Wford模板在航天技术文件中的应用

周国涛　张小波　吴思　郭晓蕾　张晓娟

（北京宇航系统工程研究所，北京，100076）

Wford模板在航天技术文件中的应用

周国涛张小波吴思郭晓蕾张晓娟

（北京宇航系统工程研究所，北京，100076）

文摘：阐述企业对Word文件样式的细化要求，总结归纳航天Word文件模板定制的具体做法，介绍模板的应用效果。

航天技术文件；文件标准化；定制模板。

在航天产品研制过程中，需要编制大量各种格式的技术文件。从文件数量上看，一半以上是Doc格式。为提高航天技术文件的编写效率和规范性，我们结合QJ 1714《航天产品设计文件管理制度》标准规定的技术文件格式要求，采用多级自动编号、双页模板自动换页等技术，对Word技术文件模板的外观样式、书签、段落样式、字体样式进行了统一，规范了航天技术文件的编制，提高了信息化管理水平。

1　航天技术文件的形式

航天企业承担的航天产品从预研到批产的整个研制过程，涉及机械、电子、化工等多个领域，与其它制造类单位相比，航天产品技术文件的种类繁多，格式要求严格，编写要求更加细致。

1.1技术文件的表达方式

航天技术文件按表达方式可以分为各类研究试验文件、图样文件、文字内容设计文件、表格内容设计文件等，各类文件还包含对应的更改单、技术通知单 （偏离单）等。每个类别一般还会进一步细分为一级或两级子类，每类文件的文件编码、审签流程、生命周期不一样。不同文件类别对应的管理方式、文件属性、电子文件格式不同，可以作为各类信息系统中技术文件的建模依据。

1.2技术文件的电子格式

初步统计，我单位每年编制各类技术文件约5万份，其中用Word软件编制的Doc格式的技术文件占了一半以上。各类技术文件常用的电子格式见表1。

表1　航天技术文件的电子格式

其中，表格内容设计文件、更改单和技术通知单 （偏离单）曾经采用Dwg格式，方便与相关的图形文件一起管理。但由于Autocad的编辑功能远不如Word方便，这类文件早已经统一为Doc格式。

1.3技术文件的签署

文件签署的信息是可以利用信息化工具写入到文件中的信息，包括文件属性和审批流程信息。文件属性主要包括文件名称、代号、型号（产品）代号、阶段、密级等属性，一般在文件封面或页面底部标题栏区。审批流程信息文件审签单位、人员、时间等记录，位置在文件的封面或首页底部的标题栏，会签信息在左侧装订区空白位置。

2　技术文件模板的定制要求

2.1格式标准化

在用Word软件编辑Doc格式技术文件时，如果没有统一段落样式的模板文件，技术人员会在系统默认样式的基础上修改或增加，Word会自动记录修改的样式并自动命名，造成文件中的样式很多、名称不一致，基本无法重用。

在不同文件之间复制粘贴内容时，同名样式会以目标文件为准，也就是源文件的同名排版样式可能丢失，新样式带入到目标文件，目标文件样式增多，都会造成使用中样式混乱。

因此，合理规划模板中的段落样式名称是非常重要的。按统一的标准在模板中建立完整的规范命名的段落样式库，包括中英文字体、段落间距、行间距以及对应的多级编号。样式库的定制修改是一项繁琐的工作，需要多年的持续改进和磨合才能在单位内部统一。

2.2简化编辑操作

在模板定制过程中，还需要考虑根据技术人员的使用习惯，简化文件编辑的操作步骤，提高文档编制效率，如自动进行章节编号、图表编号、预先定义后续的段落样式等。在模板预先定义默认的后续样式方便操作，如技术通知单 （偏离单）的基本属性是由系统自动回写的，正文区第一行的样式默认为 “技术通知单标题”样式，回车后自动调整为正文样式。

模板应具备完善规范的样式库，如正文章节段落样式、章节编号、附录编号、图表编号等，采用多级编号的样式库可以大大简化格式设置操作，在文档编辑过程中可以快速刷新格式，在章节变化时实现编号的自动更新。

2.3便于管理文件信息

Word技术文件模板中应包含完整规范的信息标记，如书签、域，这样在信息系统中创建、修改、审签时，可以对文件信息进行提取和回写。模板文件应定义完整规范的书签，如型号代号、文件代号、文件名称、阶段、密级、各级签署的位置等，明细表和更改单等表格也需要用书签标记，便于信息的提取和回写。

3　Word文件模板的定制

Word编辑功能强大，一般不需要开发即可实现模板的大部分要求。但是Word本身在样式定制上具有方法多样、功能分散、操作繁琐、功能不稳定等特点，需要进行长期的摸索总结和持续改进。

3.1外框元素模块化

根据QJ 1714.4B《设计文件的格式》，技术文件由附加栏和标题栏组成，附加栏通常由版本号、密级、会签、底图登记号、页码等组成。定制技术文件外框元素有3种常用方式：表格、线条和文本框。表面上看，表格最容易实现，在早期技术文件封面和技术通知单 （偏离单）模板中大量使用表格拆分合并的方式定制，但实践表明，不同表格间容易产生干涉，导致复杂表格的拆分合并和调整困难。由于表格在页眉页脚中定位困难，早期模板使用线条组合定制页眉页脚中的附加栏，调整起来也比较麻烦。

在定制QJ 1714.4B模板时，采用模块化定制技术，构建常用外框、标题栏、会签栏等模块，每个模板是一个内部嵌入表格的文本框，表格单元格内可以直接插入书签。文本框的定位非常准确，避免了嵌套表格编辑困难和表格间互相影响的问题以及设计师误操作引起的模板样式变更。模块化模板示例如图1所示。

图1　模块化模板示例

图1为定义了书签的标题栏模块，文档属性和审签信息等按规则定义书签标识位置，内部线条使表格便于绘制，外边框使文本框不受其它表格干扰。在定制不同幅面和不同格式的模板时，标题栏模块可作为一个整体，与图框、会签栏等模块组合而成，提高了定制模板的效率。

3.2样式标准化

QJ 1714.8B-2011《文字内容设计文件的编制》对文字内容设计文件封面、正文、标题栏的的字体、字号有了明确规定。实际在正文编辑时还涉及到更多的段落和文字样式。我单位内部标准对QJ 1714.8B进行了进一步补充说明，详细规定了：封面、正文、目次、附录的样式，包括章节的中英文字体、字号、段落间距、行间距，正文编号，图、表编号；公式、引用、注等编写要求。

如果没有统一的文件模板，设计师在编辑文件时按标准调整格式的工作是非常繁琐的。我们把各级样式定义在模板文件中，形成标准的样式库，包括引言、章标题、章标题无标题、某级无标题头、某级有标题头、表格字号、参考文献编号、附录、附录标题、附录表、附录图、公式等格式，设计师在编辑时可以方便地选用样式刷新。另外，目次 （目录）的样式，也需要直接定义在模板目次样式中，编辑时可以直接生成符合要求的目录格式。

3.3多级自动编号

技术文件中的编号主要包括段落编号、图表编号、附录编号、附录图表编号、公式编号等。Word中可以使用段落编号、题注、域等方式实现自动编号，使用模板实现多级章节的自动编号。经过验证，除公式编号需要使用Mathtype外，其它编号都可以使用Word的样式定制实现，与其它段落样式一样使用样式库刷新，操作简单。

技术文件模板编号的难点主要有两处：①章节的编号，一般需要定义4～5级编号，每一级又分为有内容条和无内容条，都需要实现连续编号；②附录图表编号，需要按附录顺序实现图表自动编号，如 “附图A.1”，“附图B.1”。Word本身的多级段落编号定制界面不够友好，操作繁琐且功能不稳定，但一旦定制好以后，使用起来比其它编号方式方便，使用时还比较稳定。

3.4定位技术

Word常用的定位方式有域、书签、章节编号。书签有基于全文管理的唯一标识，无论在正文还是页眉页脚、在文本框中或者表格中，都可以通过书签名实现定位。通过在文件模板做定位标记，可以实现信息系统和Word文件之间的信息集成，通过书签提取和回写文件的属性信息、电子审签流程信息，实现技术文件关键信息的检索查询。

定制Word模板时，书签一般定义在表格中，相当于给表格增加了个标记，对表格内的内容进行管理，而且书签定义在表格中不容易被误删除。我们把明细表等表格内容设计文件的内容区的第一行也按列定义书签，结合自动换页的模板，程序可以判断表格和列的位置，使信息系统自动生成的报表文件可以直接打印到Word报表模板中。

3.5自动换页

技术通知单 （偏离单）、更改单等文件，首页与续页的标题栏不一样，首页标题栏有签署区，续页标题栏没有签署区。因为技术原因，以前只能把这类定制为两种模板：单页模板和多页，在使用时，需要先判断使用单页模板还是多页模板。两个模板带来了成倍的管理工作，文件内容的增减则需要增减续页模板，两种模板之间更换操作繁琐。

经过研究发现，利用 “连续的分节符”代替“下一页分节符”，可以把首页和续页的格式做到同一个文件中，定制不同的页面设置和页眉页脚（首页续页格式）。编辑时默认只显示首页文件，当首页写满后Word会自动调出续页模板；同样文件内容减少后，Word会自动隐藏续页，只显示首页。难点是首页和续页的编辑区范围靠页边距控制，尺寸精度较差，需要多次调整验证。

4　模板的应用

Doc格式的技术文件模板在我单位得到广泛应用，段落和字体样式已经基本固化。近年，结合QJ 1714B的贯标工作，按新标准重新定制了模板外观，并针对原模板的使用不足进行改进，包括外框元素模块化，双页模板自动换页，段落样式规范化，附录图标自动编号。新模板的使用为设计人员提高技术文件版面质量和文档编制效率发挥了重要作用，设计师可以把更多的时间用到技术创新上。

4.1段落样式规范化

按QJ 1714B重新定制了模板打印格式，线条元素由复杂表格修改为内嵌表格的模块化文本框。以往用表格定制的外框，编辑时容易与其它表格线干涉，复杂表格的累计显示误差明显，编辑、预览时的尺寸与打印结果相差3mm～5mm。而用模块化的文本框嵌入表格的方式，减少了编辑过程中对格式的干涉和误操作，显示误差控制在1mm以内。

对模板样式库进行统一，增加附录图表样式，去除无用样式。结合设计师、标准化人员等的意见，修改大量细节设置，如对有内容条的段落样式中的中英文字体、段落编号的字体等进行了统一等。

4.2编制效率提高

技术文件模板大量采用了段落样式定制，操作简单，使用方法一致。使用模板时，条文、图、表等的编号及附录标题、编号等不需要手工输入数字，应用模板内的 “样式库”自动生成相应级别的编号，或采用 “格式刷”的方法给定同级别的编号。以前无法实现附录图表的自动编号，通过设置特定列表级别的编号，也可以用样式库实现。

充分考虑设计师编写文件的习惯，在模板中预先设置好常用的设置，如某个样式后续的样式，表格常用的对齐方式。模板中每个可能编辑或电子签署的区域，都事先按实际字符数的各种极端情况进行模拟验证和调整，如字体、字号、行间距、段落间距、对齐方式等，实现绝大多数场景都能清晰显示。

4.3信息系统集成

模板定制不是简单满足文件输出的格式标准化，更重要的是要考虑与信息系统的集成。新模板规范了各类书签的定义，通过书签自动回写文件的主要属性信息，如产品代号、主题词、摘要等信息，以及流程审签信息。

新的多页模板推广应用了自动换页技术，如更改单、技术通知单 （质疑单），以及各类明细表、汇总表等双页模板。自动换页模板减少了信息系统管理的模板数量，在编辑时可根据内容自动增减续页，最重要的是编辑区信息是连续的，在信息系统向Word文件回写信息时不需要考虑调用续页模板和换页计算等问题，从而大大降低了集成开发难度，可替换Excel模板解决换页换行排版问题。

4.4应用实例

我单位在某验证项目中，结合结构化更改单纸质输出的要求，对Doc格式的更改单模板进行了改进。原更改单模板在格式上高度模仿纸质更改单，存在大量的合并单元格，编辑时增减行、增减页非常不方便，虽然可以实现流程信息的审签，但无法实现更改内容的自动回写。使用自动换页技术将更改单的首页续页定制到一个文件中，将原模板更改内容区调整为规则表格，增加了更改内容区及各列的书签标识。经过开发验证，信息系统可调用Doc格式的更改单模板回写输出可打印的更改单，由程序识别更改内容区和列、自动增减行数，Word模板自动更换首页续页模板、增减续页。新的更改单模板在数据集成方面开发工作量小，为更改单的结构化管理提供了有力的支持。

［1］康奕东．巧用Word编制带框设计文件模板［J］．电脑开发与应用，2013（2）.

［2］王明美．Word中目录的生成和编辑方法 ［J］．科技信息，2013（2）.

［3］薛涛．Word在学位论文排版中的应用 ［J］．软件导刊，2013（2）.

［4］王雪涛．在Word中建立科技论文的标准模板［J］．科技与出版，2001（5）.

［5］侯捷．Word排版艺术 ［M］．北京：电子工业出版社，2004（10）.

周国涛 （1971年—），男，高级工程师，主要从事信息化技术保障工作。