军工科研事业单位物资采购管理体系建设

周 玮

军工科研事业单位物资采购管理体系建设

周 玮

无论是何种类型的企业，在其发展过程中都离不开物资采购这一环节。物资采购活动的开展和企业发展运营有着密切的联系，军工科研事业单位也是如此，物资采购在其中占有举足轻重的地位。军工科研事业单位若是想要开展研究工作，就必须要有相应的材料、设备等，而这些物资的来源都是由采购部门提供的。因此，如何结合军工科研事业单位自身的特点来提高物资采购效率，完善内控制度，形成规模经济，杜绝腐败，规范财务核算是我们急需解决的一个问题。

军工科研事业 单位物资采购 管理体系

一、引言

在我国的国防建设中，军工科研事业单位是非常重要的组成部分之一，此单位与其他类型的单位存在着相同之处，但也存在着一定的差异。最主要的差异就在于，此事业单位不以盈利为目的，主要是为国家的军工科研服务，要求严格保密。同时，此事业单位已经从旧经济体制中脱离出来，融入新的市场竞争机制中，所以说，事业单位转型是势在必行的。另外，它逐步脱离了原有经济体制的旧观念，打造了新的市场竞争机制。事业型单位转化为企业化管理是一个必然趋势，收入来源也由以前单纯的上级部门下拨的科研费和财政补助收入，逐步拓展到利用军工技术承担面向社会的科研服务获取收入。

二、军工科研事业单位物资管理现状

（一）物资管理模式

就目前军工科研事业单位物资管理进行分析后可以发现，其管理模式依然比较落后，管理方法也没有与时俱进，更没有完善的管理体系，从而导致管理人员在开展工作的过程中主要依据自身的工作经验，并没有相应的制度可以参照。与此同时，在当前网络时代下，物资管理模式也没有构建相应的网络渠道，物资采购的数量、类型等也与实际需求存在着一定的差异，物资存储也不是很合理。这些问题的存在都表明了，当前军工科研事业单位物资管理模式较为落后，管理方法与社会发展趋势不相符合，进而严重影响了科研工作的开展，同时还造成了经济损失。

（二）基础工作落后

物资管理基础工作还比较落后，账目核算方式也不够先进，采用的仍然是人工核算的方法。此种方法不仅无法实现信息共享，也存在着人工失误的风险。而且，在管理中，各项审批程序消耗了大量的人力资源，大量纸介质的存在，极易因丢失、损坏给工作带来不便，制约了物资管理的发展。

三、物资采购管理系统的建立

物资采购管理系统不是简单的信息化，而是搭建一个信息化平台，将所有的业务，如招标审批管理、物资集中采购管理、物资收发等集中到一个平台上去，避免出现信息化孤岛。基本实现按计划采购，控制采购流程，控制供应商按计划供货，按计划送货；实现物资的集中采购，避免不规范的采购行为。提高招投标审批流程效率，实现对招标项目立项审批、招标文件审批、项目不与招标审批的过程的监督和管理。通过物资采购管理系统可以掌握单位动态的实际库存，对物资进行全面清理，降低存货占用，同时停止手工账。

（一）物资基础管理平台的建立

集中采购是物资采购管理的有效方式。首先，系统应该汇总基层单位的采购申请，在进行分解、平衡后，下达统一的采购订单，根据实际需求下达收货指令。其次，按采购计划进行收货入库，物资部根据收货数据汇总传递给财务部进行统一地结算及付款。集中采购体现了单位采购物流、资金流的控制，同时也体现了内部的业务协同。平台建立主要步骤如下：

第一，建立统一控制的供应商管理、评估，价格管理平台。

第二，建立完善的计划、订单、收货集中控制平台。

第三，建立多维集团采购分析平台。

（二）供货信息管理

在进行物资采购管理工作的过程中，若是想要对物资采购成本进行有效的控制，那么，就必须要了解供货价格。所以，在物资采购系统中，就应该构建供货价格系统。在此系统中，需要包括物料主数据、定义供应商以及组织单元数据等，这些数据信息可以让相关工作人员确切地了解供货信息，从而更好地开展物资采购管理工作。与此同时，在采购的业务单据中，供货价格还可以自动出现，也就是默认信息，这样工作人员就可以对照默认单据，若没有问题，则可以按照单据中的供货价格来执行。

（三）采购入库管理

采购入库管理主要包含：

第一，物资采购计划（申请）管理。需要采购材料时，基层单位向计划部门申报，由计划部门汇总、平衡并编制采购订单提交给物资部门进行统一采购。

第二，物资采购订单管理。在采购业务管理中，采购订单管理是不可缺少的一项工作。所谓的采购订单，就是指采购工作人员按照需求的物资类型、数量所决定采购的单据，将此单据交给供应商，供应商以此为基础提供物资，安排相应的工作人员做好物资的出库工作，而企业则需要安排相应的人员开展物资入库工作。所以说，采购订单是供应商供货的依据，也是企业购物的依据，是连接供应商和企业之间的桥梁，做好此方面的管理工作是非常有必要的。

单位物资采购订单由计划员填制，计划组长签字，在物资采购部门领导审批后，提交给采购组组长确认，然后分配给采购组成员执行采购。审批流程如图1：

图1　

第三，物资采购合同管理。

第四，采购收货管理。

图2　

第五，采购入库管理。

第六，领料出库管理。在实现物资管理系统以前，“物资领用出库单”是由各领用单位的领料人手工填写，内容包括领用单位、领用的物资名称、型号规格、领用数量和金额。由于军工科研事业单位的经费来源是所承担的研制任务和课题，在领用材料时，最重要的是做好成本的分类和归集。因此，“物资领用出库单”上还有一个最重要的要素就是任务名称或课题号。在手工填制“物资领用出库单”时，填制的领用单位和任务名称往往不规范，还经常出错，这就不能给后面采购财务的核算提供准确的基础数据。原始数据的不规范，当然也会导致财务成本费用归集的不准确。

使用单位填制领导出库单，由单位领导、相关部门领导、计划审核、保管打印出库单、用户提货。流程如图2。

四、物资采购管理系统与财务核算系统的衔接

物资采购管理系统建立后，能自动生成各类查询表，物料收发明细表、物料收发汇总表。如果设定了物料的安全库存、最高库存、有效期、批次跟踪、保质期属性，系统还能提供低于安全库存报警、超过库存有效期报警，保质期分析等各项数据，给物资部门的库存管理提供有效的支持。

在物资采购管理系统上线以前，物资核算财务人员每月从物资保管人员处手工收取物资入库验收单和物资领用出库单。在进行物资采购报账时，要人工核对物资入库的采购联和财务联。在物资领用出库时，要人工将物资领用出库单按领用单位和核算课题分开。而使用了物资采购管理系统以后，物资核算财务人员可以根据财务核算和管理的要求，通过物资采购管理系统获取相应的数据信息来支撑财务核算，这样获取的数据信息方便快捷，准确性高。并且，物资采购管理可以在对事务进行处理的过程中生成会计核算分录，这样就可以促使企业内部的资金流与物流两者之间是相同的，进而为工作人员了解资金流动提供便利。同时，还可以为降低物资采购成本，提高管理效率奠定良好的基础。

五、结语

军工科研事业单位应该以自身实际情况为依据和专业化的软件公司建立合作关系，由软件公司为其专门打造一款合适的物资采购软件。在此软件中，需要包括日常管理、检索、动态报表输出以及供应商信息管理等多项内容。只有这样，才能将物资采购的权限进行明确的划分，使得各个环节的控制工作更加便利，从而提高物资管理的效率，避免传统手工账目核算所带来的弊端，确保物资基础管理的有效性。

（作者单位为中国燃气涡轮研究院）

［1］ 丁岳钰.军工科研事业单位实行经济增加值考核的思考［D］.财政部财政科学研究所，2010.

［2］ 李涛.基于信息化的军工科研事业单位全面预算管理模式研究［D］.哈尔滨工业大学，2010.