高职教育文秘类岗位见习实习教学探究

龚石彦

【摘要】分析文秘类岗位工作内容，有效组织好见习实习实践教学。本文从学生见习实习手册如何进行设计，教师应该从哪些方面对学生进行指导，如何评价学生见习实习成绩，学生对文秘类岗位见习实习有哪些收获进行探究。

【关键词】文秘岗位 见习实习 教学探究

【中图分类号】G712 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2016）19-0050-02

汉语类、文秘类专业本专科学生在大三、大四见习实习时，选择最多的岗位便是文秘类岗位。哪些属于文秘岗位作了如下分析：核心岗位有：行政助理、办公室文秘、办公室文员；相关岗位有：档案管理、接待、客户服务等。学生选择此类岗位的进行见习实习，教师应该如何进行教学设计，如何进行指导，本文对文秘类核心岗位从以下几个方面进行探究。

一、岗位工作内容与所需核心能力

（一）核心岗位工作内容典型任务。

1.办公室文员工作偏重于基础事务。如填写工作日志；清洁、整理领导和自己的办公环境；办公设备的基本使用与维护；收、发传真及日常接待；收、发文件；印制材料，布置会场及会议后勤服务；统计考勤等。

2.办公室秘书工作偏重于基本技能。除有时候完成文员所做的基础事务工作外，秘书人员应该要能够撰写文书；组织会议，撰写印制会议材料，安排座次；做好会议记录，撰写会议纪要或简报；负责办公室的信息、机要和保密工作；做好办公室档案收集、整理工作；制定活动方案，合理安排活动场地、进行经费预算，布置会场、安排座次；邀请活动嘉宾，安排用餐及住宿、来宾的接待与送行；做好公司宣传工作；办公用品、印章的保管、登记，开介绍信，证明信；做好公司各类活动的支出、流水账登记、统计工作。

3.行政助理工作应注重协调与参谋。传达领导指示，布置相关部门、员工的工作任务；收集业务信息，为领导提出参考建议；陪同上司出差或代替出差；按领导要求与客户进行沟通或谈判；协调各部门、员工之间的工作进度；制定各种大中型活动方案；为领导收集行业信息，提出参考建议，协助领导对公司业务做出决策；协助上司进行企业事务管理，代表上司处理日常事务、出席某些活动。

（二）文秘岗位群通用核心能力分解。

1.日常事务处理能力。主要有拨打（接听）电话的程序和技巧；会收发传真，使用常用办公设备；电子邮件的收发及处理存档等。

2.会议安排能力。确定会议目的、参会人员、时间、议程；落实会议室和参会人员数量；拟订会议通知或采用电话通知、邮件通知等方式，临近开会时注意提醒；会前仪器调试、会场布置；做好会中服务，做好会议记录；会后撰写会议简报和会议纪要。

3.沟通协调能力。内部沟通要准确理解领导的授意、做好上情下达的工作；注意与其它部门和同事的协作与沟通。外部沟通要熟悉相关业务，注意沟通技巧和基本礼节。

4.写作业务能力。要有调查研究和收集材料的能力；学会合理安排正文的表述次序；用词用字应准确、规范，标点符号使用正确；能按照《党政机关公文格式》要求，结合单位实际对写好的文书利用电脑进行合理排版。

二、教学大纲与指导手册的编制

（一）教学大纲编制时，要明确岗位见习与实习的目的。

结合岗位工作内容和所需要具体具备技能来撰写，强调学生的写作能力、沟通协调能力、计算机操作能力要达到什么样标准。

（二）编制手册时，要将见习实习中的每项任务设定为手册中的相应模块。

首先，列出手册填写说明，见习实习要求，明确见习实习的时间长度，成绩认定标准。其次，明确见习实习目的，学生做了哪些准备，见习实习单位情况介绍（包含见习单位名称、地址、联系人、联系电话；所属产业、行业；业务范围、规模、工作环境、企业文化和目前的发展状况等，文秘核心岗位和文秘相关岗位所在部门名称）；见习实习的内容及任务（包含岗位描述及岗位详细情况介绍）；岗位所需能力分析；单位对学生工作的评价，校内指导教师评价。最后，针对大三学生，可以要求他们结合见习企业的实际情况，通过论文或者调查报告的形式呈现见习实习的成果，如：“应用文写作能力在企业运用情况分析”、“文秘人员与领导的相处之道”、“文秘人员沟通能力分析”、“礼仪素质在工作中的运用情况”、“会议与企业管理效率情况分析”、“企业商务活动策划方案”、“计算机能力在××企业文秘岗位群中的应用情况调查”等。只要教师能督促学生认真完成，必将能为他们下一阶段的毕业论文和就业、创业提供良好的信息支撑。综合以上几个部分，就可以编制出合适的手册。

三、教学过程的实施与指导

（一）见习实习前的动员指导。

去单位之前，教师要利于3-6次指导课的时间，首先给学生讲清岗位见习和实习对于高职教育教学的意义，对于他们未来在工作单位上成长的重要性。其次带领学生回顾理论课堂教学中有关文秘类的知识，文秘类不同岗位工作内容的侧重点和能力要求。分析岗位能力要求及自我实际能力，找出自己的优势和不足。见习实习论文或调研报告的如何写作，调查问卷的设计要求。最后是对一些纪律的要求，礼仪礼貌的要求，基本人际交往和沟通的方法。

讲清在选择企业的时候应注意以下两个方面：一致性，它是指见习实习岗位应与文秘专业培养目标所确定的就业岗位保持一致。见习实习的目的是立足于具体的职业岗位，将专业理论知识与实际相结合，全面提升自身的职业素养。先进性，是指对所见习实习的文秘岗位，单位有规范的管理，规章制度完备，符合企业和社会实际，能跟上时代步骤。

（二）见习实习过程中的指导。

1.加强学生的心理指导。

学生在见习实习的过程，由于周围环境、人际圈子、生活方式、工作方式等方面的变化，容易出现心理隐患，轻则影响学生的见习实习效果，重则影响学生对职业生涯的规划、甚至给单位的生产带来一定的损失。因此，作为校内指导老师，学习见习实习单位离学校不远的，要到单位去看学生，因为在陌生的环境中，如果有他曾经很熟悉的老师来看他们，关心他们，会给他们心理上一种“娘家人”还是很关心自己的心理安慰感，能稳定他们的工作情绪，安心踏实的做好见习实习工作。对于离校远的见习实习单位，教师可以用建立QQ群、微信群等方式，主动问问学生在见习实习中的困难，听听他们的心声。让他们觉得学校没有忘记他们，一直在关心和关注着他们。

2.加强学生专业能力的指导。

文秘专业能力是指具有相应的文秘专业知识及素养，能够独立运用所学知识处理问题、解决问题，实现既定目标，并对结果进行客观评估的能力。见习实习为学生提供了一个职业活动的工作平台，亲身体验企业文秘人员的工作内容。教师通过现场指导和网络平台（结合QQ群、微信群等方式）指导的方式，对学生在工作中遇到的专业方面的问题，要给予相关指导，真正实现“学中做、做中学”的职业教育理念。

五、如何进行总结与评价

考核是规范学生岗位见习实习过程管理最有效的方法。从以往的实践经验来看，学生见习实习的文秘类岗位，大多都分散在不同的企事业单位。如果采用企业指导打分占较大比重，校内指导教师打分占少量比重的方法。会导致对学生的成绩评价结果不太客观公平，有的单位企业指导教师会给学生98分、99分甚至给出100分等现象。而有的单位的指导教师只给学生70多分，甚至只给到60分左右。这样整个班级或整个专业的学生成绩并不客观。

可以在见习实习评价要求这样设计：第一，企业指导教师给出写实性评价意见，不给具体分数，教师根据意见结合在网络平台（以QQ群、微信群）的交流或现场指导的情况，学生手册填写情况给出过程性分数。第二，考虑到见习实习前动员指导课对学生也极其重要，那几次课程的出勤率、作业情况也纳入一定成绩比例。第三，在课程总结阶段，学生提供的见习实习照片、总结材料、启示等要在总结课程中进行展示，这也应该纳入一定的成绩比例。可以设计为：见习实习动员指导课占20%；见习实习过程占60%；见习实习总结课20%。这样的综合评价，学生对每一个部分均会比较重视，评价出的成绩也才相对客观公正。

六、结束语

高职教育岗位见习实习教学设计与开发是一项长期的任务，也是高职教育教学体系重要的环节。如何更好的让学生在见习实习过程中，“零距离”接触实际工作岗位，通过“做中学”、“学中做”的方式提高自己综合职业素质。在教学过程中，教师还要不断总结、不断完善。保证见习实习效果，提高人才培养质量。

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