仪器设备购置及合同查询系统应用

王　正, 王刚刚, 蒋　瞻, 吴林根

(1. 南京林业大学 实验室与基地建设管理处, 江苏 南京　210037;2. 南京林业大学 机械电子工程学院, 江苏 南京　210037)



仪器设备购置及合同查询系统应用

王正1, 王刚刚2, 蒋瞻1, 吴林根1

(1. 南京林业大学 实验室与基地建设管理处, 江苏 南京210037;2. 南京林业大学 机械电子工程学院, 江苏 南京210037)

为了提高我国高校仪器设备采购的透明度,提供更便捷、更优质的信息化服务,以南京林业大学开发的“仪器设备购置及合同查询系统”为例,介绍其技术路线、总体设计及其各模块的主要功能和操作实现。用户可通过该系统实时查询仪器设备的购置进度、合同维保信息、收到仪器设备维保截止期的短信提醒,以及实时查看统计数据。这为规范高校的仪器设备管理工作、提升仪器设备采购的基础性信息化水平具有一定的参考价值。

采购信息化系统； 设备管理； 软件开发

仪器设备管理工作是高校固定资产管理的重中之重,对优化资源配置、保障资产安全、提高使用效益、促进整体管理、保障学校可持续发展具有重大意义[1-3]。“十二五”以来,国家对教育事业投资力度加大,全国各高校购置仪器设备的数量大幅度增加。在高校仪器设备的采购流程中,有申报、审批、采购、签合同、验收、维保等一系列环节,有大量的数据需要处理、统计和分析[4]。如果学校设备管理部门仍沿用传统的以手工为主的设备管理方式,将难以承受仪器设备采购及合同管理工作的巨大压力。

2013年,南京林业大学率先在江苏省高校中开发了一套“仪器设备购置及合同查询系统”,通过两年多的实际应用,收效显著。该系统的投入使用,增加了学校仪器设备采购工作的透明度,提高了服务质量。用户既可根据其权限实时查询仪器设备的购置进度、合同维保信息,也能收到仪器设备维保截止期的短信提醒,还能实时查看统计数据。“仪器设备购置及合同查询系统”对于规范设备管理工作、提升仪器设备采购的基础性信息化管理水平具有一定的参考价值[5]。

1　高校仪器设备购置及合同管理现状

在管理制度建设方面,有些高校还缺乏行之有效的仪器设备管理制度,在仪器设备管理中存在账务不清、移交不清、产权不清现象；也有的高校管理制度落实不到位。另外,部分高校对仪器设备的购置缺乏科学性和计划性,对仪器设备的购置缺乏有效的监管机制,存在重复购置、仪器设备利用率低的问题[6]。

为了加强对高校仪器设备的管理,很多高校自行开发了仪器设备管理系统[7],例如上海交通大学、复旦大学、山东大学和武汉大学等国家重点大学均使用仪器设备管理系统进行仪器设备的日常管理工作；而一般高校则较多使用北京化工大学开发的“高校仪器设备管理系统”。由于国内大部分高校仪器设备管理系统使用的是单机形式,主要以统计功能为主,缺乏对仪器设备购置实时查询、统计数据查询、合同维保时间查询以及维保到期前短信提醒等综合管理功能。

2　仪器设备购置及合同查询系统的总体设计

南京林业大学仪器设备购置及合同查询系统采用面向对象的设计方法,在Windows平台下实现。该系统软件是运用C#.net网络化编程语言,并基于Dreamweaver和面向对象程序设计语言Visual studio C#的在线数据录入处理程序。

软件需求分析是软件工程中的关键过程。通过需求分析,在建立一个新的系统或者改变一个现有的系统前,分析新系统的目的、范围、定义和功能,明确用户的需求,确定软件设计的方向。本仪器设备购置及合同查询系统主要用于存储仪器设备采购合同的详细信息,并能进行信息的查询,为领导决策、合同执行及数据统计提供方便快捷的信息资源。

在系统功能需求上,用户要能够提交仪器设备购置申请并报设备管理科审核,再上传购置申请及其参数附件。审核通过后,由设备管理科科长安排采购流程,即针对国产和进口仪器设备和预算金额,分别选择省招标采购、校内招标和询价采购等方式。采购完成后,由设备科负责上传合同和大型仪器设备验收报告。用户既要通过本系统查询自己相关仪器设备的采购进度和维保信息,还可接收所购置仪器设备的维保时间的短信提醒等信息。设备管理科作为全校的设备管理部门,不仅能查看本校所有购置仪器设备的合同和购置申请单等信息,而且能按经费来源、按年份、按学科实时统计出各单位及各学科经费的投入情况。

软件的总体设计分为在线和后台两部分,其具体功能构成如图1所示,系统实现的流程如下。

首先,创建数据保存过程,为用户提供数据录入的途径；其次,按照系统模块创建C#主窗体和子窗体、工具栏和选单栏,添加必要控件以供编写代码；再次,编写功能代码,编写各控件数据处理功能；最后,在程序编写完成后,对整个系统进行测试,检查系统运行中所存在的问题并修正。

图1　软件的总体设计框图

3　系统的功能和应用

按照本系统实现的功能要求,将其划分为登录模块、角色功能选单配置模块、数据录入和短信发送模块、数据汇总查询模块。

3.1登录模块

登录模块的功能是供用户(普通用户、分管设备处领导、设备科长、设备员、超级管理员、项目总经费负责人、学科或子项目负责人、学科办负责人、财务处人员)通过输入账号和密码进行系统登录。

3.2角色功能选单配置模块

主要是由超级管理员为用户配置功能选单,根据用户角色类型赋予相应的权限。

3.3数据录入、短信发送及查询模块

数据录入功能分为用户购置申请的录入、管理员账号信息的录入、预算表的导入以及部分审核意见的录入。系统有根据用户录入的合同信息进行短信自动发送功能。系统保存用户录入的数据,将其作为分析处理工作的依据。用户录入购置申请的模块可为用户录入数据提供途径,并定制购置申请表单。

管理员预算表导入模块可为管理员(数据管理员,负责数据维护)导入年度预算表。管理员使用其账号登录系统后,选择“流程管理”“预算表导入”“Excel导入”,选择相应的Excel数据文件,点击“打开”,然后再点击“导入”。如完成预算表的导入,系统提示“保存成功”。预算表导入页面见图2。

图2　预算表导入页面

短信发送及查询模块主要为设备管理员提供发送短信功能,其发送短信的对象是用户经办人和用户负责人。发送短信分为管理员手动发送和系统根据管理员设置的条件自动发送两种方式。本模块还提供短信发送记录查询功能,短信发送不论成功与否,均生成短信发送记录,供管理员、用户经办人及用户负责人进行查询。

3.4数据汇总查询模块

该模块为系统用户提供汇总查询服务。数据查询功能为用户录入的数据进行有效的统计和提醒。用户可以通过导出功能,将查询的结果保存为Excel文件。该模块主要提供9种统计和查询功能,分别是采购进度查询、学科经费统计、学科设备预算统计、合同统计、采购工作底单统计表、短信发送统计、质保期到期情况统计、短信接收人合同统计和合同金额查询。

图3为用户采购进度查询页面。页面提供了多个条件的检索字段,包括购置申请编号、项目名称、申请单位、经费来源、子项目来源、进口、当前流程状态、经办人、设备员、进度反馈状态等。

图3　用户采购进度查询页面

图4为学科仪器设备预算统计页面,该页面可将预算经费的具体使用项目(包括学科名称、仪器设备名称、型号规格、建议生产厂家、数量和预算经费)统计列出。

在合同统计页面,将经费项目所有的合同以合同号为标志,列出所有的合同数据详细内容。点击合同号,可以查看合同的具体内容(合同号、合同名称、使用单位、签约日期、合同签约单位、合同金额和经费项目)和下载具体的合同文件。

在系统的采购工作底单统计表页面,列出了预算金额和实际合同金额的对比。当设备科长审核设备购置合同后,用户可以接收到自己购置设备的短信息。

合同金额统计查询分为按所属学院查询和按经费来源查询两种查询方式,其中按经费来源查询方式如图5所示。

图4　学科设备预算统计页面

图5　按经费来源统计页面

4　结语

南京林业大学仪器设备购置和合同查询系统极大地方便了设备采购管理工作[8-9]。该系统具有界面友好、清晰明了、使用简单便捷、功能强大、权限配置灵活、数据安全性高等特点[10-11],实现了设备购置申请、采购、签订合同、验收、维保时间提醒等全过程的网络化管理,运行效果很好。该系统在实际运行中还需进一步完善[12-13],通过进一步加强与本校其他管理信息系统的结合,加大实现全校资源共享的力度,推动数字化校园建设,为学校信息化建设工作提供更多基础数据,为用户提供更便捷、优质的服务[14-15]。

References)

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[3] 王正,郭秀清,吴林根,等.高校仪器设备采购进度查询系统的开发应用[J].实验室研究与探索,2014,33(10):283-287.

[4] 洪霞,韦须祥,周俊,等.提高高校大型仪器设备使用效率的对策研究[J].实验技术与管理,2013,30(7):232-235.

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[13] 余泰,张玉霞,朱熙,等.现代信息处理视角下高校仪器设备管理信息化初探[J].中国教育信息化,2011(13):25-28.

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[15] 刘春林,张翔宇.新形势下高校仪器设备科学管理探讨[J].实验室科学,2006,9(5):88-90.

Application of instruments & equipment purchasing and contract inquiring information system

Wang Zheng1, Wang Ganggang2, Jiang Zhan1, Wu Lingen1

(1. Management Office of Lab and Base construction, Nanjing Forestry University, Nanjing 210037,China;2. College of Mechanical and Electronical Engineering, Nanjing Forestry University, Nanjing 210037,China)

To improve overall transparency of the universities’ purchase of instruments and equipment,make sure to supply the convenient and high-quality service for universities users,this article takes a system called the purchase of instruments and equipment and the inquire of contract system developed by Nanjing Forestry University as an example, and introduces its technology path,overall design,main function and realization of each module.Users can inquire the purchasing progress of instruments and equipment,contact maintenance information,receive SMS alert on maintenance deadline at regular time and review relevant statistical data at real time finally.In conclusion,there are some reference values provided by the system to regulate the instruments and equipment management work of universities and improve the fundamental informationization level of instruments and equipment purchasing.

purchasing informationization system; equipment management; development of software

10.16791/j.cnki.sjg.2016.03.035

计算机技术应用

2015- 10- 04修改日期:2015- 10- 09

南京林业大学2014年高等教育研究课题(2014C47)；南京林业大学实验室与基地建设管理处基金资助

王正(1963—),男,江苏南通,博士,高级工程师,硕士生导师,主要从事实验室仪器设备的智能化管理系统开发应用等实验室管理工作.

E-mail:wangzheng63258@163.com

G647

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1002-4956(2016)3- 0138- 04