材料填写不规范，内容不一致。干部人事档案中最重要的内容包括“三龄、二历、一身份”，即干部的年龄（出生年月）、工龄（参加工作时间）、党龄（入党时间），学历学位、 工作经历以及干部身份。在《干部履历表》等需个人填写的档案材料中，经常出现以上基本信息不按要求填写、不同材料填写的信息不一致的情况。例如：出生年月 的填写，有的材料填写阳历生日，有的材料填写阴历生日，还要通过万年历查询确定是否能够换算，给档案审核和信息认定工作增加了不必要的麻烦。

1.3.2 档案材料收集不完整、不齐全，与干部本人实际情况有出入。档案材料内容完整齐全，是干部人事档案管理的基本要求之一，只有不断充实完善档案内容，才能客观地全面反映干部 的真实情况。档案的常规材料有干部履历表、每年度的考核材料、工资材料、奖励材料等，非常规材料有干部在职上学取得的学历学位材料，职务职称调整、调动形成的材料，加入党派的材料等。

1.3.3 档案中基本信息有涂改造假现象。档案造假现象之所以层出不穷，一是因为违规成本低，发现造假一般仅是党纪处理，甚至只是政治前途暂时受阻；二是因为缺乏纠错 机制，一旦发现问题，怎样启动调查程序、由谁调查、怎样调查，整个过程执行起来随意性较大，缺乏制度化、标准化的流程。

2、干部人事档案管理问题的对策

2.1 提高档案管理信息化程度，建立电子档案信息系统

2.1.1 对干部人事档案管理的要求是对档案进行二级分类，即将推行的电子档案数据库也将在档案二级分类的基础上进行。

2.1.2 着手建设干部人事档案数据库。目前，软件市场有很多新型信息管理软件，应该按照机关事业单位干部管理的实际需求，引进合适的软件系统，并对档案管理人员进行相关的计算机技术培训，使之熟练掌握数据库的操作、使用和维护。

2.1.3 加强人事档案信息动态管理，提高数据库使用价值。档案管理部门应制定规范的工作流程，及时做好新增材料的分类、扫描、录入，做好干部基本信息的更新，实现信息整合、资源共享，提高档案管理工作效率。

2.2 提高档案管理人员专业素养和业务水平，确保干部人事档案的完整性、准确性、真实性

2.2.1 成立档案管理中心，设置档案管理专职岗位。由于干部人事档案管理工作的高度专业性和保密性，建议机关事业单位以局为单位，设立档案管理中心，将全局档案统一收集保管，配 备专业的档案库房、整档工具以及实现电子档案信息化所需的硬件软件设施。

2.2.2 严把档案材料入口关，确保档案材料及时收集、归档。在机关事业单位人员入口管理中，对新增的人事档案及散材料要进行严格审核把关，按照干部人 事档案管理规范，把需要完备、需要补充的档案材料及时通知到单位或个人，限期补充完整，否则不予归档。审查合格的档案材料要及时归入个人档案，防止散材料 积压过多造成材料遗失或误放。

2.2.3 建立良好的沟通渠道，确保人事档案及 档案材料的转递顺畅。档案管理部门在与干部个人沟通时，经常会出现干部不愿配合查找原始资料或补充欠缺材料的现象，有的是怕麻烦，有的是认为档案不重要， 缺材料也没关系。这就需要档案管理部门建立良好的沟通渠道，做好档案重要性的宣传工作，做好档案保密工作，采取有效的沟通方式避免干部的抵触情绪，说服其配合组织及时补充收集档案材料。

参考文献：

[1]王海娟.浅谈公司档案管理现状与实现档案管理数字化的要求[J].黑龙江史志，2013（17）：15-17.

[2]麦燕红.浅谈事业单位档案管理的优化与现代化路径[J].黑河学刊，2011（10）：162-163.