浅谈博物馆工程项目档案管理系统的设计与实现

2016-08-23张利平

智能建筑与智慧城市 2016年6期

关键词：案卷国家博物馆检索

张利平

（中国国家博物馆）

浅谈博物馆工程项目档案管理系统的设计与实现

张利平

（中国国家博物馆）

随着现代化建设的快速发展，以及信息化、数字化、网络化进程的加快，互联网时代的到来，基于浏览器B/S软件模式开始应用到工程项目档案管理系统中。不仅实现了工程档案资料的信息化、自动化，提高了工作效率、维护效率，而且也使得档案资源在有效、安全的范围内得到共享，便于检索与查询等服务，充分发挥其使用价值。论文以国家博物馆工程档案管理资料为例，浅显且具体地介绍了基于B/S软件模式开发的工程档案管理系统的设计与实现。

博物馆；工程项目档案；档案管理系统；B/S软件模式

【Abstract】With the rapid development of modernization, informatization, digital and network, B/S mode software based on Web is applied to the archives management system. It not only can realize the informatization, automation of engineering archive, improve the efficiency of working and maintenance, but also can make the engineering archive sharing with the scope of safety, and giving full play to its value, etc. In this paper, the design and implementation of archives management system for the national museum of China can be introduced concretely.

【Keywords】museum; engineering archive; archives management system; B/S mode software

1　引言

工程项目档案是指从工程项目提出、立项、审批、勘察设计、生产准备、施工、监理、验收、结算等工程建设及工程管理过程中，形成并归档保存的文字、表格、声像、图纸等各种载体资料，它记载着建筑物所有的建设活动，是工程项目建设过程中重要的信息资源，而且在建成投入运行使用阶段，以及日后的维修维护保养等活动中都将会发挥着重要的作用[1-2]。

工程档案资料种类繁多、数量庞大、专业性强，不仅包含上级批准文件、往来回复文件、各政府部门的审批文件、工程相关的会议纪要、律师事务所有关文件等综合性文件资料，而且还包含工程相关的土建建设、水、电、设备安装以及装修修饰等各种施工文件资料；同时，还包含各类竣工图，如建筑工程竣工图、结构工程竣工图、装饰工程竣工图、给排水竣工图、采暖竣工图、电气竣工图、智能建筑竣工图、通风与空调竣工图等。由此可见，其档案管理难度较大，若依然采取传统的手工档案管理模式，将会面临日后使用时的检索及查询相对困难等问题。

随着现代化建设的快速发展，以及信息化、数字化、网络化进程的加快，互联网时代的到来，基于浏览器B/S软件模式开始应用到工程项目档案管理系统中，不仅实现了工程档案资料的信息化、自动化，提高了工作效率、维护效率，而且也使得档案资源在有效、安全的范围内得到共享及便于检索与查询等服务，充分发挥其使用价值。

本文以国家博物馆工程档案管理资料为例，浅显且具体地介绍了基于B/S软件模式开发的工程档案管理系统的设计与实现。

2　国家博物馆工程档案管理概况

国家博物馆先后经历过抗震加固及外装修工程、改扩建工程、端门修缮工程、文保中心维修改造等几个较大的工程建设项目，目前已收到并整理好的档案文件资料共计约12000件，涵盖了这些工程项目从前期可研、规划设计，招投标、合同文本、中期施工建设，以及后期竣工验收的全过程。

3　工程档案管理系统

3.1工程档案管理系统业务需要的建设需求

1）档案管理。在档案管理中，可实现工程档案案卷、文件的建立、分类、录入、编辑、删除、数据导出等。案卷信息包括案卷类别、组卷单位、存放位置、案卷题名/盒号、录入日期、资料类型、立档年度、保管期限、盒号及说明等；文件信息包括文件标题、编制单位、编制日期、是否公开、张数、页次、文件类别、原编字号、是否上传附件及说明等。同时，此档案分类还可自行扩展，增加建筑运行使用后的档案资料。

2）档案浏览。在档案浏览中，可实现档案的浏览、查询、检索、提交借阅申请等功能。档案的浏览可通过文件标题进行模糊或精确查询和检索，也可通过类别、时间等信息进行查询和检索。

3）档案审批。在档案审批中，可实现档案借阅的办理和归还，借阅信息的补录以及借阅历史的查询。其中借阅信息包括审核转态、借阅人、借阅时间、借阅方式、借阅说明、归还经办人、归还日期、归还备注等。

3.2设计与实现目标

工程档案管理系统的设计与实现目标为：系统设计标准化；满足业务功能需求；具有高的可靠性；具有良好的可扩展性；满足安全性要求；具有高实用性、易用性和可管理性；易于部署实施；充分利用现有资源；遵循相关标准；提供个性化服务等。通过上述设计目标的实现，依托馆内网，在安全有效的范围内实现档案文件的资源共享，保护好文件，实现档案管理的信息化、规范化和集成化，实现计算机的智能化管理，以提高工作效率和经济效益。

3.3技术路线与架构设计

该工程档案管理系统采用B/S架构、Web技术和XML技术设计，基于J2EE平台，使用以Spring为核心的Java应用框架，采用多层软件架构模式和组件复用技术进行设计和实现。系统的总体架构图如图1所示。

3.4功能模块与业务流程

该工程档案管理系统包括档案管理、档案浏览、档案审批和审批跟踪4大模块，具体的功能结构示意图如图2所示。

在档案管理模块中，可进行案卷的新增、修改、删除，进行文件的新增、修改、删除、查看，以及案卷和文件数据的导出和查询等功能；在档案浏览模块中，可进行文件的查询、数据导出和借阅等功能；在档案审批和审批跟踪模块中，可进行文件的查看、归档、导出等功能，具体的业务流程如图3所示。