挖掘人事档案潜在价值，推进国有企业持续健康发展

王燕

摘 要：在国有企业的发展中，管理好企业对企业的发展有着很大的促进作用。而在企业的管理中，人力资源的管理是其中的重中之重，在管理过程中对职工的人事档案管理是一个重要的环节，因此提高人事档案管理的效率对企业的发展有着积极地促进作用。在烟草国有企业人事档案的管理中也是如此，目前其人事档案管理还存在着效率低下等方面的问题，需要通过一些措施来提高人事档案的管理效率。本文就烟草国有企业的人事档案管理进行了分析，分析提高其管理效率的具体措施。

关键词：烟草国有企业；人事档案管理；效率提升

一、整理归档电子文件

电子文件是随着网络发展起来的，它与传统的纸质档案管理不同，方便快捷是它最大的特点，其特点也符合了时代的要求，影响着烟草国有企业的管理模式和管理观念。在社会和网络的发展中，出现了企业信息网络，这一信息网络的出现，不仅仅改变了信息的载体，还改变了管理模式和管理观念，但这种改变方便了人事管理工作，提高了工作效率和管理水平。[1]运用电子文件使得文件处理工作与档案工作之间的差距越来越模糊，在管理上加速了文档一体化，从文件的输入到整理、分类、归档的进行都可以借助于计算机，这对档案管理工作来说也是一种创新与发展，提高其工作效率和质量。

二、使用信息化管理的方式

烟草国有企业以往的人事档案管理模式过于陈旧，缺乏对信息的有效管理，因此采用信息化的管理方式可以有效加强管理的效果，也能促进今后烟草国有企业的人事档案管理中档案利用服务的优质、高效和迅速。若想实现烟草国有企业人事档案管理效率的提升，就需要在人事档案管理上紧跟时代的步伐，做到现代化的管理。现代化的管理有利于信息的归纳与整理，不断开发新的信息，当然这种现代化管理的实现还需要满足诸多的条件，人事档案部门就需要协调各个方面来实现这些条件因素。在烟草国有企业，信息化的管理是通过计算机对职工的档案信息进行分类归纳，随后使用网络建立优秀人才库和人力资源库。在这一过程中，还需要借助计算机的储存功能储存人事档案的相关信息，在储存过程中，为方便后期管理，需要对烟草国有企业内部的职工进行分类。[2]在进行分类时一般按照劳务人员、短期聘用人员以及正式职工这三各方面进行分类，在分类后可对职工进行编号，在今后的管理工作中可以通过这些编号轻易的找到职工相关资料和信息。

三、实现对人事档案的动态管理

国有烟草企业的人事档案管理主要包括收集、鉴别、整理、借阅以及更新等工作，在这些工作中要做到极致完善才能真正提高人事档案管理的效率。在收集人事档案的时候要做到档案完整没有遗漏且收集迅速；在鉴别职工档案真实度时要做到精准无误，防止有些档案资料以假乱真；在整理人事档案时要做到科学严谨；如果内部员工或领导借阅档案资料，一定要确保人事档案时刻处于安全的地方，不会出现丢失等情况；在公司人事方面发生变动等情况时，需要及时更新档案资料，确保人事档案的完整全面。不仅如此，对于烟草国有企业内部优秀的职工还要建立优秀人才库将他们纳入其中，再优秀人才库中也要建立各种分类，将不同资质和能力的职工归入到其相应的分类中，便于管理。[3]并且在今后烟草国有企业在任用职工对其进行选拔的过程中，就可以参考这一优秀人才库的分类进行选择，这种优秀人才库的建立可以促进各方面工作的便捷高效，使得人事档案在企业日常运行中发挥其本身的价值和作用。

四、强化人事档案管理人员的素质建设

人事档案管理的核心就在于其管理人员，人事档案的电子化、信息化都是需要有着相对较好的专业知识，所以烟草国有企业在进行管理人员的选择上也要选择高素质人才，以便对人事档案进行管理。人事档案管理人员在从事这一工作是必须要快速完成角色转换，由原本的实体管理者过渡到信息的发布者和管理者，还要精通于计算机的使用，能够掌握数字化、信息化的管理手段，通过这些手段实现对人事档案的有效管理。在档案管理人员正式上岗之前，需要对其进行培训，培训包括两个方面，业务技能、基础理论以及现代化信息技术。这些培训内容也就说明了档案管理人员必须在档案学上有着深厚的理论知识，对档案的分类管理、文件的管理都有相关的知识储备，在此基础上进行培训才能确保档案管理人员能够很好地进行管理工作。[4]而在现代信息技术上，档案管理人员也必须有着丰富的网络知识，懂得如何运用相关的管理软件，这样才能确保档案管理工作的顺利开展，系统运行安全稳定。

五、结语

烟草国有企业在进行人事档案管理时，需要对其不足进行及时的修正，面对效率低下的问题，需要及时采取相应的措施来提高人事档案管理的效率，工作效率的提高能够促使人事档案管理最大程度的发挥其作用。本文从整理归档电子文件、使用信息化管理的方式、实现对人事档案的动态管理以及强化人事档案管理人员的素质建设等措施实现人事档案管理效率的提高，使得烟草国有企业能够更稳定、长久的发展。

参考文献：

[1]张雪梅，李育冬. 基于HRM的国有企业人事档案管理工作分析[J]. 兰台世界，2015，No.46608：64-65.

[2]王雪梅. 试论国有企业人事档案信息管理的作用[J]. 市场周刊（理论研究），2015，03：99-101+116.

[3]孙培培. 国有企业人事档案管理信息化发展趋向的探讨[J]. 办公室业务，2016，No.23704：164.

[4]杨丽茹. 浅析国有企业干部人事档案管理现状及对策[J]. 办公室业务，2014，No.20015：185.