浅谈计算机信息处理技术在办公自动化中的运用

史云岚

[摘 要]随着科技的快速发展，信息处理技术的不断更新为社会带来了很大的便利。不管是哪个行业的办公信息都是非常烦琐的，随着信息量的不断增加，对于信息处理的技术要求也越来越高。如何使办公自动化更加高效，成为了各个行业的迫切需求。分析办公自动化的运用现状，并把计算机信息处理技术运用到办公自动化当中，满足不同办公信息处理的需求，才能够为企业未来的发展提供保障。

[关键词]计算机；信息处理技术；办公自动化

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.36.158

计算机技术的快速发展，使得信息技术的运用得到了推广，同时推动了计算机信息处理技术的不断更新与完善，使办公信息处理的模式得到改变。企业为了提高信息处理的效率，使办公更加快捷，都在大力引进办公自动化技术。同时在企业当中运用办公自动化，不但能够完成企业的管理结构，还能够加强各部门之间的联系，协调各部门的办公能力，极大地提升了办公效率的同时，也使企业的管理更加顺畅。可以说计算机技术的不断更新，为社会提供了更加快捷的信息的同时，也提高了各行业信息处理的能力，从而为社会创造一个更加高效的信息环境。

1 计算机信息处理技术在办公自动化中的运用

办公自动化最大目的就是简化信息处理的时间，节约成本和人工。计算机信息处理技术在办公化中的运用，能够有效地节省办公信息处理各个环节的时间，提升办公的效率，从而为企业创造更好的效益。计算机信息处理技术在办公自动化中运用主要体现在以下几个方面。

1.1 图文制作

在办公自动化的运用当中，图文制作是信息处理技术运用比较多的一项功能。它所说的图文的制作，就是把办公中需要用到一些数据或者是文字性的东西，把这些书面上的东西通过信息处理技术将其放到幻灯片的格式当中，并在其中插入一些图片、音频等，然后将其通过屏幕演示出来。这是运用比较多的办公软件。它能够让书面信息更加直观化和清晰化。而且使用这类的办公软件有利于激发使用者的创造能力。

1.2 文字处理

计算机信息处理技术主要是为了提高信息的处理能力。而在办公信息处理当中，文字信息的处理是非常重要的一环。这其中包括书信、合同以及报告等。文字处理功能在计算机信息处理中最重要。文字处理软件就是针对办公文字的信息处理软件。它的出现摆脱了纸质化的办公程序，能够将文字通过信息处理以后呈现出来，使办公更加方便和快捷。文字处理软件有很多功能，不但能够对文件进行管理，同时还能够将数据、图形以及文字进行结合，进行多项命令的执行。信息处理当中的文字处理为客户提供了多种功能选择，使得办公更加快捷。

1.3 数据处理

除了图文制作、文字处理以外，计算机信息处理技术在办公自动化的运用中还有一个非常强大的功能，那就是数据的处理。一些会计数据如果通过手工账的方式将会非常烦琐而且不利于检查和纠错。计算机信息处理技术中的数据处理功能，使得数据的处理更加快捷和准确。对于初学者而言，操作起来也比较简单，而且还有一些专业化的工具帮助初学者完成工作，这就在很大程度上减少了一些重复性以及比较复杂的计算，使得工作更加高效。而且一些数据图表的使用使得数据效果更加直观，强大的数据库功能为信息分析和财务报表的制作创造了非常大的便利。

2 计算机信息处理技术在办公自动化运用中存在的问题

经济与科技的发展，不但丰富人们的生活，同时也改变着人们的办公环境，办公自动化也在多数企业得到了实现。虽然办公自动化为办公带来了便利，提高了工作效率。但是在实际操作当中，由于各方面的限制，使得其并不能够完全适应于所有的办公环境，从而也产生了各种各样的矛盾。

2.1 实用性不强

目前多数已经开发出来的办公软件主要是服务于大多数的人群，从而满足于大众的办公需求。所以它具有很强的综合性，只有这样才能够保障自动化办公拥有较强的适用性。但是由于各行业有不同的特点，办公环境也各不相同，针对的客户群体也不相同。所以目前的办公自动化是从大众出发，而不是从客户的需求出发，这也就使得一些办公软件出现了实用性不强的问题。

2.2 缺少针对性

为了实现办公自动化，提升办公信息的处理速度，提高效率。市场上出现了很多信息处理软件。而对这些软件进行分析可以看出，在进行软件研发的时候，很多软件生产商所开发出来的信息处理软件都有一个共同特点就是通用性很强。也是说这个软件不管哪个行业都能够用，但是只能够处理一般性的问题。如果遇到某行业或者是某企业本身的专业性的信息处理问题时，就无法办公。缺乏针对性，是目前市场上信息处理软件的通病。而这样也就造成了这些软件的利用率低的问题，影响了办公自动化的效果。

3 加强计算机信息处理技术在办公自动化运用的策略

3.1 创新服务模式

只有通过服务才能制定出与之相符的办公自动化标准和办公自动化基本框架，确定服务平台的构建，最后，制定出以服务为基准的管理流程。具体实施过程包括，首先，信息处理软件提供商需要对服务模式不断进行创新，强化办公自动化服务产业化的项目投资力度，利于办公自动化服务健康、稳定地发展。作为信息处理软件提供商若要使信息处理软件更好的发展，则需要具备良好的服务能力，且该项服务能力也是促进信息处理软件发展的前提条件。由于服务和需求相辅相成、密不可分。为此在发展办公自动化的同时需要明确企业真正的需求情况，另外，需要不断改进现有的服务模式。其次，办公自动化项目的实施过程存在一定的复杂性，不同于其他项目的实施情况。需要对用户的具体需求情况进行一系列的调查，之后通过调查结果设计出与之相符的设计方案、软件及最终项目的运营。可见，这并非一个简单的操作过程。此外，供应商在发展信息处理软件的过程中，需要创建自己的品牌，并制定出与之相符的企业制度、服务标准等，使其获得更多客户的青睐及信任。

3.2 健全办公自动化功能及服务

办公自动化发展已经成为未来办公的主要趋势，且该种趋势有利于满足企业在办公管理中的各种需求情况。这就需要不断强化信息处理软件开发力度，使信息处理相关软件更加完善，功能更加齐全，便于提供更全面的服务，使其不断向深层次发展。将企业中的办公实际工作作为信息处理软件研发的前提条件，通过实际工作情况使信息处理软件功能不断得到完善。譬如有关预测方面的功能、决策上的功能及财务分析功能等。另外，信息处理软件供应商需要不断研发与之相符的软件模板，便于为客户提供多种选择，客户可根据自身实际情况选择符合自身情况的会计信息化需求。在运用信息处理软件的时候可选择自定义服务，利于企业根据自身发展情况对该软件的使用情况进行调整，从而实现办公自动化中的个性化发展需求。

4 结 论

计算机信息技术的发展，为办公自动化创造了条件。随着经济活动的不断加强，办公自动化的需求也在逐渐提高，办公自动化不但能够提高办公信息处理的速度，还能够为企业节省成本，完成企业管理。计算机信息处理技术在办公自动化中的运用虽然已经比较成熟，但是仍然存在一些问题，面对这些问题需要创新服务模式，健全办公自动化功能及服务，从而才能加快办公自动化的进程。

参考文献：

[1]刘向辉.计算机信息处理技术在办公自动化中的运用探究[J].软件，2013（3）.

[2]胡文海.计算机信息技术发展方向及其运用探究[J].煤炭技术，2013（6）：85.