浅谈高校管理之教学秘书的重要性和稳定性

冯利臻　吴宇

摘 要：教学秘书是高校教学管理队伍中的最基层的专职管理人员，具体负责学院的教学管理任务，在教学管理工作中发挥着重要作用。认清教学秘书队伍建设的重要性，建设一支素质高、业务强、队伍稳定的教学秘书队伍刻不容缓。

关键词：教学秘书；教学管理；重要性；稳定性

一、教学秘书在教学管理工作中的作用

（一）系、院领导的参谋和助手

高等院校主管教学的系主任、院长通常属于“双肩挑”的人员，因此，大量的教学管理实际上是由教学秘书来完成的。这就需要教学秘书当好领导的参谋和助手，协助系、院领导进行教学管理，协助领导完成日常的各项管理制度。比如调课、教材管理各项工作，学生办理学生休学、复学、转学、免修、重修等工作，传达组织和参加教研、教学竞赛活动，协调各实验室建设和实验教学管理工作等等。

（二）桥梁和纽带作用

教学秘书在工作中接触的人很多，接触层面最广，既与领导接触，也与教师接触，并且直接接触学生，既要把领导的决策向下傳递，又要把教师和学生的建议和意见向上反馈。在领导、老师和学生之间起到承上启下、上传下达的桥梁和纽带作用[1]。

教学秘书在处理日常教学行政工作中，必须处理好三对主要关系。第一， 教务处与院、系之间的关系。第二，院、系与教研室、实验室之间的关系。第三，任课教师与学生之间的关系，因此起着其他人不可替代的协调和信息沟通纽带作用，保证教学活动正常有序进行。

二、教学秘书的现状与分析

高校教学秘书队伍建设是高校教学管理队伍建设的一部分[2]，虽然各高校都在加强教学管理队伍建设，但是高校往往比较重视专任教师队伍建设，如人才引进、在职进修等等，而在教学管理队伍的建设中却只重视高、中层管理人员的配置，往往忽略了教学秘书这一基层管理队伍的建设，因此教学秘书成了学校很重要，而又不被重视的一个群体，教学秘书队伍的现状令人堪忧，存在的问题如下：

（一）学校重视程度不够，经济待遇低，队伍稳定性差。

教学秘书工作很重要，也很辛苦，但并没有得到应有的关心和重视。由于事务大而忙，外出参观学习、专业培训和进修的机会很少。据了解，有的高校，十多年来从没有组织过教学秘书外出参观学习，也没有送过一个教学秘书进行教学管理专业的进修和深造，长此以往，其进取意识和思维能力将变得越赛越低，无法提高工作效率和教学管理水平[3]。另外，教学秘书在评职称、津贴、晋升等方面都较其他系列难。和专职教师及其他教学管理人员相比，教学秘书的工资、津贴也比较低。教学秘书不安心，队伍不稳定，无疑对高校的教学管理是一个严重的影响。

（二）教学秘书工作面广，工作任务繁重琐碎。

教学秘书工作所涉及的面广而多，整天面临着琐碎而庞杂的管理服务工作，完全可以用 “忙”“杂”两个字来概括其工作。包括：开学前到学校协助教务处排课，整理每学期所有教学课程：包括课程性质、学时、授课班级等信息，组织批改补考试卷，上交成绩，并统计填写每个老师判卷数目。期中教学检查包括学生座谈会情况、批留作业情况、教师教学文档上交情况等的收集、整理、汇总工作。期末收集整理并归档期末试卷和纸质成绩、电子成绩、试卷分析、电子试题及答案、实验和实践教学等文档，并认真复核是否符合我校的规定；征订下学期教材、整理下学期理论、实验、实践和选修课课程等；这些繁琐巨细的事情都使教学秘书忙得没有喘息的机会。

（三）精神负担重，思想压力大。

1、教学秘书的工作性质与其他工作不同，时间限制性强，工作任务必须按质按量按时完成。如果因为忙于其他工作而影响了考试的正常进行，就是工作失职。

2、教学秘书的工作是进行教学管理，就必须要把好教学质量的关口，凡事要出以公心，坚持原则，因此在工作上无形中便会引起别人的误解。特别是因工作太忙应付不全而出现某些工作差错，又得不到应有的帮助和理解，这种压力更大。因此，教学秘书们长期处在一个精神高度紧张、思想负担很重的状态下工作。

三、教学秘书的稳定性

由于以上原因教学秘书人员的流动性很大。而教学秘书的稳定性对于院系来说又是非常重要，因此，要想要想充分调动教学秘书的积极性，稳定教学秘书队伍，需要采取以下的措施：

（一）重视教学秘书工作，加强教学秘书队伍建设：有计划的培训和交流

由于管理的新思想、新技术、新手段不断涌现，有力地推动着高等教育向前发展。高校教学管理要想适应这种变化，必须每年定期的对教学秘书进行业务培训或研讨交流会，以增拓他们的视野、思路，为提高和完善教学秘书业务水平创造机会[4]。让每一位教学秘书都感到自己有良好的发展方向与前途，从而提高教学秘书的工作热情和整体素质。

（二）完善管理制度，加强鼓励机制

为了使教学秘书不断提高自身素质和工作水平，学校需要制定出行之有效的教学管理规章制度，使教学管理工作有章可循，工作简单易行。为加强教学秘书的稳定性，引入激励机制，加强竞争，实行岗位责任制、聘任制，把考核与评职称、晋级、增资、聘用等实质性措施挂钩。对那些工作认真负责、管理水平高、工作成绩突出的人员给予应有的照顾，保护他们的工作积极性。只有这样，才能促进教学秘书不断提高自身素质和教学管理水平，稳定教学秘书的队伍。

总之，教学秘书在教学管理过程中有重要的位置和作用，学校应该有计划、有目的地对教学秘书进行业务培训和能力激发，并采用人才激励机制，让他们看到努力工作的希望，稳定教学秘书的队伍。

参考文献：

[1]陈文贵.教学秘书在高校教学管理工作中的作用及队伍建设[J].天津职业技术师范学院学报，2001，12（4）：41-44.

[2]陶玉萍.福建高校教学秘书队伍结构状况分析[J].福州师专学报（社会科学版），2000，20（2）：48-50.

[3]徐东.教学秘书在高校教学管理中的作用及素质要求[J].山西财经大学学报，2005（9）.

[4]李争.重视教学秘书培养提高教学管理水平[J].教育理论与实践，2005，12（25）.

[5]廖祖荷.重视高校教学秘书工作，稳定教学秘书队伍[J].广西师范大学学报（综合专辑），1996：121-123.