档案管理信息化建设的探讨

杜娟+吕翠丽

摘 要：社会在进步，档案信息技术也随着社会在不断向前，档案信息化较以往相比，档案信息管理工作有了非常大的变化，电子信息文档作为现在主流的档案管理对象，特别是档案信息化进程的加快，为了企业更完善、更健全的发展，已经改变了以往纸质档案管理模式。

关键词：电子档案管理；对策

一、企业概况

作为集体所有制企业中的一个，长城汽车股份有限公司（以下简称长城公司）是中国现目前规模最大的汽车制造公司，并凭借三十三亿港元的融资成为首个在香港成功上市的汽车生产企业。公司内部管理始终坚持的原则是稳健求发展，高盈利、高增长的业务成绩，是的企业在同行业中连续十年处于领跑地位，一次次创造了业界神话。从公司从最初的发展到拥有今天的成绩，是企业成员共同努力的结果，说它是优秀的民族企业代表一点也不为过，在国内民族品牌的评选活动中，始终能看到它的影子，连续多年获得了中国民营企业上市公司十强、中国企业500强、河北省企业百强之首等殊荣。本文就长城企业为例分析档案管理信息化建设工作。档案信息化的管理是企业可持续发展的必然趋势，时代在发展，信息化技术的运用已经渗透到我们生活中的方方面面，企业的管理已经离不开信息化管理手段，尤其是关系着企业生存的档案信息化的建立工作应当引起足够重视。我们常说的电子档案是为了将档案资料进行存储而需要使用到某种载体的过程，如：光盘、计算机或磁盘等，相比于传统的纸质档而言，其所具有的易使用、易保存、时效长等特点都是前者无法匹及的，同时其还能够将资源信息的共享模式实现，有效的对纸质档中存在的不足进行了弥补。信息化时代带来了新的机遇和挑战给企业中的电子档案信息的管理工作，笔者根据自身的经验将对电子档的管理工作如何在新环境下做好进行讨论。

二、关于档案管理工作运用信息化手段的弊端分析

（一）档案管理人员信息化管理水平参差不齐

企业中信息化档案管理部门是非常重要的一个部分，其实企业顺利运营的关键，因而在工作者的选择上非常重要，其不仅需要具备扎实的专业知识理论和实践操作技能，还需要符合现代化网络环境的条件，能够适应管理工作的全方面发展。 总的来说，信息化档案管理的模式在我国起步较晚，相关的管理经验较为缺乏，以致发展缓慢，优秀的人才缺乏，在职工作者仍然沿用着以往的管理方式方法，不具备足够的信息化管理责任和能力，工作积极性和热情都比较缺乏，并没有主动接受新技术的意识。难以在短时间内满足新时代背景下的信息化管理档案工作的要求。

（二）档案管理信息化的安全性缺乏保证

存储载体的特殊是档案信息化的特点，还有联网存储的形式在很多的电子档案中存在，不法分子能够在档案信息在使用和输送传递过程中对其造成破坏。另外，由于我国的档案信息化发展时间相对其他国家较短，所掌握的相关技术还较欠缺，电子档案信息化的安全性不能得到完善的保证，若黑客对计算机进行攻击，或者受到病毒，电子档案信息就很容易泄露，直接危害企业发展，甚至连相关利益人也会受到不必的损失。

三、新媒体环境下做好电子档案管理工作的对策

（一）将安全性保护信息化的管理工作做好

在管理电子档案的工作中对档案信息进行保障是其工作的核心。企业相关的档案信息管理部门采取安全维护的措施，以便有效的保证电子档案的安全性能。

1、营造良好的储存档案信息的环境，弱在企业中档案信息的保存方式为磁盘或光盘，应当在档案室中设立专门的位置，对这些电子放置，由于电子类产品自身特性，必须做好防潮措施，避免阳光直射，定时打扫卫生一次，防止其损坏或变形现象的发生。

2、储存电子文件的形式全部是数码形式，因而在对储存的介质进行保护时，还需要保存其相关的参数定义以及数据结构等，以便避免电子文件丢失的情况。

（二）完善电子档案信息管理体系

档案信息管理工作的重要保证就是完善管理制度。企业相关部门首先要根据实际情况建立完善的电子档案信息管理制度，明确各人员的工作职责和权限，明确电子档案的收集、归档、存储和使用流程，从而使电子档案管理工作更具科学性和规范性，同时其安全性和完整性也可以得到很好的保证。

（三）加强对档案管理人员的教育培训

针对目前企业档案管理人员综合素质不高的问题，为了能够在新的媒介环境下使管理人员能够对电子档案的管理工作尽快适应，就需要企业组织专人对他们思想教育和专业技能等方面的培训工作。首先，加强对档案管理人员的业务技能培训，除了必须要掌握必要的档案管理专业知识之外，要求其每一个档案管理人员还要掌握电子档案管理必要的计算机、网络技术等基本的操作技能。其次，做好档案管理人员的职业道德和思想政治教育，使其树立高度的职业责任感和服务意识，让他们充分认识到学校电子档案管理工作的重要性。

（四）加强档案信息的收集、归档工作

在信息化环境形势下，在档案工作的现代化管理中对档案信息的管理是其中最主要的工作，这就需要档案管理者将整理、收集和归纳等档案管理的工作流程做好，使得电子档案信息数据的建立符合发展的实际情况，以便将具有利用便捷、成本节约、时间缩短、科技含量高等优点的档案信息现代化目标实现。

四、结语

针对目前有种种弊端存在于电子档案信息化管理的工作中，这就要求档案管理部门不仅需要将安全管理电子档案信息的工作做好，还要尽可能的将相关的管理制度建设完善；增加对档案管理人员的专业知识培训，使其能更高效的完成现代信息化电子档案管理工作；加强电子档案数据库建设，使其更好的为档案信息使用者服务。

参考文献：

[1]项玉玲.企业档案管理信息化建设的思考[J].沿海企业与科技，2007，04：71-72+70.