浅谈对基层档案管理工作的认识和展望

魏征　谭长可

【摘 要】基层档案管理工作是档案管理工作的基础，也同样是当前我国市场经济环境下发展档案事业的重点和难点。基于上述情况，在本文的研究中，从现阶段基层档案管理的现状出发，重点分析了我国当前市场经济形势下的档案管理队伍建设、档案管理工作的现代化以及信息化相关内容，并对基层档案管理中存在的重点问题，给出针对性的意见和建议。

【关键词】档案管理；现代化；信息化

1 当前的基层档案管理工作所面临的挑战

现阶段，基层档案管理工作的主要包括文件存档、会议记录、档案信息管理等各个方面，最突出的要求是在科学的档案管理理念引领下为基层单位的日常工作提供坚实的数据支持。随着我国市场经济的快速腾飞以及科学技术的突飞猛进，各领域新型技术不断涌现，传统的档案管理已经与基层档案管理工作的实际需求不再对称。就目前的工作情况来说，许多基层档案馆还囿于传统管理模式，档案管理现代化建设举步维艰，我国基层档案的数字化管理水平仍然较低，基层档案信息的规范化和标准化建设进度也十分缓慢。同时，基层档案管理工作水平的较低，大多缺乏一支专业技术过硬的档案管理人员队伍，高素质多技能的复合型档案管理人才匮乏，无法适应日新月异的档案管理工作这种新常态。这些因素造成专业性较强的档案庞杂纷乱，翻阅起来犹如大海捞针，得不到专业整理和收集。同时新形势下，我国信息技术产业的高速发展，为无纸化档案管理工作的开展提供了必要的技术支持，但也出现了电子档案、声像档案等新型档案，客观上要求我们必须改进现有的基层档案管理工作并加强其技术水平。这就如鸟之双翼，车之双轮，以上两种情况必须同时加以解决才能扭转目前的不利局面。

2 建设中的对策

2.1 提高基层单位档案管理人员素质

档案管理工作的改进必须坚持“以人为本”的创新理念，换句话说就是档案管理人员的业务素质的高低直接影响基层档案管理水平的优劣。档案管理人员唯有爱岗敬业的工作作风、娴熟的业务技能、较高的综合能力，才能在档案管理和利用过程中发挥应有的作用。所以要提高基层档案管理工作，就必须一切从“人”抓起，这个“人”就是基层档案管理人员的业务能力。庞大且系统的档案管理工作对工作人员能力要求较高，不仅要及时更新专业知识、洞察社会热点，拥有开阔的视野，还要有强大的知识储备，较高的人文素养，同时全面提高综合素质、综合能力，多与地方档案行政管理部门联系沟通，学习掌握新的档案法规和新的档案业务规定，才能够胜任新时期下的档案管理新工作。

首先，要加强基层档案工作者的职业道德建设，增强爱岗敬业意识，提高思想觉悟；要打造一支服务型的档案管理队伍，在岗兢兢业业工作，养成善于吃苦，敢于吃苦，不怕吃苦的崇高精神，这就要求档案人员有兢兢业业的工作态度、无私奉献的工作作风。此外，要成为一名合格的档案管理工作人员，仅有良好的职业道德是远远不足以胜任的，较强的业务技能是必须要具备的，基层档案管理人员只有具备了较为深强的专业技能才能在以后的工作中对各项档案管理业务做到得心应手，有条不紊。

对专职的基层档案管理人员继续教育和业务培训应不拘一格，可以选出代表参加各种情报学学术会议及报告会，并在会后召开大家集体学习新的知识和管理经验。也可以定期组织同行间的学习交流、经验研讨等各种交流方式以促进思想和眼界的提高和开拓，而最终的目的是促进大家的共同提高。就普通兼职档案管理人员来说，应坚持“学用结合、按需施教、重视实效”的方针来指导工作，切实践行“学以致用”这一准则，重点在于进行档案基础知识的学习培训，如档案的收集、整理、分类、立卷、检索、利用等基础技能，使其较好的掌握基层档案管理的常识性知识并明确其负责上交并归档文件材料的范围。

2.2 加快档案管理信息化步伐和数字化建设

数字化的信息已经渗透到社会生活的各个领域，为人们的生活、工作和学习带来了很多方便。传统的基层档案管理模式显然已经难以适应当前数字化发展的各种要求，这时基层档案工作数字化管理体系的建设就显得尤为重要， 迫切需要对传统的基层档案信息管理模式进行创新和发展。因此， 我们必须顺应信息时代的发展趋势，加大现代网络技术和数字信息通讯技术在基层档案管理中的应用， 创新基层档案信息管理的方式与方法，尽快建立科学、规范、高效、实用的数字化管理体系。尤其是以计算机技术的应用为代表的新型档案管理体系使得档案管理工作变得更加高效和方便，在档案整编、检索、统计及借阅等方面显示出突出的优势。利用计算机可以快速方便的建立档案编制体系，以著录项目组成档案机读目录数据库，可根据不同要求，利用库内数据自动编制档案体系。其突出的特点还在于能够实现数字化的档案检索，快速查找到特征文献，节省大量时间。计算机可根据所输入的检索条件和特征，快速检索出符合条件的档案目录及文献并做到精确定位。大量节省人工翻阅查找的时间与精力。

不仅基层档案数字化建设力度要不断加强，而且应当以提高整个系统的工作效率和服务能力为根本出发点，即提高各个子系统网络的相互连通，实现资源共享，只有这样才能充分发挥自身的整体优势和潜能，提升基层档案数字化系统整体管理水平。

数据库建设是依托先进的信息技术对基层档案进行科学的管理和方便的使用对基础档案数据库系统的建设，它是一个系统、长期而又重要的任务，数据库的建设应当经历一个从单一到复杂的逐级递进的进程。因此，相关基层档案管理部门要持续增加投入，把各基层单位档案目标库的建立与综合数据库的逐步完善有效结合起来，善于利用现代先进的信息技术打造出数字化的资料管理库，实现档案信息资源的共享和优势互补。为真正实现基层档案管理制度的现代化、数字化迈出坚实的一步。

3 总结

基层档案管理工作是我国档案管理事业的基础，目前也同样是我国市场经济发展取得新突破的重要基石。把基层档案工作做好事关我国现代化建设成败，是促进经济建设及各项事业发展的重要一环。时代在进步，社会在变革，而我们的档案管理工作也应该与时俱进、开拓创新、认清形势、加快步伐，进一步解放思想，转变观念，以新的工作方法将基层档案管理工作做扎实，做细致；做出水平，做出亮点，以适应新形势下所面临的工作挑战。为我国基层行政生活和社会活动提供服务，为我国经济将建设提供服务，为全面建成小康社会，实现两个“一百年”奋斗目标和中华民族伟大复兴“中国梦”这一宏伟蓝图提供服务。

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[责任编辑：杨玉洁]