信息环境下档案管理工作的创新

陈骞

（日照市疾病预防控制中心，山东 日照 276800）

信息环境下档案管理工作的创新

陈骞

（日照市疾病预防控制中心，山东 日照 276800）

创新是事业发展的源动力，在信息技术环境下，档案管理的创新空间不断被拓展。利用先进的信息技术优化档案管理，已经成为管理创新的必然途径。本文首先分析了档案信息化管理的主要特点，并在此基础上针对当前档案信息化管理中存在的问题进行分析，并根据这些问题提出相应的解决对策，旨在为信息环境下档案管理质量的提高提供更可行的理论支持。

信息环境；档案管理；工作创新

档案信息化管理是根据工作范围的界定，在档案管理部门的统一规划下所实施的档案管理的综合化过程。利用信息技术对档案资源进行收集和整理，并实现归类存储，并利用信息技术的便利优势为需要者提供相应服务。信息环境下的档案管理最为显著的变化是改变了档案纸质保存的传统模式，进而以电子档案形式实现了数字化管理，使档案管理更高效、更便捷。

一、档案管理信息化的特点及内容

（一）档案管理信息化的特点。在实施档案管理信息化过程中，相关管理政策、工作指标等均有上级管理部门统一规划并实施。档案管理引入信息技术，标志着电子档案管理模式的形成，同时也是政府、企事业单位信息化管理的重要转变标志。利用信息技术优化档案管理，能够充分发挥信息管理优势，实现资源的有效整合和利用，从而实现档案管理数字化，并依托网络优势实现网络化管理，对于提高档案管理质量有着积极的促进作用。

（二）档案管理信息化建设的内容。第一，构建起完善的全国性统一平台。档案管理信息化需要一定的硬件设施为基础，硬件建设也是实现信息化管理的物质基础。这就需要在地方档案管理信息化建设中与国家档案建设保持同步，只有这样才能发挥电子信息平台的整合作用。第二，实现规范化建设。档案管理向信息化的转变，必须有相应的建设标准，相关组织需要进行充分调研，根据既有规范逐渐探索与时代发展相适应的信息化管理模式。第三，完善档案资源建设。信息资源的档案管理的重要内容，同时也是制定组织发展战略的重要依据。为了保证信息资源的实效性和实用性，在档案管理中需要充分整合数据库资源，建立数字档案基地，从而实现公共档案数字资源的有效补充。第四，应用系统建设。应用系统的档案信息化管理的技术支持，通常来说，应用系统需要具备良好的兼容功能，能够保证常规档案应用需求，在软件选择上需要注重通用化和操作性。第五，培养信息化管理人才。档案管理信息化的发展，关键因素在于与之相适应的人才，因此，档案管理单位需要切实把好人才培养、引进观，为档案信息化管理创造更优越的人才环境。

二、信息环境下档案管理工作存在的问题

（一）信息化建设规划和设计滞后。从当前档案管理发展情况来看，在信息环境下档案管理仍存在规划滞后、设计滞后等问题。首先表现为档案信息资源缺乏系统性，资源空间割裂现象较为明显，尤其是在资金、权限等条件制约下，难以制定全国统一执行方案。其次，由于信息化发展造成档案资源电子化管理规划具有较高的不确定性，例如电子档案、数字归档等形式的发展，使系统设计当中的不确定因素有所增加，因此对于信息资源的完整性和客观性造成一定影响。

（二）档案信息化的服务观念和方式滞后。近年来，随着档案管理信息化的实施，服务对象范围也在不断拓展和延伸，以往针对领导层服务的信息化优势已经推广至基层。由于服务对象的拓展，造成档案保密管理、数据三圈管理、效益管理等方面还有不少问题存在，服务观念和服务方式相对滞后。

（三）法规体系不完善，信息共享壁垒存在壁垒。虽然国家已经针对档案管理制定出具体的法案法规，但是相对来说还缺乏一定的系统性和完善性。尤其是在档案管理信息化建设当中，信息壁垒仍然存在，而且已经成为制约其信息化建设的重要问题。

三、信息环境下档案管理工作创新对策

（一）制定完善的信息化发展规划。利用信息化管理优势，能够使分散的档案信息得到整合，消除其割裂状态，实现档案信息共享。在地方档案信息化建设中，需要与当地的行政体制和改革需要相适应，实现电子化管理前置，以保证将电子文件及时纳入信息化管理范畴，从而实现档案资源协同化管理。

（二）转变档案信息化服务观念，优化服务方式。首先需要档案管理人员强化管理意识，对信息化建设有客观认识。除了需要严格保密的档案信息外，还需要最大限度的延伸档案服务领域，将地方档案纳入信息化建设范围，实现资金、人才以及服务模式的有效优化。同时还需要对档案管理中的信息化技能进行指导和强化，实现电子化管理与政务信息发展同步。进一步建立健全各项法规约束机制，保证档案应用的合法性，促进档案作用的进一步发挥。

（三）建立完善的法规体系，消除信息共享壁垒。在信息环境下，档案管理工作需要依托信息技术、网络技术等强化建设标准，实现与国际社会同类管理标准接轨。对于常规档案管理，则需要执行国家统一化信息管理标准，如果档案属性较为特殊，则需要以行业标准为参照指标。加速档案信息化管理体系建设，促进其标准化程度的提高。相关管理部门需要有效消除档案信息壁垒，转变以往管理型工作模式，进而向服务型转变，改变以往多部门逐一审批的繁琐流程，利用信息技术实现一站式档案服务，突出档案信息化管理的协调性。

结语

在信息环境下，档案管理的创新面临更多机遇。在新形势下，档案管理需要与时俱进，将创新作为发展主题，在不断实践的同时，还需要保护公众权益不受损害，加强信息管理安全性，保证数据安全，同时在档案信息化建设中与社会信息平台建立有机联系，以此奠定更为广泛的档案信息化管理基础，顺应时代发展需要，进一步加快建设脚步，以理念、行动、战略上的创新实现档案管理效率的提升。

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G271

A

1671-864X（2016）08-0046-01

陈骞（1983-11），性别：男，民族：汉，籍贯：山东省潍坊市，学历：硕士，研究方向：档案方面。