浅议学校档案信息化管理

杨凤梅

摘要：学校档案管理信息化，就是利用数字化、信息存贮、数据库等技术，将传统纸质文书档案、科技档案、人事档案等转换成数字档案，建立档案目录数据库，通过计算机网络设备的传输，实现学校信息资源的共享，以期获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。针对目前工作中存在的主要问题，从争取学校领导的重视支持、提高档案管理工作人员的素质、加强档案信息化的基础建设、注重档案资源的挖掘和建设、加大资金投入力度等五方面提出了对策建议。

关键词：浅议；学校档案；信息化

中图分类号：G718 文献标识码：B 文章编号：1672-1578（2016）09-0013-01

学校档案管理是学校教学活动和业务运转过程中必不可少的一个有效手段。学校档案管理不仅是维护学校利益、学校合法权益和历史真实面貌的有效证据，也是反映学校发展、技术、科研、成果、资源及历史概貌的重要资料。学校档案管理工作做好了，一方面为学校高层管理人员及时了解学校整体教学状况，适时调整教育策略提供准确依据，为经教学改革供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定学校教学成果，为学校与各有关方面进行有益合作奠定基石。档案管理成果同学校教学管理的有机结合决定了该学校资源配置的取向和模式，决定着学校的现实状况和未来发展，对于实现该学校教育改革战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好学校档案管理工作，对促进学校全面发展、提升学校教育质量具有重要意义。

当今社会，信息化已成为经济社会各领域发展的大趋势，学校档案管理也不例外。所谓学校档案管理信息化，就是利用数字化、信息存贮、数据库等技术，将传统纸质文书档案、科技档案、人事档案等转换成数字档案，建立档案目录数据库，通过计算机网络设备的传输，实现学校信息资源的共享，以期获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。

1.学校档案管理信息化建设的重要作用

从总体情况看，我国学校档案管理信息化虽然起步较晚，但其发展势头却不容小觑。通过近几年的工作实践，与传统的学校档案管理相比较，学校档案管理信息化的作用和优势突出表现在以下几方面：一是传统的学校档案管理完全依靠人工操作，学校的档案内容众多，数据繁琐，在档案的录入、统计过程中容易出错，如果不能及时发现，事后查找起来就要花费大量的人力和时间。学校档案管理实现信息化之后，在对信息进行录入或统计的过程中，一旦有错误出现便能一目了然。就算错误没有被及时发现，事后通过计算机检索功能也能及时将错误信息找出并更正。

二是传统的学校档案管理方式对档案的保密性不高，学校档案中包括学校教职工的个人信息、学校师资力量水平和结构比例，以及学校未来的发展规划等，这些都属于学校的内部机密，传统的档案将这些机密内容用纸质储存，由于纸张不易携带、查看人员不受控制，很可能造成机密的泄露。信息化的学校档案管理可以将档案存放在相对封闭的地方，通过设置密码的方式，控制档案的可见范围，档案的安全性也有了较好的保障。

三是档案信息和其它信息一样具有一定的时效性，传统的档案管理方式完全依靠人工，一旦出现过期或者是无效的档案，档案管理人员不见得能及时对其进行处理，最终导致无效档案的堆积，严重时浪费了不必要的空间资源，也为新档案数据的录入和统计带来了一定的出错概率。档案信息化管理之后，就能按时间对档案进行划分，可以在计算机上设置时间提醒，档案一旦过期，计算机就会自动将其清除，使档案的时效性大大增强。

2.目前学校档案管理信息化工作中存在的主要问题

一是学校档案管理工作的重要性有所淡化。很多人对学校档案管理工作的重要性缺乏足够认识，认为可有可无，再加上一些学校的档案管理工作人员自身缺乏高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度和乐于奉献的工作精神，档案管理的理论和业务知识功底不扎实，因而不能充分认识到档案管理在学校发展中的重要性和实际意义。

二是工作中存在失位现象。因个别人员档案意识弱化，工作责任心不强，宣传不到位，导致档案管理无用论在整个学校滋生蔓延，不利于形成学校管理层关心、重视档案管理工作的氛围，致使学校档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程中遇到新的障碍。

三是档案管理技术较为落后。在目前学校档案管理信息化的初始起步阶段，部分学校一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要和日益增长的档案利用需求，给学校档案管理信息化工作带来负面影响。

造成以上问题的主要原因有三点：一是部分学校领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少；二是一些学校单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有派上用场；三是学校主要领导重视程度不够，在档案信息化时代，仍然沿用手工操作进行管理。

3.加强学校档案管理信息化的对策建议

3.1争取学校领导的重视和支持。要进一步加强对学校档案管理信息化工作的领导，提高思想认识，特别是要提高学校管理层的重视程度，讲究工作方式方法，积极争取人、财、物等全方位的支持。

3.2提高档案管理工作人员的素质。档案管理的信息化，对档案管理工作人员提出了新的更高要求，引进和使用掌握高科技技术、采用现代化手段进行管理的档案专业人才就显得尤为重要。学校可以对这类人才实行自主培养，也可以从原来进行学校档案管理的部门中抽调优秀人员，对其进行有针对性的专业技术技能培训，增强档案管理人员的计算机软件操作能力、文字管理能力和文档检索能力等，用高素质的人才保障高质量的管理。

3.3加强档案信息化的基础建设。要充分利用计算机和网络资源，提高对计算机、网络的利用率，及时更新档案内容，及时清理废旧档案，不断增强学校档案的时效性，在网络的辅助下，推进学校档案管理信息化全面建设并不断提档升级。

3.4注重档案资源的挖掘和建设。学校的档案资源是学校档案实现信息化的基础，要格外注重保存过去纸质形式的档案，采用现代化的扫描技术等使其实现数字化，在档案形式的转换过程中，要注意档案信息的准确性以及录入数据对学校的价值。此外，还要把信息化建设中所需要的网络建设特点融入进来，从真正意义上实现学校档案管理的信息化。

3.5加大资金投入力度。从长远来看，学校档案建设的好坏影响着学校的发展，学校档案管理的信息化与学校的教学活动同等重要，为此，学校要转变以往更多将资金投入到教学环节和管理环节的传统观念，学校的高层管理者应该正确对待学校档案信息化管理的投入问题，要统筹规划，定好标准，避免盲目投入，最大限度地发挥档案管理信息化效益。

综上所述，学校档案管理的信息化建设是提高学校管理水平的重要措施，好的学校档案管理信息化建设将对学校的发展产生促进作用。随着计算机和互联网的高速发展和普遍应用，学校档案管理信息化建设必将迎来美好的春天。