浅谈办公室人力资源管理

◎ 颜媛媛 南海航海保障中心

浅谈办公室人力资源管理

◎ 颜媛媛 南海航海保障中心

本文主要从加强办公室人力资源管理的重要意义出发，对办公室人力资源管理的现状进行分析，进而提出了一些关于如何加强办公室人力资源管理的措施，希望对办公室的人力资源管理工作有所参考和借鉴意义。

办公室人力资源管理 现状 措施

随着社会经济的不断发展，经济学与人本思想的不断强化，行政、企事业单位更加重视对内部人力资源进行有效运用，单位人力资源规划、人员招聘与配置、人员培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理、劳动关系管理等人力资源管理工作不断加强。办公室作为一个单位中重要的综合管理部门，承担着方方面面的职能，在整个单位的正常运行和不断发展中发挥着极其重要的作用。因此，在一个单位中，充分重视办公室工作的重要地位，分析办公室工作人员管理现状，针对当前办公室人力资源管理现状，提出有效举措，对于发挥办公室工作人员工作主动性和积极性，提升办公室工作水平，特别是对单位整体发展目标的实现具有非常重要的作用。

1.加强办公室人力资源管理的重要意义

在现代行政、企事业单位，办公室是一个单位的日常办事机构，是不可缺少的工作部门，具有辅助领导科学决策、实现政令上下贯通、对内联系干部职工、对外联络重要工作事项等职能，在单位各项日常工作中占据重要地位。办公室作为一个综合性、整体性极强的部门，是联系整个单位运作的“大脑”，是上下沟通、左右联系的“枢纽”。充分发挥好办公室的职能，不断提高办公室工作水平就需要充分发挥办公室人力资源效能。现代社会以人为本的发展理念日益强化，人才成为发展的直接生产力，加强人力资源管理对办公室职能的发挥起着至关重要的作用。办公室人力资源管理工作性质极其特殊，办公室单位要实现持续稳定发展离不开办公室职能的充分发挥，而随着办公室工作综合性、复杂性日益增加，单位整体效能的提升，对办公室工作效能也提出了越来越高的要求。当前形势下，加强对办公室工作人员的管理，提升其工作主动性和积极性，最大限度地发挥办公室职能，实现单位更好地发展显得尤为重要。

2.办公室人力资源管理现状

2.1人员配备不足，结构不合理

在现代社会，为了追求直接经济效益，实现效益最大化，大多数单位都偏重对可以直接产生经济效益的部门的投入，往往忽视综合部门、后勤保障部门的重要作用。在人力、物力等资源的分配上也会出现类似的情况，在资源配置上向业务部门和技术部门倾斜。招录到素质较高的员工或者发掘到表现展优秀的员工时，优先考虑安排到核心业务部门工作。由此导致在配置在办公室工作岗位的人员，业务素质和能力普遍较低，特别是人员配备上往往不能满足办公室繁杂的工作要求，进一步导致办公室工作人员对岗位工作自我满足感不强，对自我价值的实现信心不足。以上因素直接导致办公室整体运行效率低下，在整个单位中占据的地位越发不高，由此牵扯单位核心部门的正常运作，从而对整个单位的发展产生极为不利的影响。

此外，还存在人员专业结构不合理的现象，多种专业人才混杂，而文秘专业、行政管理专业出身的人员较少，在行政事务处理、文件处理等工作经历基本空白，与办公室实际工作难以有效衔接。从工作经历看，大多数人都是在办公室一坐到底，经历比较单一，还有一部分不能适应办公室繁杂琐碎的工作，在工作一定时间后调动到核心部门工作。以上人员基础条件，决定了大多数办公室基础薄弱，工作中存在被动应付情况，具备较高素质的行政管理人才、能够熟练驾驭大材料、大报告撰写的“笔杆子”“一将难求”。总体看，办公室普遍存在着人员年龄老化、学历低、流动慢、专业结构不合理、履职能力差等问题。

2.2岗位设置不合理

岗位的设置和分布、职务的合理确定，是一个部门能够顺利、有效运转的重要基础。无序、混乱的岗位分布，无法促成发展稳定整体目标的实现，反而会成为造成单位内部管理混乱、阻滞发展的“绊脚石”。

办公室承担职能较多，任务零散、繁杂，实现办公室岗位设置合理化、人员分工最优化必然能够事半功倍。然而，现实中，在办公室岗位设置和人员分工时缺乏科学化分析和量化计算，一般采用简单切“豆腐块”的方式进行，无论工作多寡，每人负责一块或多块“豆腐”。办公室工作量分布不均衡，这样往往导致忙的忙死、闲的闲死，极大影响大家的工作积极性。在人员分工中，论资历排行、拈轻怕重的现象比较普遍，如果不能实现岗位履职要求与人员能力素质对应，势必会影响个人工作效能的发挥，导致不适岗、大材小用现象。在岗位设置中，没有对每个人工作量的考量，急缓不分，容易导致时效性强、需要实时反馈的工作因为其他日常性工作的掣肘，不能及时完成，影响工作效率。

2.3缺乏有效的激励机制

现代社会是一个经济迅速发展的社会，也是一个充满竞争的社会。通过对自身素质和周边环境的分析，每个人都会确立自己的发展目标，对个人职业发展有一定的规划。办公室工作人员，长期局限在同一部门中，晋升渠道受限，导致工作积极性不高。单位对办公室工作人员素质提升的投入较少，对办公室工作人员的培训安排得较少，无法获得自我素质的提升，在工作中仍然处于低效率、出错多、重复做工的状态。办公室工作的琐碎性决定了工作业绩不容易体现，现有目标考评机制对办公室业务工作的考核难以体现公平性、全面性，对新进人员来说，不容易做出成绩，工作主动性不高。

3.加强办公室人力资源管理的有效措施

3.1重视办公室工作人才选拔，优化人员结构

随着现代社会科学技术的进步，现代管理机制的引入，单位也应该转变管理理念，对各部门承担的职能和发挥的作用重新评估，实现各部门均衡发展。特别要摒弃重业务轻综合的观念，重视办公室在整个单位运转中的“润滑剂”、“调和油”作用，在引入办公室综合人才方面加大力度。一是按需定编，合理确定办公室人员编制，承担工作职责较重的、长期负荷过重的，应相应增加人员，而对于因整体素质较低导致重复作业较多、存在冗员现象的，要适当的调整分工、精简人员。二是在办公室工作人员的选聘上，优先考虑高层次高素质的人才，要求既能适应办公室综合工作的需要，也能带动整个办公室工作实现科学化、高效化，实现办公室人员学历层次的提升和结构的优化。三是畅通人才交流渠道，选贤用能不拘泥于部门、岗位的限制，综合管理能力强的业务人才也可以提拔到办公室任职，作为对个人综合素质的一种历练，办公室工作人员也可以交流到不同岗位，加强对单位方方面面工作的认知了解，实现业务素质的提升，这将更加有助于办公室整体素质的提升。

3.2优化岗位设置，实现合理分工、组合最优

一个部门的岗位设置，应根据形势发展需要，结合单位战略或组织结构的调整，实现协调配合、优化组合，并定期审查合理性，不断优化、调整部门的岗位设置。现代办公室业务的发展与以往相比也有了较大区别，各种信息化手段的应用也迫使办公室分工格局和岗位设置面临变革。一是综合考虑单位工作特性和办公室工作情况，不搞一刀切，按照单项工作量多少、工作复杂难易程度以及分工均衡原理，科学、合理确定岗位职责。每个单位情况不一样，采取的分工模式和岗位设置也允许存在差异，不能生硬的照搬照抄他人经验。二是从非科学的岗位设置转向专业化的科学流程设置，对办公室各项业务进行梳理，建立精简、高效的业务流程，综合业务流程各节点，消除上下交叉、重叠多头部分，去除重复冗余，实现分工合理、配置最优。

3.3建立科学的激励机制，最大限度激发工作主动性和积极性

现代管理理念强调“以人为本”，重视开发人力资源，激发人的潜力，从而提升整个组织的竞争力。办公室人力资源管理工作也要不断创新人才管理理念和管理方式，切实重视职工的精神、物质需求，制定相应的人力资源管理举措，建立激励机制，充分调动办公室工作人员的积极性和主动性。建立科学的考评机制是激励机制的重要一环，是人力资源管理的核心。科学的评估机制应该包含岗位适应性、工作责任性、完成工作的质量和效率的考评等，通过考评可以实现对优秀员工的奖励，对不合格员工的淘汰。在党政机关、事业单位和企业中，实行竞争上岗的选人机制和优胜劣汰的用人机制是必然的趋势，只有让真正有能力的人才脱颖而出，实行低素质的、不适岗的人员淘汰制，才能够营造内部良性竞争氛围，充分激发员工的工作积极性。培养员工建立职业发展规划，激发员工的自信心，引导员工重视办公室岗位工作价值和自身发展潜力，加大办公室业务培训力度，提高业务熟练度和竞争力，都是激励员工在办公室工作岗位上重视自身价值、不断进步的有效手段。