基于“大地测量档案管理及服务模式”的新思考

文/刘敏

基于“大地测量档案管理及服务模式”的新思考

文/刘敏

国家测绘档案资料馆大地测量档案分馆是我们国家唯一个管理大地测量档案的部门，馆内长期收集、存储、处理及分发各种形式的大地测量成果，馆藏着解放以来（其中有部分为民国时期）全国范围内各等级与种类的大地测量成果档案资料，它是测绘历史的真实记录和写照，是我国几代测绘工作者的汗水乃至生命换取来的，是国家宝贵财富和地理空间信息的资源。大地测量成果广泛用于我国载人航天飞船发射、桥梁隧道建设、矿藏勘探和发掘等各项建设之中，如何科学管理和有效利用大地测量档案成果是档案管理工作中的重点。

一、大地测量档案形成特点及基础分类

大地测量是确定地面点位、地球形状大小和地球重力场的精密测量。其内容包括有三角、精密导线、水准、天文、卫星大地、重力和大地测量计算等。

（一）档案形成及特点

大地测量档案是测绘机构在大地测量活动中所形成的应当归档保存的观测记录、计算、成果、成图资料以及技术设计书、工作报告、技术报告、检验报告、数据处理报告等文档资料。大地测量档案除了具有一般科技档案属性外还有其成果资料的地域性、测绘数据的唯一性、地理信息的保密性、档案载体的复杂性、表现形式的多样化等自身特点。故档案管理者在工作中要根据其特点及分类进行使用。

（二）档案基础分类

做好大地测量档案基础分类，是档案管理工作有序不紊进行的前提保证。档案可以分为两大类即基础测绘成果和非基础测绘成果档案，基础测绘档案成果是指为建立全国统一的测绘基准和测绘系统而进行的天文测量、三角和导线测量、长度测量、水准测量、空间大地测量、重力测量所获取的数据和图件；其它测绘成果则属于非基础测绘成果。

基础档案又按记录的其内容不同、性质不同、载体形式不同、范围及比例尺不同而进行的分类。档案管理工作者区分档案分类的目的是便于档案保管机构分类存储、保管、检索和提供利用，便于库房管理和统计。

二、建立数据库及服务新模式是实现大地测量档案信息化管理的关键

我国档案管理信息化发展已进入全方位、多层次推进的新阶段，而现有的大地测量档案管理和分发服务模式，已不能满足行业的需求。建设和开发大地测量档案数据库系统及新的服务模式是测绘成果档案信息化管理的核心和关键。

大地档案室的服务工作是我们档案业务的思想、领域、方式方法和提高管理水平等着手，工作的中心环节，档案的服务工作不仅仅指整理加工、提供和利用，更重要的是要从改变档案服务，从而达到提高档案服务之目的。

1、建立大地测量管理部门的网页，开展网上使用和查询服务。随着档案馆内部局域网的建立，档案管理部门应充分本单位网站来制作档案管理部门的网页，积极建立组织网页的数据和信息，逐步实现档案信息的网上检索，为使用者提供更好的服务。

目前我档案馆正积极采取措施，做好大地测量档案目录信息数字化数据库建设。建立的该系统具有信息发布、共享、档案资料存储、查询、检索、分析处理、影像扫描、数据提供与备份、信息开发等功能。使用者可以通过区域计算机网络终端提出需求，完成由数字档案系统查找和调档、归档使用。

2、建立电子档案数据库管理中心。集中管理网站内各数据科室归档的电子文件，并且在建立网站上提供有限制性及非保密性的电子文件查询和利用功能，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖大地测量数据处理中心各科室，利用率高。

3、实现电子文件自动上传的收集。目前档案室是在单机上完成的电子文件的收集工作，这已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质文本档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成是通过上传完成的。因此，档案管理部门可以改变传统工作模式，在网页上设立电子文件自动上传的工作窗口，管理者可以在第一时间将其收集并在档案馆的服务器上归档。

4、展开在线服务模式。当前网络信息化改变了人们工作的环境，使用者更注重信息的时效性。查询使用者可在线通过网络发送使用资料的请求，通过信息系统、信息网络及时准确地获得所需要的信息。并且档案部门还可以在网页上提供数据库查询、电子信箱等不同的服务方式，让利用者与档案管理部门使用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流和回答，及时提供查询和资信服务。因此，当前档案管理部门被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代信息化的新档案服务方式所代替。

三、建立规章制度是档案管理的基础

做好大地测量档案管理工作，就要严格执行《档案法》、《测绘法》、《保密法》、《中华人民共和国测绘成果管理规定》以及《科技档案资料管理工作暂行规定》等相关法律和法规。档案管理部门应结合实际工作，制定相关档案业务工作、技术方法、库房管理以及设备等方面的管理原则和规范细则，如：保密制度、借阅制度、销制度等，使大地测毁制度、使量档案管理工作用、收费制者有法可依、有章度及奖罚可循。

四、提高档案管理工作者业务素质和思想道德水平

大地测量档案管理人员不仅要有精湛的业务素质和爱岗敬业的品格，还要具备较高的政治素养和职业道德。在新形势下档案管理工作者不再是单纯意义上的库房保管员，而是档案信息的科学组织、分类、开发和安全利用工作者。管理者要认真学习和熟练掌握计算机网络技术，具备开发和维护计算机电子档案的能力，在知识和技能方面能应对更高的挑战能力，成为既掌握测绘专业知识又有档案管理经验的工作者。

五、大地测量档案的保密与利用

档案管理工作者要严格遵守有关法律法规的规定，确定档案的秘密范围和等级，做好密级档案的管理工作，处理好大地测量档案的保密与利用关系。在满足人们对档案使用便捷、实用和多样化需求的同时，还要重视档案的保密和限制利用工作。对于有密级的电子档案，要用密钥加以控制，采用稳妥的保密技术措施，并定期对网络安全性进行检查，确保网络的通畅和安全使用。并做好档案的审查工作使管理人员能科学而准确地区分、判定大地测量档案的开放利用与控制使用的范围。

我们保存大地测量成果资料档案的最终目的就是为了满足开发和利用的需要。目前，大量有应用价值的测绘成果档案普遍存在着重保轻用或利用不足的现象，大批档案得不到有效的利用，由此造成了人力、物力、财力等资源的浪费，档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。因此，要转变传统观念，更新知识，创新思维，按照相关规范和标准，做好成果档案的利用工作。档案利用要加强监督工作，有效地发现并纠正档案利用过程中不利于密级档案的各种不良行为，从而做到既能合法利用大地测量档案，又能保证档案的安全利用。所以，对档案管理工作者来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

在我国“十三五”规划和创新、协条、绿色、开放、共享五大发展理念的新形势下，实现大地测量档案的管理服务方式和信息利用领域的最大化已经是势在必行。档案管理人员要认真学习测绘专业知识及测绘档案有关法律法规，不断提高管理自我综合素质、档案管理及服务水平，处理好保密与利用的关系，依法进行对档案的管理和利用，满足新形势下发展的需要，为国家经济建设和决策机关及各级政府提供更加方便、快捷、准确、及时、有效和全方位的大地测量成果档案信息服务。

（作者单位：国家测绘地理信息局大地测量数据处理中心）