档案电子化管理的可依赖程度

洪云鹏

【摘要】 档案所蕴含的的信息量巨大，也关系着人们的工作与生活，传统的档案管理手段和程序相对来说比较陈旧复杂，常常会产生记录失误，而现代化的档案管理手段虽然简便快捷，错误率低，但也存在许多亟待解决的问题，单一的传统管理与单一的电子化管理都不能保证档案的科学性，因此，探究档案电子化管理的可依赖程度，将二者有机结合，才是未来档案管理的新途径。

【关键词】 档案管理 电子化 问题 可依赖程度 优势 劣势

与传统纸质文档相比，电子化的档案更加节省人力和物力，占用的资源减少，管理的效率自然会随之提高，根据当前我国档案电子化管理的程度来看，管理人员的负担越来越小，纸质档案逐渐淡出人们视线，越来越多的机读档案建立起来，使得管理人员越来越依赖电子化的档案管理，某种程度上来说电子化档案管理为该工作开辟了新途径，使档案管理工作更加流畅，人们查阅、提取等环节更加快捷迅速，但电子化毕竟是计算机系统为载体，很难做到万无一失，由此可见，档案管理工作可以依赖电子化，但却不能完全依赖，应当将人工管理与电子化管理相结合，才能做到真正的科学管理。

一、目前档案管理存在的问题

1、信息化水平较低。就目前档案管理工作看来，信息化的水平还不够高，虽然我国科技水平逐渐提升，但却仍然跟不上膨胀的信息资源，档案管理的过程中，只能通过计算机网络和软件进行记录和查询，却无法有效智能化管理，各个部门所开发利用的软件不互通，使得一些档案在调动的过程中容易出现乱码、错档的现象，不仅如此，成熟的信息管理软件与查询软件目前还无法互通，造成了工作上的困难，许多文件档案不能通过计算机和互联网完成调动查询，不符合当前我国信息科技发展水平，也不符合大量信息处理的要求，大大制约了档案电子化管理的进程[1]。

2、管理人员不规范。虽然电子化的档案管理是今后发展的必然趋势，但无论多么智能的电子化管理都离不开人员操作，就目前情况来看，从事档案管理工作的相关人员素质并不均衡，仍有许多岗位人员甚至连基本的计算机操作都不能完成，而电子化档案管理又是一项需要专业技术的工作，仅靠耐心、细心和传统的纸质档案管理经验并不足以完成和完善，原本应当高效的电子化档案管理不能发挥其全部作用，信息化与电子化的进程自然受到影响[2]。不仅如此，许多单位为了减少人力和物力的投入，很少及时更新电子化档案管理的设备，陈旧的设备并不能支持逐渐发展的现代化信息资源数量，对人员的选聘也以原有的纸质档案管理专业为主，忽视了计算机管理专业人才的重要性，导致了档案管理工作过程无法跟上时代进程，对人们的生活工作有极大影响。

二、档案电子化管理的可依赖程度分析

2.1优势分析

想要分析档案电子化管理的可依赖程度，首先就是要明确其优势，在针对其优势条件的基础上寻找其劣势，并寻求改进措施，如此才能保证档案电子化管理的有效应用。档案电子化管理的优势一共有两点，第一点是缩短了档案信息的加工时间，对于一些单位部门来说，档案的整理过程漫长而持久，这是由于档案信息的多样和多变，多样的档案需要很长时间的规整，而许多档案常常由于人工整理的漫长时间而失效，档案电子化管理大大缩短了档案整理的时间，由于计算机管理有即时性，档案一经软件录入即可进行自动排布，机读文件的速度要远远小于人工整理，提高了档案的存在价值；第二点是拓宽了档案管理工作的范围，传统的档案管理工作相对来说比较片面，分类信息的处理分发要不断调动，而电子化档案管理可以利用电子文档多方拷贝传送，使得档案管理工作所涉及的方面更广泛，也非常有利于提升档案管理工作的地位。

2.2劣势分析

虽然档案电子化管理的优势明显，但也存在一定劣势，众所周知，档案的数据应当是真实可信的，而电子化的过程中，档案的真实性很容易产生偏差，也就间接反映了电子档案的安全性，如果对电子化管理的依赖性过高，很容易导致管理工作过程出现重大安全失误，不仅如此，电子设备需要电力供应，软件也需要定期维护，如果电子设备或软件出现问题，档案的查询、调动等一系列工作都将无法运作[3]。

由此可见，电子化档案管理虽然是社会发展的一般趋势，但也不能完全依赖于它，无论管理软件、系统和信息技术多么先进和发达，仍然需要人力去操控，想要将电子化档案管理普及，就必须将传统管理与电子管理相结合，使二者优势互补，不论哪一方出现问题另一方都能及时解决，从而带动档案管理工作的有序发展。

结论：档案电子化管理的重要性不可忽视，这是由于技术水平的提高和信息爆炸时代的来临，然而，相关部门却不能太依赖档案电子化管理，电子设备和信息技术始终都需要不可控力支持，人类的操控只是其中一环，因此，促进人力管理与电子管理的有机结合，才是档案管理工作发展的必然趋势。

参 考 文 献

[1] 齐宗元.档案电子化及电子档案的整理与保护漫谈[J]. 人力资源管理. 2013（06）

[2] 李爱锋.电子档案信息安全管理面临的问题及挑战[J]. 电子制作. 2016（08）

[3] 李效蕊.图纸档案电子化管理的实践及应注意事项[J]. 档案管理. 2016（05）