铁路物资管理企业的内部控制建设探讨

【摘要】内部控制是提高企业经营效率和效果，促进企业实现发展战略的重要手段，但其在我国企业中的实施并没有达到理想的效果，尤其对于现代企业制度建设不完善的铁路物资管理企业。本文在界定内部控制内涵对的基础上，分析了铁路物资管理企业的内部控制建设现状，并提出了相应的改进措施。

【关键词】物资管理 内部控制

一、内部控制的内涵及其要素

美国COSO在1992年发布的《内部控制一一整体框架》中正式给出了内部控制的定义：内部控制是由企业所有参与人员，包括企业董事会、经理层，共同实施的，其目的在于规范公司在相关法律法规上的合法性，并在此基础上增强财务报表和报告的可靠性，提高企业营运的效率和效果。

我国对内部控制制度的理论研究起步较晚，在借鉴美国COSO报告规定的内部控制规范的基础上，2008年5月22日，财政部同证监会、审计署、银监会、保监会共同发布了《企业内部控制基本规范》，确立了我国企业内部控制的基础框架。该规范认为内部控制是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程。内部控制的目标是合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率和效果，促进企业实现发展战略。此外，该规范明确提出企业建立与实施有效的内部控制，应当围绕内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督五大要素展开。内部环境是企业实施内部控制的基础，一般包括治理结构、机构设置及权责分配、内部审计、人力资源政策、企业文化等。风险评估是企业及时识别、系统分析经营活动中与实现内部控制目标相关的风险，合理确定风险应对策略。控制活动是企业根据风险评估结果，采用相应的控制措施，将风险控制在可承受度之内。信息与沟通是企业及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息，确保信息在企业内部、企业与外部之间进行有效沟通。内部监督是企业对内部控制建立与实施情况进行监督检查，评价内部控制的有效性，发现内部控制缺陷，应当及时加以改进。

二、铁路物资管理企业内部控制的现状

（一）忽视内部控制制度的重要作用

由于铁路物资管理企业是国有企业，没有上市公司的董事会、监事会及经理层的组织结构，因此在权利上相对集中，都是由铁路局领导班子成员决定，内部纪检委同局党委则是辅助，无法发挥真正的监督制约，这是固有的局限性。因此，物资管理的内部控制制度不可能深入地开展，内部控制制度对日常活动的影响力较差，不能起到良好的监督作用。物资管理的内部控制制度从2013年10起才开始实行，造成企业从上到下各级领导和员工对内部控制制度的重要性认识不足，并且也没有形成完善的内部控制整体框架，内部控制制度只重视形式，执行力度不够，强调文字的编写却忽略了如何执行制度、如何判断、如何评价执行情况等工作。

（二）内部控制设计不合理

铁路局对物资管理的内部控制制度大体上是按着内部控制五要素来设计的，即在内部控制环境方面表现了企业组织架构、发展战略、社会责任三方面内容；在内部控制风险评估上对采购计划、供应管理、验收与付款、存货处置进行了关键风险点的总结分析；在控制活动上对釆购计划、供应管理、验收与付款、存货处置进行了总结；在信息与沟通上强调了部门之间的重要性和信息系统使用的重要性；在监控上对监督人员在进行业务流程检查时提出要求。但是从内部控制整体上看，内部控制设计存在很多局限和不合理的地方，缺乏系统性和全面性，各部门和各岗位没有系统地结合起来，互相没有连接性，不能全面地掌握物资管理各个流程的职责权限，这导致内部控制在实施过程中无法发挥作用。内部控制设计通常难以考虑到所有业务或事项，只能针对常规业务或事项进行设计，对特殊事项没有采用特殊的处理原则，缺乏考虑业务实施的复杂性，在内部控制实施过程中往往因情况发生变化，难以及时对内部控制设计进行更新而失效。

（三）内部控制风险识别不全面

在经济体制改革，尤其是铁路总公司改制成功后，铁路物资管理企业面临的风险与之前有很大的不同，日益复杂。但有些企业还没有意识到全面识别风险的重要意义，忽略了某些风险的防范，具体体现在：

1.职责权限界定不清。在部门职责权限上，没有明确地提出各个部门的职责权限，不仅带来了日常活动混乱的管理风险，也导致各职能部门的执行力度较弱，管理方法较差。其次职责权限没有明确，影响到不相容职务相分离的规定，使各职能部门起不到良好的监督作用，对企业经营活动存在一定的风险。

2.审批管理不严。在审批管理上，不严格按照物资采购流程进行逐项审批制度，尤其是对临时应急物资审批和特殊物资或修改计划后审批没有进行严格管控，带来物资采购预算超支的风险，还有可能招致因为虚报计划造成舞弊行为的风险。

3.廉政建设不健全。廉政建设主要突出对人的行为的一种控制，比如在物资管理上强调采购流程上重点环节重点管控。廉政建设不健全就会出现一些人为纰漏，如某些职员可能会通过自身职权谋取不当利益，收取基层单位礼品或参加旅游活动等违法乱纪行为导致损坏企业利益的风险；其次，有些职员违反规定不进行审批，通过收取供应商好处使供应商进入采购，造成窜通舞弊，期满上下的风险，给企业带来经济损失的同时也对企业的诚信问题遭受质疑风险。

（四）内部控制实施过程中存在很多问题

1.物资需求不准确导致物资采购的随意性。为了保证生产，及时准确的供应材料，减少流动资金占用，物资的采购实行计划管理。除集采专供的物资外，生产维修用料的计划申请根据路局下达的预算资金额度、年度生产计划和消耗定额核算需用的数量，经材料科长、财务科长签认，总会计师、段长审批盖章后上报，由物资处审批通过后进行釆购。每年物资管理部门要根据上报的全年计划情况进行考察，并对下一年的计划进行相应的调整。但是计划没有变化快，上报的需求计划往往满足不了正常的采购。原因可能有三：一是路局没有对物资需求计划准确性提出明确规定，在填报计划时对规格型号没有特别重视。二是申请计划中没有考虑到特殊物资及应急零星物资的计划受理，物资备用预算不能准确部署，缺乏经验，申请计划的填报内容没有明确要求，应急物资计划模板不规范。三是申请计划在进行调整时，没有跟主管业务处、财务处、物资处等相关部门进行很好的沟通。以上情况的存在促使合理采购成为一个难点，造成物资采购的随意性，从而引起管理上的疏忽，使管理出现脱节，最终导致库存物资起不到应有的作用，缺乏良好的流动性而出现物品堆积，直至堆积时间过长出现老化或更新，造成浪费。

2.仓库管理不善。物资采购后进行入库管理，并根据入库单及发票情况进行报销付款，看似简单的程序都缺乏良好的内控措施。在仓库管理过程中最主要的问题就是在验收环节上执行不严，管库员未经检验直接入库也是常有的，产品质量及技术要求未根据签订合同进行对证，库存物资产品种类繁多，验收后直接堆放，没有将物资进行分类保管。在物资发放上同样管理不严格，通常为了方便简化程序，手续不齐全就发放物资或者根据个人关系先发放物资再补交手续，监督部门不能定期进行盘点物资和人员考核。

3.资产报废缺乏相关的监管。对资产进行报废在物资管理中是一个很重要的程序，对企业意味着净资产的流出，是直接对利润的一个减少项目。在实际工作中，因设备出现故障等原因需要更换，或者整体设施运行困难面临改造，往往事先没有财务人员的参与，事后走流程了事，对确定需要报废的资产在报废前缺少一个专业的鉴定结果，在更新改造方案中也往往缺少对旧设施、设备评价的依据，容易造成资产浪费甚至项目盲目上马的情况，不利于企业的长久发展。资产报废以后，会出现堆放随意，保管不当的情况，特别是对无对应账面价值的设备等，往往会出现无人监管、资产流失的现象。资产报废后在账上意味着属于待处理报废资产，处置后的现金流入属于公司的一项收入，同样需要重视。

三、铁路物资管理企业加强内部控制制度建设的措施

（一）改善内部控制环境

1.提高人员素质、重视内部控制。针对铁路物资管理企业人力资源结构现状，根据日常业务需要，合理补充物流管理专业和财务管理专业人员，物资专业人才有物流管理理论知识，对物流管理的前沿知识较容易接受，可以引入先进物流管理理念；财务人员有管账的能力，对物资账的管理有一定的促进作用。综合人才结合，可以充实物资管理部门的实力，强化物资管理人员队伍建设，优化物资供应流程，提高账台管理和结算效率，为全面实施有效的物资管理提供人才保障。

2.合理设置部门组织权限。物资管理企业应该在内部控制设计上对职责权限上有具体要求，明确提出各个部门组织的职责和权限，更好地分配权利的同时，有条不紊地进行日常工作流程，做到环节紧扣，物资釆购规范，从而达到高效管理。

（二）加强风险评估和控制

首先，风险目标的设定应该遵守企业战略目标合理设置经营目标、合法合规性目标、财产安全目标和物资完整性目标。物资管理内部控制目标主要包括：合理设置采购计划，确保物资需求的真实性；正确选择优良供应商迸入，为产品质量作保障；确保公开采购的及时性，防止物资不能及时供应，加快资金周转率；高度重视业务流程中廉政行为，严格审查各项利益活动是否符合企业利益标准；确保验收物资和仓库管理的安全可靠，确保相关的会计信息真实完整。

其次要对风险进行识别，物资管理部门可以通过询问一线现场工作人员、检查相关流程提报的文件资料、或根据物资采购管理流程进行跟踪调查等多个实践方式进行全方位的风险识别。最后对风险识别进行分析，根据风险识别对企业的影响评估风险后果的严重程度和风险发生的可能性，最终做出风险度的估算，并将风险分析报告记录后上报给有关部门。

（三）细化内部控制活动建设

为规范物资采购、供应、使用、回收等方面的行为，应做到程序规范、职责明晰，以保证公司材料物资安全、完整、合理使用，确保生产正常运行，提高材料物资的利用率，促进公司材料物资工作逐步适应现代企业管理要求。公司应先从制度管理入手，建立《物资管理制度》，对物资各方面的管理作出具体规定。制度的实施，从源头上为企业的物资管理提供了保障，对企业会计信息质量的改善起到了积极作用。

（四）加强内部监督机制

内部监督是对企业内部控制活动实施情况进行的评价与监督，在发现物资业务活动或者管理工作中有缺陷时及时改正。铁路物资管理企业要根据自身特点确定日常活动监督和人员廉政建设监督。将业务活动各个环节进行监督检查，确认风险措施是否可行，查找新的风险点以便优化业务流程的各个控制活动。在廉政建设年里严格执行党风廉政建设教育提出的要求，针对廉政风险点进行个人排查，规范工作纪律，遵守职业道德纪律，确保每一位职员清正、廉洁。例如，铁路物资管理企业可以根据物资管理内部监督和内部评价结果，即针对内部控制缺陷制定整改措施和计划，形成PDCA循环机制（计划——执行——检查——改进）。内控整改计划要指定专人负责，并有时间节点控制，必要时将整改计划施纳入绩效考核，比如设置“屡次审屡次犯”、“整改及时率”等指标，以保证物资管理缺陷的有效改进，防范物资管理风险。

作者简介：赵宁（1981-），女，就职于济南铁路局物资招标采购所，会计师。