自主研发的教务电子档案管理系统应用效果研究*

李丹，马微，曹艳丽，林英，刘冰

（牡丹江医学院，黑龙江牡丹江157011）

自主研发的教务电子档案管理系统应用效果研究*

李丹，马微，曹艳丽，林英，刘冰

（牡丹江医学院，黑龙江牡丹江157011）

随着社会信息化高度发展，教务档案电子化已经是发展的必然趋势。笔者高校自主研发了教务电子档案管理系统（即EEAM系统）进行试运行。本文通过调查问卷对EEAM系统进行了调研，通过数据分析得出教务档案管理者的信息素养越高对电子档案的管理系统越认可，同时通过数据的频率分析，可以为EEAM系统的后期修订和完善提供有针对性的依据。

教务档案；管理系统；EEAM系统

在高校的各项管理工作中，教务管理是核心工作，而教务档案的管理则是教务管理中一个重要的内容之一。教务档案管理工作是为提高教学质量、促进教育教学水平、培养高质量的人才提供服务的。由此可见，教务档案管理工作是学校管理工作中一个重要的组成部分，教务管理水平的高低体现了学校教学管理水平的高低，关系到学校在当前社会竞争中的发展与地位［1］。

在当代高校扩招和社会信息化高速发展的背景下，教务档案作为高校教学中的重要信息来源之一，除了要真实呈现高校管理工作的历史记录外，还要为教学评估提供档案信息服务。因此，无论是从管理层面、还是服务和利用层面上讲，建立教务电子档案管理系统都具有其积极的重要意义［2］。

笔者学校根据工作需要自主研发了教务电子档案管理（Educational electronic archives management）系统（以下简称EEAM系统），在教学职能部门和所有教学单位中进行试运行，经过近一年的使用，笔者自定义调查问卷对EEAM系统的应用效果进行了问卷调查，以期从问卷的数据分析中找到如何改进完善EEAM系统的有效途径和方法。

一、研究方法

本次调查对象选择了笔者学校的教学管理人员，包括教学职能部门的管理人员和各教学单位的教学管理人员。调查问卷采取现场发放回收的方式进行。

笔者自定义了调查问卷，共分为两个部分。第一部分调查了被调查者的自然情况，包括性别、年龄、学历层次和信息素养等情况；第二部分针对使用者对EEAM系统的稳定性、美观性、操作方便性、安全性、导航功能功能设计、功能模块设计、使用频率、查找获取文件的便利性、档案资料的共享性、权限分级的满意度、是否提高了工作效率和质量以及EEAM系统与传统纸质档案存档的共存性等方面进行了调查。

采用SSPS16.0软件进行统计学分析，计数资料采用频率和百分率进行表示。将问卷第二部分的题目进行量化计入EEAM系统总体评价，然后与被调查者的性别做t检验进行分析，与被调查者的年龄和学历层次进行方差分析，与被调查者的信息素养进行相关性分析。所欲统计数据以P＜0.05为差异有统计学意义。

二、调查结果与分析

发放问卷50份，回收问卷50分，回收率100%，有效问卷50份，有效率100%。

表1　EEAM系统总体评价与被调查者性别的比较

从数据对比结果来看，P＞0.05，无统计学意义，说明被调查者的性别对调查结果没有影响。

表2　EEAM系统总体评价与被调查者性别的比较

从数据对比结果来看，P＞0.05，无统计学意义，说明被调查者的年龄对调查结果没有影响。

表3　EEAM系统总体评价与被调查者学历层次的比较

表4　学历层次两两相关比较

由上述统计数据分析结果可以看出被调查者学历层次的高低对EEAM系统使用的认可度显著相关。大学本科与硕士研究生对EEAM系统的认可度没有差异性，但是具有博士学历的被调查者与其他学历层次的调查者对EEAM系统的认可度有差异性，说明高学历的教学管理人员更能接受EEAM系统，认为在信息化的今天，档案管理的信息化是档案管理工作的未来发展趋势。

表5　EEAM系统总体评价与被调查者信息素养的相关性分析

从上表可以看出r=0.351，P=0.012＜0.05，具有统计学意义。说明被调查者的信息素养的高低与EEAM系统的总体评价显著相关，信息素养越高的教学管理人员更能够接受EEAM系统，对EEAM系统给予了较高的评价。

表6　EEAM系统的满意度调查n（%）

表7　EEAM系统的使用频度调查n（%）

表8　 EEAM系统的对提高工作效率和质量的调查n（%）

表9　EEAM系统与纸质档案的共存性调查n（%）

从对EEAM系统设计的各方面指标的频数分析数据上来看，有72%-82%的被调查者认为EEAM系统无论是在系统的稳定性、系统的美观性、操作的方便性、系统的安全性、导航功能的实际上、功能模块的设计上、查找获取文件的功能上、档案资料的共享性还是权限分级的设置上都认为是“满意”或“一般”，只有8%以下的被调查者对EEAM系统的个别方面“不满意”，12%-22%的被调查者对EEAM系统的各方面设计“非常满意”。由此可见，对于EEAM系统我们还将在细节处进行修订完善，以期达到用户的使用要求，为学校教务档案的管理信息化提供保障。

从数据分析上看，有84%的被调查者在工作中会经常使EEAM系统，使用频率可以到达“每周至少一次”或“几乎每天都使用”（半数以上的试用者可以达到这个频率）。可见EEAM系统的设计比较符合学校教务管理工作的需要，能够在工作中发挥电子文件收发、档案管理等功能，同时也有近80%的被调查者认为使用EEAM系统后，的确提高了工作效率和工作质量。对于档案管理的信息化正在发展进程中，在实际工作中我们应该如何平衡电子档案管理与纸质档案管理工作呢？通过调查有半数以上的教学管理者从实际工作出发，一致认为在档案管理工作未来的发展几年内，无论是电子档案管理还是传统的纸质档案管理都不能完全占领档案管理工作领域，二者在档案管理工作都有着举足轻重的作用，要有机的结合，相辅相成，充分发挥各自的优势，只有这样才能构建档案管理新框架，将档案管理工作做到尽善尽美［3］。

三、加快档案管理信息化的建议

教务档案管理工作的真实性也记录了高校生存和发展的历史进程，同时教务档案管理工作价值和功能决定了其在学校教学管理中的重要地位，所以教务档案室办好学校的重要基础工作之一，这就要求学校领导和教学管理人员要更新观念，提高对档案管理工作重要性的认识。尤其在高科技不断涌现的今天，已经打破了传统档案管理的发展格局，在电子档案管理发展的进程中，我们要加大在人力、财力、设施上的投入，建立严谨的档案管理秩序，提高档案管理的标准化程度，形成科学的档案管理方法，才能使教务档案管理工作尽快的想现代化管理发展。

通过研究数据可以看出，对于EEAM系统在今后的高校教务档案管理工作中要不断的根据实际工作需要修订完善电子平台建设，无论是系统的稳定性、界面的美观性、功能模块的设计和使用的便利行，还是高效的检索工具的设置，权限分级设计等方面都要随着社会信息化程度的提高而不断改进完善，尤其是要加强档案信息安全保障体系的建设，加强对档案工作的管理、监督和指导，加强对档案信息的安全性管理，加强档案备份的安全性管理，加强档案共享的安全性管理，同时也要加强档案的网络安全性，保证电子档案信息的质量，确保档案的安全性、真实性和完整性。

高校教务档案管理工作的重要性决定了档案管理工作者要具备专业的职业素质，即教务档案管理工作者要树立强烈的事业心和责任感；要不断提高自身的专业知识和专业能力；要有严谨的工作作风、爱岗敬业的职业道德；要强化服务意识，甘于奉献的服务精神。档案管理信息化的发展决定了档案管理工作者要具有较高的信息素养，从文中统计数据分析来看，信息素养高的被调查者更容易接受EEAM系统，对档案管理的信息化更能认同。所以要提高教务档案管理者的综合素质，教务档案管理者不仅要掌握现代科学管理素质、现代科学知识，还要掌握办公自动化知识和各种档案管理软件的使用，提高管理者的信息素养。只有这样才能优化档案管理工作，提高档案的管理效率，构建专业的档案管理服务平台。

总之，随着计算机技术的广泛应用，高校教务电子档案管理系统是学校档案管理工作发展的必然趋势，我们不仅要对EEAM系统进行开发使用，后期还要不断的进行修改和维护，以期达到电子平台为教学管理服务的目的，同时教务管理人员也要加强自身综合素质的提高，为高校教务档案的管理工作提供人力和物力的保障。

［1］吕小明.高校电子文件管理研究［J］.中国高教研究，2010（2）：68-69.

［2］刘明婧.高校教务管理信息化建设现状及对策［J］.教育与职业，2013（12）：41-42.

［3］陈勇，谢余生.电子文件与纸质文件管理流程的比较分析［J］.档案学研究，2007（6）：54-55.

（编辑：王晓明）

G434

B

1673-8454（2016）05-0038-03

牡丹江市科技局计划项目“高校教务电子档案管理系统的设计与研发”（G2014b1580）；黑龙江省学位与研究生教育教学改革研究项目“牡丹江医学院研究教育教学质量保障与评价体系的构建”（JGXM-HLJ-2015138）；黑龙江省学位与研究生教育教学改革研究项目“学科建设与研究生教育资源配置的微观层次研究”（JGXM-HLJ-2014148）。