电子管理在档案管理中的重要性

葛婷

内容摘要：在图书档案管理中，电子管理正在取代传统的人工管理方式，无论是归档、保存，还是管理、输出，电子管理都发挥着越来越重要的作用。因此，如何将电子管理更好地应用在图书档案管理中是值得深思的问题，本文就这一问题将进行详细论述。

关键词：电子管理 图书档案管理 重要性

将图书档案进行电子管理最终形成电子档案，电子档案就是将具有一定价值的数据或文件进行整理、归档和保存而形成的电子文件。随着信息技术的发展，这种方便、快捷、有效的管理方式在图书管理中大受欢迎，提升了图书管理的电子化水平，成为图书管理工作顺利进行的最佳选择。

一.电子档案管理的优越性体现

1.电子档案方便快捷，能提高工作效率。相较于传统人工管理方式，电子档案管理最重要的特点就是方便快捷，工作人员无需再进行繁重的手工操作，只需用计算机处理图书的归档、检索等工作，这大大减轻了档案管理人员的劳动强度。同时，电子档案管理的准确性很高，操作起来也相对简单，增删信息的流程被简化，有效提高图书档案管理工作的效率。之外，电子档案的传输速度也相应加快，档案管理者通过网络传播就可以将档案传输给需要者，达到网络资源共享的目的。

2.电子档案管理能够防止文件丢失。传统图书档案管理都是纸质存档，很容易丢失或者损坏，一旦丢失或者遗漏文件只能靠拆卷重装来补救，繁重的工作给图书管理者增加了不小的负担和麻烦。电子档案管理就避免了这一问题的出现，本来进行纸质归档的文件上传到网络以后，可以随时补漏增缺，可以多复制几份进行存档，就不会出现文件丢失等问题。

3.电子档案管理形式多样，易于保存。传统的纸质图书档案保存方式较为单一，电子档案则不同，它的存储形式多种多样，包括文字、图形、音像，影像等都可以保存在浩瀚的网络媒介中。纸质档案存在着被人乱涂乱画或被有意销毁的弊端，一旦损坏，很难有备份可以参考，那么，电子档案则不会出现这样的问题，它能够将图书档案长久的安全的保存下去，供人调配使用。

二.加强电子图书档案管理的策略

虽然电子档案在实际应用中已经取得了较多的成绩，但是在具体的图书档案管理工作中仍然存在很多问题，如电子图书档案管理的网络安全性问题，电子图书档案管理制度存在不完善现象，以及工作人员的业务水平有待提高等。因此，就电子图书档案管理中存在的这些问题，下面将一一提出解决策略。

1.提高电子图书档案存放空间的安全性。电子图书档案的存放环境是保障其信息安全可靠的基本条件，加强电子图书档案管理首先应该强化对电子图书档案存放环境的保护措施。因此，需要工作人员对办公场所加强管理，防止发生电击、火灾等突发事件，保证电子档案能够有一个安全可靠的存储环境。与此同时，工作人员最好将电子档案进行多个备份处理，放在不同的存储位置能够保证发生意外时及时予以补救。尤其是遇到电脑病毒入侵或者其他破坏程序的侵害时，因为有多个备份，就不必担心数据或文件大量丢失。

2.完善电子图书档案管理制度。在电子图书档案管理过程中，为了确保文件或数据的存储安全，务必要加强管理制度设计。要培养一批高素质高水平的工作人员来负责电子图书档案的编制工作，进行编制设计时要以确保文件真实可靠为前提和依据。而且，工作人员要以档案的级别作为划分依据，及时对图书档案进行整理、归档和保存，在存储之前必须要交给审查人员核实，以确保存储数据的准确无误。例如，针对单位档案的馆藏状况进行系统化整理，根据档案资料的实际情况来确定电子存储方式，包括照相机、扫描仪或者光盘的恰当使用，从而建立起相对完整的电子图书档案管理制度。

3.加强电子图书档案系统管理设计。除了提高电子图书档案的存放安全性以及完善电子图书档案管理制度以外，加强电子图书档案系统管理设计也显得尤为必要。电子图书档案管理系统的不健全会直接影响信息安全性，所以针对这一问题，需要设计者在设计管理系统时进行加密设计，并且定期更换密码，设置访问权限，以防止任何不法分子通过某些途径获取信息，破坏电子图书档案信息。同时，规定时间内要对管理系统进行维修和保护，防止病毒侵入而产生系统漏洞，以保障电子图书档案系统的安全性。

4.提升工作人员的业务能力和水平。电子图书档案管理系统省去了大部分人力，但是并不意味着不用任何人力就能完成整个系统的运作，在整个操作过程中，工作人员的业务能力决定了电子图书档案管理系统能否正常高校运行。所以，为了保证操作的安全，还应该加强培训工作人员的业务能力和水平，包括对计算机技术的掌控能力和网络知识水平等。

在信息化高速发展的当下，社会生活中的方方面面都离不开电子科学技术，将电子档案运用到图书管理工作中，用智能机器取代人工操作是历史发展的必然。那么，在档案信息化的建设中，需要人类将硬件开发与软件技术相结合，并且完善和健全电子图书档案管理制度，培养高素质的图书档案管理人才，提高电子文件制作，最终建构起一套完整的电子图书档案管理系统，以提高图书管理的工作效率。

（作者单位：湖北工程学院新技术学院）