Excel在防汛抗旱素材管理中的应用

唐 敏

（广西壮族自治区水利厅，南宁 530023）

Excel在防汛抗旱素材管理中的应用

唐 敏

（广西壮族自治区水利厅，南宁 530023）

介绍了如何运用Excel对防汛抗旱素材管理日常信息进行提炼、加工，分类分项存放Excel表素材库中，并以防强降雨通知为例，论述了Excel的VBA编程功能设计防汛抗旱素材管理应用程序的方法。

防汛抗旱；素材管理；Excel；VBA

0 引言[1]

对广大防汛抗旱工作者来说，防汛抗旱工作汇报、通知等的编写是一项日常工作，为了使论述的问题更加具体、形象，以达到警示或示范作用，在编写过程中常常要以事实为依据，引入实例进行论述，或者一些重要的讲话等，因为丰富的素材可以让写出的内容贴近实际具有较强针对性。在防汛抗旱日常工作中每天都要面对和处理种类繁多的信息，很多重要信息、素材往往淹没在这些繁杂的日常信息堆中，如果没有及时提炼并进行必要管理，很多有价值的信息、素材将被淡忘，当需要采用时却因细节模糊等而无从下笔，可以说，防汛抗旱工作信息、素材的有效管理是一项非常必要也是非常重要的工作。

Excel是常用办公软件，有较好地应用基础，具有电子报表的优点，还支持VBA（Visual Basic For Application）编程。在Excel中，数据是一个相关二维表格，相当于一个数据库文件，通过VBA对表格进行处理，并利用Excel程序可视编程环境进行输入输出，可构造一个数据库的应用程序。本文以Excel作为工具，阐述防汛抗旱素材管理及应用的一些做法和体会。

1 对素材进行分类、分项等结构化处理

防汛抗旱工作中编写防御工作通知是重要内容，本文建立sheet1、sheet2、sheet3等3个表格分别存储强降雨防御、台风防御、干旱防御素材及相关工作信息，可视为3个素材数据库。本文仅以强降雨过程防御通知为例。为更加有效地管理和应用素材，对通知中常用的工作事项进行分项，而获得素材时及时提炼材料反应的问题结合分项即其支持的论点在素材库进行存放。防强降雨过程通知的分项内容大致分为：①加强组织领导；②加强责任落实；③加强水库水电站安全度汛；④加强山洪灾害防御；⑤加强江河防洪；⑥加强监测预警预报；⑦加强应急处置；⑧加强沟通协调和信息报送等。

在数据库中，设置序号、分类、日期、关键词（句）、内容等字段。各内容在数据库分项中根据时间先后依次排列（应用时则相反，由近递远优先显示最近素材）。

3 应用设计

在素材的结构化处理、分类管理的基础上，通过Excel的编程功能，显示、浏览、甄别、选择素材，为写作提供材料，操作简单，提高工作效率，对辅助防汛抗旱工作人员做好材料组织等工作提供便利。本文所设计的运行流程和使用的事件方法等均以简单实用为原则，注重运行的快速准确，操作界面仅采用Excel表格及自带窗体等控件，无特效等。

3.1 运行流程

本程序运行流程如图1所示。

3.2 操作界面效果

操作界面效果图如图2所示，主要有：类型选择、模糊查找、内容浏览、分项及条款选择、生成、使用说明等。总体而言，设计简单，层次和结构合理，便于后期操作和运行维护。

为克服Excel在显示较长内容是单个单元格显示不全等缺点，加载了一个form的窗口及相应显示和操作控件。在未选定内容前，需要逐条进行仔细查阅时，通过在相应列点击右键弹出。

图1 程序设计流程图

图2 界面效果图

3.3 设计原理和方法[1，2]

本程序主要采用VBA语言实现程序相关功能。显示主界面和操作主界面均为在Excel表格实现，通过单元格的隐藏和显示控制进行转换显示。程序设计采用主要方法、属性等：

（1）Before Double Click事件。从简单实用方面考虑，程序设计中主要采用双击单元格触发Be⁃fore Double Click事件，通过识别单元格的行列号来识别并运行指定程序，实现预设目的。本程序的选择操作均采用双击单元格来实现，如双击选择类型、分项、内容以及生成等，Before Double Click事件在本程序使用最广泛。

（2）Change事件。程序提供了模糊查寻功能，即设置查寻字段，程序将自动在所属分项的素材数据库内容中，查找并列出包含查寻字段的子项内容，并在内容中红色标示出查找的字段，本功能有利于对特定内容的查寻，有利于提高工作效率，查寻功能的实现就是利用触发单元格Change事件，运行查寻功能程序。

（3）引用Microsoft Word对象库，利用代码实现与Excel和Word进行会话并控制它们，最终生成文档材料。在其中主要运用了Application对象和Document对象，并利用对象的Add、Insert After等方法实现对word文档生成及过程控制，最终完成文档生成。

（4）为便于Excel表格对已选分项内容和待选分项内容的显示和选择，本文设计对相关列的Hid⁃den属性进行True和False设置，以根据需要控制相关列隐藏或显示，减少相互干扰，确保整体设计的合理性和便利性。

4 应用效果及后续工作

本程序强化了素材的收集、管理以及后期应用的便利，在工作实践中经设计人员小范围试用和维护，效果较好，数据更新简便，有利于提高工作效率，且操作简单，运行稳定，便于后期维护。但是此程序仅提供辅助功能，虽然操作简单，但是针对相关通知等的编写仍要加强日常写作锻炼，提高能力，再借助本程序将会大大提高工作效率。总体而言，本程序对历次防御通知的查寻管理，生成新防御通知，提高工作效率是非常有效的。

[1] 唐 敏.河道恒定流水面曲线EXCEL程序化计算[J].红水河，2010（6）：31-33.

[2] 曹青，邱李华，郭志强.Visual Basic程序设计教程[M].北京：机械工业出版社，2002.

（责任编辑：刘征湛）

Application of Excel in management of flood and draught control materials

TANG Min
（Guangxi Water Resources Department，Nanning 530023，China）

An introduction was made on summarization，processing，classification and storage of flood and draught control materials with Excel.Taking the notification of intense rainfall protection as example，the author presents the method of designing flood and fraught control materials management APP by use of the VBA programming func⁃tion of Excel.

Flood and draught control；management of material；Excel；VBA

TP392

B

1003-1510（2016）05-0086-03

2016-07-06

唐 敏（1979-），男，福建建阳人，广西壮族自治区水利厅工程师，硕士，从事防汛抗旱管理工作。