高职院校人才培养工作状态数据采集与管理平台标准版优化研究

张晞

摘 要：本文首先探讨了高职院校人才培养工作状态数据采集与管理平台标准版存在的问题，然后，针对问题逐一给出了优化改进的技术措施和技术手段，并给出了实现的关键VBA代码，最后，探索了今后继续使用标准版的意义。

关键词：状态数据；高职院校；VBA；数据源表

中图分类号：P315.69 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2016）03-0023-03

2008年4月，《教育部关于印发<高等职业院校人才培养工作评估方案>的通知》（教高〔2008〕5号）推动高等职业院校人才培养工作跨入了一个崭新的阶段，而其显著特点之一就是要求各院校建立“高等职业院校人才培养工作状态数据采集平台”（以下简称“状态数据采集平台”）。

初期，状态数据采集平台采用单机Excel版的形式（以下简称“标准版”），各院校均采用单机版采集数据。由于单机版的局限，2009年，教育部批准了“高等职业院校人才培养工作状态数据采集平台优化研究”的课题立项（教高司函〔2009〕234号），推介部分省市陆续开始使用网络版，使得平台不仅成为采集状态数据的主要工具，而且逐步成为教育主管部门和学校日常管理、宏观调控、社会监督的重要工具，得到有关方面的关注与重视。

虽然状态数据采集平台存在标准版以及网络版两个版本，并且教育部相关部门也一直推荐和鼓励各院校使用网络版，但根据截止2015年初的一个调查结果显示，全国仍有约700多所高职院校使用标准版采集状态数据，可见标准版在一定时期内还有存在的价值，从而，标准版和网络版一样，仍需不断进行优化改善。

一、标准版现存的问题

标准版虽然经历多次修改及完善，但仍存在以下问题：

（1）在标准版中，数据普遍存在不唯一的现象。例如在表中7.1.1开设专业表中的专业与其他工作表中的专业经常出现不一致的现象；另外，教工、课程等方面的数据也会出现不一致的现象。

（2）在标准版中，数据容易出现岐义现象。例如馆藏图书资料的纸质图书（万册）、3.5固定资产（万元）的教学、科研仪器设备资产总值等数据项，容易出现歧义数据，但这些数据对评估一所高职院校的办学条件至关重要。

（3）在标准版中，相关数据表的数据缺乏逻辑检测的机制。例如，表中7.5产学合作的专业合计数在逻辑上应该与7.1.1开设专业表中的专业合计数相等，但由于这两张表的数据可能是由不同的人进行采集的，从而往往导致这两个数出现不相等的现象。

（4）标准版难以多人协同工作。由于标准版是一个单机的Excel文件，所以，多人协同采集数据显得十分困难。

（5）在标准版中，多记录的数据表容易出现数据重复现象。例如，对于校内专任教师基本情况表、校内兼职教师基本情况表等多记录的数据表，应该以教工号作为表的关键字，即不允许出现教工号重复的现象，但平台没有有效的检测重复关键字的机制。

（6）往年标准版的数据难以重用。在平台中有相当一部分属于学院的静态数据（即不会经常变化或变化较少的数据，如办学条件、专业设置、教师基本情况等），但平台缺乏对静态数据进行重用的机制。

（7）标准版在当年版本发布后，难以持续改进。软件制作的特点，决定了发布的软件一定会存在或多或少的错误。但标准版发布后，如果发现错误，修改十分麻烦，因为用户可能已经开始使用旧版的标准版采集数据，而将这些数据移植至新版的标准版中的操作十分繁琐。

二、标准版的优化升级

针对标准版存在的问题，结合Excel文件的操作特点及VBA编程技术，笔者对标准版采取了如下的一些优化升级的技术手段：

（1）导入去年的静态数据。在标准版中设置一键导入去年静态数据的机制，通过VBA程序将去年的静态数据逐格放入本年度的标准版相对应的单元格中。根据统计，标准版中约50%的数据属于静态数据，这一举措可节省标准版50%的数据采集工作量。

（2）在标准版中将六张数据表定义为数据源表：校内专任教师基本情况表、校内兼职教师基本情况表、校外兼职教师基本情况表、校外兼课教师基本情况表、开设专业表以及课程设置表。用户在采集数据时，必须先采集这六张数据源表的数据，然后，在其他表的数据采集中，只需输入教工号、专业代码、专业方向代码或课程代码，然后通过VBA程序自动导入相对应的教工姓名（以及相对应的教师基本情况）、专业名称、专业方向名称和课程名称。

例如，在专业带头人表中，当用户输入教工号以及选择教师性质后，系统采用vlookup函数自动导入教师的姓名、性别、出生日期、学历、学位以及工作单位名称，如图1所示。

（3）在标准版中用VBA程序实现分拆导出及合并导入功能。首先，该功能可分别将六张数据源表的每条记录，分拆导出成为单记录单文件的形式，以方便将这些文件分发给每个人进行数据采集；然后，将各人的单记录单文件存放在一个指定的文件夹后，又可以合并导入至源表中，从而在标准版中初步实现了协同操作的功能。

（4）在标准版的多记录数据表中，如果在逻辑上该表应存在关键字段，则在该表中设置判断关键字段是否重复检测列。

例如：在校内专任教师基本情况表中，教工号应是不允许重复关键字段，因此，可在该表设置检测教工号是否重复的检测列，然后在每一行中使用数组公式检测该行的教工号是否重复。

例如，检测公式为：

=IF（$C11=""，""，IF（COUNTIF（$C$11：$C$1500，$C11）>1，"重复"，"不重复"））

（5）在标准版中建立逻辑检测机制，用VBA程序自动检测标准版数据的逻辑合理性。

在2015年的标准版中，共对19项的相关数据进行检验，如表所示。

（6）在标准版中，对部分关键数据项设置合理范围检测机制，一旦输入的数据超出合理范围，则对用户进行提醒，如图2所示。

（7）在标准版中，设置导入当年旧版数据的功能模块，以方便标准版的持续改进。

三、数据智能同步系统

使用标准版采集完数据后，需将数据上报教育部，为此，专门开发了一个数据上报系统“数据智能同步系统”，以将数据统一打包成XML文件，然后将数据包上传教育部云中心。

数据智能同步的操作步骤如图3所示：

由于标准版在采集数据过程，难以避免地会出现各种错误（特别是当用户采用复制、粘贴的方式从别的Excel中复制数据时），因此，在数据上报教育部云中心前，需进行多重的数据错误检测（如对下拉列表的正确性、时间格式的正确性、数据格式的正确性以及长度的正确性等进行检测）。

四、总结

截至2014年底，全国已有31个省（区、市）和新疆生产建设兵团的1300多所独立设置的高职院校借助状态数据采集平台完成了状态数据采集工作，累计采集数据量达数亿条记录。其中，大部分的院校都使用标准版作为主要的数据采集工具。今后，标准版仍会继续使用，其主要作用体现在下面三个方面：

（1）作为状态数据采集与管理的数据标准。每年教育部都会公布状态数据采集的标准，而标准版则是数据标准的具体表现。

（2）作为各种网络版与教育部交换数据的标准接口。当前，可供各院校使用的状态数据采集平台网络版有多个版本，这些版本的数据只需导出至标准版，然后就可以通过数据智能同步系统将数据统一上传教育部云中心。

（3）作为部分院校的状态数据采集工具。由于地区及管理的差异，不一定每间高职院校都具备条件使用网络版进行数据采集，因此，标准版可供部分不具备网络采集条件的高职院校使用。

参考文献：

[1]杨应菘.高职高专院校人才培养工作水平评估实践回顾与思考[J].中国职业技术教育，2006（16）.

[2]李萃.高职数据采集平台制度建设应把握的几个问题[J].宿州教育学院学报，2013（4）.

（编辑：杨馥红）