企业档案管理发展的信息化之路

吕翠丽　胡艳辉

摘 要：随着信息技术的不断发展，档案的信息化管理成了档案管理在网络时代的必走之路，也是提高企业档案管理现代化水平的重要保证。长城汽车股份有限公司结合企业档案管理的实际情况，分阶段、分步骤对档案实施了全文信息化管理，取得了理想的效果。本文结合实践，客观地分析了企业档案信息化管理的必然性、意义及存在的问题等，给企业档案工作者以借鉴。

关键词：企业档案；发展；管理；信息化

一、企业档案发展中的重要意义

企业档案的信息化管理是现代化信息时代企业发展的必然条件。信息化建设是知识经济时代的主线，企业管理的信息化是企业生存与发展必须具备的基本条件，档案管理作为企业管理的一部分，在企业发展过程中发挥着极其重要的作用。随着企业OA办公软件的应用及各种电子设备的投入使用，诸如文件的起草、核对、签发等工作全在网上办理，形成档案的形式已发生了变化，传统的档案管理模式已不能适应时代和企业发展的需要，必须运用现代化信息技术对档案进行管理，所以说档案的信息化是档案管理在网络时代的发展的必然趋势，其终极目标是建立数字化档案室。

企业档案的信息化管理是企业加强市场竞争力的必然选择。随着信息技术的发展，网络信息的应用面越来越宽广，企业管理面临着网络化、信息化的变革，企业的竞争力和企业的信息化程度有着很大的关系，企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分，其信息化程度直接左右企业的市场竞争力。

二、企业档案管理信息的发展现状

上世纪九十年代我国企业档案信息化开始建设，经过这三十多年的发展已经初步成效，一些企业基本上实现了档案的信息化管理，但是还有部分企业信息化建设水平不足，无法满足信息时代下的档案管理要求，主要表现在以下三个方面：

（一）档案信息化软硬件设施配套率不高。许多企业在进行档案管理中依然习惯于手工操作，一些信息化软件和硬件设施相对落后，无法适应现代企业经营管理方式，进而阻碍企业的正常发展。

（二）如今，企业档案信息化的管理还没有达到一定的完善。在管理方面，企业没有对齐进行完善的处理，让管理制度产生一定的缺陷，从而给档案管理带来较多漏洞，容易泄露企业的内部机密。比如一些档案管理信息化操作流程不明确，在操作时出现失误，使得数据产生错误，给管理带来诸多不便，甚至带来不可弥补的损失。

（三）档案信息化管理人员素质参差不齐。目前我国许多企业档案管理人员来自其他工作岗位，没有经过专业化档案管理培训，对信息化操作不了解，管理方法简单粗暴，精细化不足，一些信息没有录入到数据库中，无法为企业生产经营管理提供及时准确的信息，这在一定程度上影响了企业的发展。

三、建设企业档案信息化的方案

企业档案信息化现在已经成为了一项能决定整个企业的发展道路的工程，对企业也有着重要的作用，关联着多方面的问题，包其中括人员设备和技术等都应该对其进行重视。在管理方面要对现代化的企业中档案需求做好保证，无论是档案管理中的任何一方面，都需要相关人员对其进行重视，同时要从多方面进行考虑，这样可以对社会对企业都有推进发展的作用。

（一）企业在信息化建设中领导的重要性以及大力推动其建设。企业档案信息化建设和发展离不开企业领导和员工的努力，企业在对信息化建设的过程中，需要有相关领导的支持，有了支持，员工才会在工作中一定程度上提高工作积极性，从而能让工程得到更好的发展，从而能提高成效。

（二）在信息化建设中企业档案的流程。短时间内企业档案信息化建设是不能完成的。在保证质量的前提下要注重每一个细节的工作，要制定并完善每一个流程。建设的企业档案信息内容必须严格执行企业的规章制度，档案信息是每个公司的核心机密，需要严格管理好建设过程中的每一个体制。

（三）相关工作人员的专业知识应得到加强。要保证企业档案信息管理的最大质量，就需要让工作人员具备一定的水平，从而让工程得到质量上的保证，这是提高企业管理的一个重要组成部分。

（四）实施档案数字化战略。随着科技水平的不断发展，网络技术等科技都得到了很好的发展，也取得了很好的成效，那么在企业的信息化建设中也应该加入这些技术来对其进行实施，这些技术可以促进档案在数据库和案卷文件的整理。这些技术可以把一些较为复杂的数据进行简化，从而让工程得到更好的运作。对于一些纸质的档案就需要对其进行仔细的浏览，将其中的数据和内容进行结合。在企业的信息管理工程中，要让施工过程得到自动化的效果，就需要巧妙运用网络的环境，将其中的文件进行整合、控制与搜集等措施。要对文件中的质量进行衡量就需要专业的部门对其进行审查，从而能提高文件的有效性，同时对其进行定期的保管。其中将一些较为重要的档案对其进行打印并备份。对于脱机载体，就需要将其中的档案进行储存。运用当今相对于成熟的网络技术来讲信息进行传递与搜集，并将其进行整理，对企业的发展有很好的拓展效果，同时还可以使文档都开始向着数字化的方向发展，让企业在对档案进行梳理中得到跟好的效率。

（五）企业在管理上需要进行强化。要让企业在管理上有好的发展，就需要针对其管理制定一系列的规章制度，这样可以在管理上加强对人员的约束，从而能让管理更加的具有条理性，从而能对档案的发展造成更好的需求。

四、结语

综上所述，提高企业档案信息化管理的建设水平，就要建立健全相应的档案信息系统和数据库，制定出科学的信息化管理准则。此外企业还要培养专业化的管理人才，在档案管理过程中能够严格按照相关流程进行操作，确保档案数据的真实性和有效性，增强档案信息的安全度，为今后企业的进一步发展奠定良好基础。

参考文献：

[1]刘捷.中小企业档案管理信息化建设思考[J].湖南科技学院学报，2014，08：184-187.