财务管理信息化建设的探索与实践

刘倩

摘 要：信息时代的财务管理同时面临机遇和挑战。通过完善信息化建设，整合物流、资金流、信息流，企业的财务管理将实现高效率和高效益，企业的竞争力也将得到提高。与此同时，企业还须时刻警惕网络安全等问题，利用信息系统加强内部控制的同时还应加强系统本身的内部控制。

关键词：财务管理 信息化 系统化 资金管理系统 应收账款管理系统 预算管理系统 供应商融资系统

一、信息化和系统化是财务管理发展的趋势

在这个信息大爆炸的时代，大部分企业的会计处理已经实现了信息化，随之而来的必将是集财务会计、营销、生产、人事为一体的综合性信息系统的兴起。再利用OUTLOOK和INTERNET将这些系统与外部信息环境相连接，即可形成一个完整的信息循环体系。

通过信息化建设，我们可以促进经营与财务活动的有效集成，将财务管理由传统的被动管理转向主动管理、由事后控制擴展到事前和事中控制，从而实现：

1.将财务管理制度固化到应用程序中去，减少人为影响；

2.将管理层的财务管理理念通过系统贯彻到日常财务活动去；

3.缩短人工工时，尽量减少手工操作；

4.实现有效的职责分离，提高监督水平；

5.减少人为错误，提高财务数据的及时性、准确性；

6.实现有效的内部沟通，使得各类信息更容易取得。

二、信息化时代的副产品

信息时代给财务工作所带来的不仅仅是 “福利”，还同时携带了信息泄漏、密钥被盗等“病毒”。如果不能建立健全相关制度、采取恰当措施来防范相关风险，企业面临的将可能是难以估计的损失。

1.系统自身缺陷导致的错误；

2.系统安全控制若存在无效设置，将可能引发不适当的记录、或权限控制失控等；

3.系统瘫痪等引起的数据丢失或访问被拒等风险；

因此，加强相关业务流程的控制，建立系统化、标准化、可审计、可持续改进的系统内部控制制度也十分必要。

三、财务管理系统的模块构建

1.建立流动性、风险与决策管理一体化的金字塔体系。财务管理系统，应当以生产营销系统、会计和人事系统为依托，以资金管理系统为中心，以应收账款管理系统为辅，以预算管理系统为优化，形成一个既能提高日常流动性管理效率、加强风险控制，又能为决策管理层提供支持的完整体系，实现财务管理活动的“高附加值”。

2.资金管理系统——结算集中化，信息集中化和资金集中化。资金管理系统的目标，应着眼于“结算集中化、信息集中化、资金集中化”，使日常资金运营转向系统化、标准化、可审计和可持续改进。资金管理系统，主要由收款、付款、存贷款交易、外汇交易、贸易财务、资金管理六大模块构成，集团牵头企业还可以考虑增加“集团资金池”模块。条件允许的企业，更可考虑通过HOSTING TO HOSTING的方式，实现银行和企业之间收付款、L/C等信息的实时传输。此外，企业还可以将资金管理系统与央行推广的电子汇票系统相联、实现银企间的无缝对接。

2.1收款模块。包括现金、票据和电汇。财务人员通过手工输入或数据上传，将收款信息录入系统，使各部门间能够及时共享收款信息、便于应收账款和出货等管理。还可通过自动发送收款通知EMAIL方便公司内外联络。

2.2付款模块。包括现金、票据、电汇、报销、同名划转。营业人员在系统里提交付款申请，各级授权者逐级审批，最终由财务人员输出数据到网上银行后支付。在服务器容量允许的情况下，还可以将发票等附件扫描到系统里，以供相关用户事中或事后查询。财务人员输出数据的同时，可设定自动发送EMAIL通知指定人员。

2.3资金管理模块。包括资金账簿管理、银企对账。资金账簿管理可汇总其他模块的数据，从而提示每日头寸盈余或短缺，以便提早准备借款或存款申请。通过导入网银流水帐，还可实现银行日记账“日日清”的对账目标。企业甚至可以增加资金计划的功能，规范、汇总和复核营业部门提交的资金计划。

2.4存贷款交易和外汇交易模块。

2.5贸易财务模块。包括汇票、L/C、D/A、D/P等进出口业务。营业人员按规定格式在系统里填写L/C开立申请，经审批后，财务人员可直接将该数据输出到开证银行。

2.6流程管理模块。将财务业务的流程变得可视化，可随时查询到业务进行到哪一个环节、停留在哪位人员处。

2.7集团资金池管理模块。

通过上述模块，企业将实现：

从书面授权到EDI授权的转变；

从手工记账到自动生成会计分录的转变；

从纸质文件传递到电子文件传递的转变，实现无纸化的同时实现企业社会责任；

从手工填写银行申请到自动输出打印的转变，减少人为错误；

从EXCEL管理数据到系统自动生成报告的转变；

从各部门重复管理数据到部门间共享数据的转变；

从口头沟通审批情况到流程可视化的转变；

从电话联络到EMAIL实时联络的转变；

从手工翻查单证到电子查询的转变；

从手动管理头寸到系统自动输出头寸调拨建议的转变。

由于资金管理系统与会计、营销、生产、人事等系统相连，相关信息在系统之间可实时传输。因此，各部门的操作也将影响其它系统的数据。例如，申请付款时，营业部在从会计系统传输过来的应付账款明细账中选择未付项目，出账后资金管理系统又将自动生成“DR应付账款/CR银行存款”的会计分录、并输送回会计系统。又例如，当某个客户的收款录入资金管理系统后，将自动生成“DR银行存款/CR应收账款”的会计分录，在传输到会计系统的同时还会传输到应收账款系统——更新该客户的信用状况。

3.应收账款管理系统——事前防范，事中和事后控制。很多跨国企业在中国水土不服的难题之一就是“收账难”，应收账款管理已经成为企业风险管理中非常重要的一环。从新客户甄选、进出货控制，到应收账款回收，应收账款管理系统将帮助财务人员不再停留在事后救火的被动处境。

3.1新客户准入制度的植入。输入客户的财务数据、资产抵押等情况，系统可自动计算各财务指标（包括资产周转率等）；按照上述指标、企业风险管理制度制订的标准和权重，系统可对新客户自动评分和评级；根据评分结果，系统可自动给出信用期、信用额度等建议，供决策者参考。

3.2老客户的定期更新和维护。更新客户信用级别时，系统可根据客户与本企业的交易历史与应收账款回收数据对老客户的品质、经济环境变化情况进行评估；再输入客户的最新财务数据，辅以1、中所述評估手段，财务人员可以更客观地对老客户重新评级、筛选、调整信用额度和信用期 。

3.3日常控制。通过与营销系统的联结，当某客户出货金额已经超过设定额度时，系统可跳出警告对话框、甚至输出“催款函”。通过与OUTLOOK的联结，当某客户应收账款出现逾期或超额时，系统可自动发送EMAIL通知相关部门。

3.4定期对账。系统可按照用户要求随时输出账龄表，以供内部对账。内容包括客户的信用期、信用额度、各期间的应收账款余额、及逾期情况。

3.5特殊结算方式的应收账款管理。此外，对于通过L/C等方式结算的应收账款，系统可设置特定模块，以供相关人员查询和备案。

3.6内部利息及收账成本的计算

4.预算管理系统——规范预算管理，加强报告分析。传统的预算工作，通常由各部门提交五花八门的预算表格。有些数据甚至不符合基本的财务会计逻辑。究其原因，大多数营业主管的财务知识还比较缺乏。但营业部是企业业务的第一线，第一手预算数据最好取自营业部。因此，预算管理系统的主要功能集中在规范预算和实绩数据提交上。当然，系统还可以根据管理者和决策者的要求，输出各类分析报告，包括分部门的资产负债表、利润表、现金流量表、库存报告和毛利分析报告等。

5.供应商融资系统——高效的应付账款管理。前述系统基本都以内部管理为目标，而企业还可以利用财务管理系统为外部合作者（例如供应商）提供更多服务和便利，实现双赢。在企业供应链管理中，“供应商融资”发挥的作用日渐显露——降低核心企业采购成本、降低供应商融资成本、实现融资期限多样化、促进核心企业与上游供应商建立长期战略合作关系。但对大型跨国企业而言，由于供应商遍布全球、数量众多，完全靠人工来管理供应商融资显然力不从心。因此，一些跨国集团会与跨国银行协同建立供应商融资系统来提高管理效率。例如，某知名跨国企业与经办银行合作，由其核心企业（后述简称“企业”）牵头，邀请主要供应商加入VENDOR FINANCING PROGRAMME，并安装供应商融资系统（后述简称“系统”）。买卖双方约定的付款期限统一为60天，年融资利率为2%。银行会先将其授予企业的信用额度输入该系统、作为所有供应商融资的总额度；当企业向供应商下订单时，企业通过系统发送订单信息给银行；出货后，供应商通过系统提交约定付款单据；企业核查后，在系统里同时发送确认指令给银行和供应商。各供应商根据各自的资金状况来决定是否要提前提交付款申请：

5.1供应商A因资金短缺，需要尽快收款，于是立即在系统里提交了付款申请，银行确认后系统会自动支付给A。假定银行在出货后第10天确认付款。A最终收款金额=发票金额 - 发票金额*2%*（60-10）/360。这一笔发票金额将从银行给企业的授信总额里扣减；当各供应商申请提前付款的金额超过授信总额时，系统将自动提示企业和银行。

5.2供应商B因资金充足，在规定的60天内均未提交付款申请，则银行将在60天到期时自动支付全款给B。B收款金额=发票金额 *100%。这一笔发票金额将不会占用银行给企业的授信总额。无论A或B，当60天期满之日，银行将自动从企业账户里全额扣款（=发票金额）。

上述过程中，实现了订单提交和确认、付款申请和确认、及在线支付的全程无纸化和电子化。企业与供应商不仅实现了双赢、还大大地提高了采购交易后期和应付账款的管理效率。当然，这个项目的实施，对上游供应商的硬件和软件要求较高，规模较小的企业可能在人员和设备方面存在一定困难。

四、财务管理系统自身的风险管理

在高度电子化的信息环境中，业务活动可能引发新的风险，企业需要加以防范来满足内部合规的需要、同时达到外部审计的要求。系统项目的选定应确保符合经营需要、管理成本效益原则；同时还应按照公司制度进行审批。系统项目的开发，应以充分的用户意见听取（HEARING）为前提，确保最大限度地满足用户需求、解决工作中的实际问题；同时还应以财务管理制度和内控制度（包括职责分离、审批授权制度等）为基础，汰劣留良、借机对现有营业模式进行规范和整理。系统项目的实施，应确保有效的用户培训、足够的用户测试时间和数量，以及初始数据迁移的准确性。系统的维护，应确保定期跟踪和检查系统使用情况，以便及时发现和解决问题。还应定期检查和维护用户数据库，确保符合最新的公司制度和授权规定。此外，网银安全、密钥安全、数据安全、操作系统安全、网络安全和物理安全，这些都是财务管理信息化建设必要的维护内容。