图书馆对数字资源的验收及质量控制

文/山东省惠民县图书馆 刘雪飞

图书馆对数字资源的验收及质量控制

文/山东省惠民县图书馆 刘雪飞

图书馆购买的数字资源在使用中发现较多问题，需要加强数字资源购买中验收环节的工作。由于数字资源有别于纸本文献资源的特殊性，需要引入特有的验收项目和方法，保证图书馆获得与订购合同相应的权益。文章从验收统计计量、内容验收、更新频率验收、检索功能验收等方面提出验收的方法和注意事项，并强调订购合同中特殊条款对明确双方权利和义务的重要性。

图书馆；数字资源；验收；统计计量；合同条款

信息技术的迅猛发展催生电子期刊、电子图书等数字资源的大规模出版， 2006 年 10 月，《中国学术期刊网络出版总库》建成并通过新闻出版总署验收；维普资讯、万方数据资源系统等也随后通过相应验收，并对各图书馆开通；CALIS引进的国外数据库对我国高校的教学科研起到极大的促进作用，但是信息化、知识化社会的不断发展使得数字资源建设必须具备持续性，包括其资源涵盖和服务功能的多元化，因此数字资源购买后的资源稳定获取和商家服务跟进也是必须的。

本文即围绕商业性数字资源展开讨论，它是指数据库商、出版商和其它机构以商业化方式提供的各种数字资源。在数字资源实际使用中，图书馆是否得到了与订购合同相应的合法权益？这就需要通过购买后的验收加以落实。“文献验收”是文献采集工作中核查签收到馆文献的重要工序。它是按照合同事先约定的标准进行验收，具有较强的法律约束作用。目前图书馆一般通过数字资源评估或跟踪评估来衡量，其更多的是定性评估，缺乏定量分析的客观性和公正性。数字资源由于其数量巨大、增长迅速、变化频繁、构成复杂、服务多元等特点，对库内文献可获得性的验收工作量相当大，图书馆一般将订购的数字资源(数据库)以整库为单位进行计价和验收。如果图书馆数字资源验收环节薄弱，数字资源缺失问题无法被图书馆在第一时间发现，这将导致用户对图书馆缺乏信任，使图书馆的无形资产在不知不觉中流失。因此，图书馆尤其需要加强数字资源购买后的验收，创新验收方法和质量保证机制。

一、数字资源使用中存在的问题

数字资源的大规模推广和普及给人们查询和获取各种信息带来了极大的便利，然而随着数字资源的日益膨胀和广泛使用，它也暴露出一些问题。也只有了解了这些问题才能更有针对性地创新验收方法。

（一）数据库收录内容权威性的缺失。内容是数据库价值体现的重要方面，内容的质量又可由权威性、覆盖面和收录时间3个方面来体现。国内一些数据库或多或少存在权威数据缺失的现象，例如国内某博硕士学位论文数据库中缺失某些主要211大学主要专业的学位论文。

（二）数据库收录内容更新滞后。文献数据库与纸质型文献相比在出版上会滞后，许多数据库努力减少甚至消除这种时间差，有的数据库产品与纸质型文献做到了零时差，有的数据库能够提供预印本期刊全文，有效地消除了时间差。但是国内某些数据库，特别是综合性数据库，在提供会议论文、科技成果、企业机构名录等方面尤其滞后。

（三）数据库宣传的与实际体现的不符。数据库在推广初期，往往宣传其涵盖的资源面广，例如电子期刊数据库介绍其包括的期刊与核心期刊的种类全；学位论文数据库介绍其收录论文的归属学校多等等。但在购买后的使用过程中仔细一种种、一期期、一篇篇核对，会发现一些内容的缺失。

（四）全文无法下载或数据库无法登陆。由于系统故障或者网络通信能力、性能的原因，造成正常服务不可获得是难免的。但是在使用中经常出现无法下载全文数据，又非买方网络、设备、技术等原因，则数据库的全文保障率就应引起我们的质疑。

（五） 随总库赠送的个别数据库内容失实。在购买的一些综合性数据库中，有的会随总库赠送个别数据库，但是据我们查检，赠送的数据库存在内容失实的现象，如赠送的中国高等学校名录数据库内数据与事实不符，且严重缺失。这样的赠送库会误导读者，甚至产生使用风险。

（六）数据库界面更新后检索功能削弱。读者对数据库的浏览和检索都要通过人机界面来实现，优秀的人机界面会对用户起到良好的引导作用，所以数据库会定期或不定期地更新界面，但是某些数据库更新界面以后，界面简洁了，漂亮了，但忽略了保留老界面中用户惯用的检索功能入口，所以反而削弱了检索功能。

此外，数据库检索帮助文件过于简单，更新缓慢，尤其是界面更新以后，检索帮助文件更新严重滞后，不利于用户检索时提高查全和查准率；我们还发现某些专题型数据库检索功能经常无法实现，给用户使用带来疑惑，甚至使用户放弃使用。

二、 图书馆对数字资源验收的统计计量

数据库在使用中暴露出上述问题，所以必须加强验收环节。对于纸本图书期刊等有形资源，图书馆已经具备一整套可行的验收制度，保证其与订购合同相符并有效控制每本图书和每种期刊的完整性。但是无形的数字资源由于其数量巨大、增长迅速、变化频繁、构成复杂、服务多元，存在一定的特殊性，有必要对其进行梳理。确定数字资源的统计计量标准是做好验收的前提。

教育部高等学校图书情报工作指导委员会、高等教育文献保障系统（CALIS）管理中心在《高等学校图书馆数字资源计量指南》（2004年）的基础上经修订，于2007年提出《高等学校图书馆数字资源计量指南》（下文简称《指南》），我们采用它作为验收的计量指标参考，《指南》将数字资源按出版形式分为四类，并对统计计量提出规范，我们进行了梳理和补充，见下表：

相关数字资源列举 　 计量单位电子图书以库和册为计量单位，每出版商计一个库，按包库购买的每一种算一册电子期刊以库和种为计量单位，每出版商计一个库；以种为计量单位时，不同出版商的电子刊去重。二次文献数据库其他文献数据库超星、方正、书生等提供的和纸质图书对应的电子图书；Netlibrary、Springer、World Scientific Ebook等的电子图书；万方学位论文、同方学位论文、PQDT学位论文；AIAA会议录、IEL中会议录、SPIE的会议录等；Wiley的参考工具书等；IEE/ IEEE的标准、各国标准文献数据库出版社的电子期刊：如中华医学会、AS ME、APS、Elsevier、Springer、Oxford；数据库集成商的电子期刊：如、中国期刊网、万方数字化期刊、维普中文期刊全文数据库、EBSCO、ProQuest等；混合性数据库包含的电子期刊：SPIE、IEE/ IEEE等；电子报纸：同方的中文报纸数据库等；回溯性期刊：springer等文摘数据库：万方科技信息子系统、CSA、EI、INSPEC、SCI、OCLC、Scopus引文与文摘数据库、CA美国化学文摘数据库、Derwent 　Innovations Index、MEDLINE生物医学文摘数据库、Emerald爱墨瑞得文摘数据库等事实数据库：万方公司企业数据库、全国科研机构名录、全国高等学府的名录等；视听型多媒体数据库：超星“名师讲坛”、起点自主考试学习系统、正保多媒体数据库、新东方学习库、万方视频、中经视频等；专题文献数据库：中国资讯行、中经专网、WestLaw、新华财经等以出版商分割的最小销售单元数据库个数和每个数据库记录数为计量单位以数据库个数、每个数据库记录数为计量单位；视听等多媒体资源中的流媒体资源按小时计

三、图书馆对商业性数字资源的验收项目

《指南》中还将图书馆引进的数字资源按使用形式分为购买型、租用型和受赠型三类。购买型数字资源具有永久使用权，是指图书馆引进某种数字资源后，不论其使用方式是本地访问还是远程访问，均可永久使用；租用型数字资源在一定时期内拥有访问权，不续订，则无法访问以前曾订阅的数字资源；受赠型数字资源一般是随图书馆购买的数字资源附带赠送的资源。根据上述数字资源使用中存在的主要问题，图书馆应加强内容、更新频率和检索功能等三方面的验收。

（一） 数字资源的内容验收。1. 购买型数字资源的内容验收。数字资源的“拥有（永久保存）”与“存取（租用访问）”是图书馆资源建设的重大课题，随着信息技术和互联网技术的不断发展，图书馆的馆藏发展模式也在不断发生变化，刘兹恒教授在《对存取与拥有的再思考》一文中提出，存取与拥有是互相辅助、长期共存、缺一不可的，不同类型图书馆由于资源条件和功能不同，“拥有与存取”的权重是不一样的，不同的馆藏类型其“拥有与存取”的比例也是不同的。一般来说, 一个图书馆首先应该确定本馆最常用的资料, 以拥有的模式获取这些资源, 而对那些利用率低的文献应该采取存取模式, 即可以通过馆际互借、文献传递、数据库或因特网服务来实现。图书馆一旦确定数字资源的永久使用和拥有的种类，就应该以最严格的验收制度加以确保。永久使用的电子图书、会议文献、学位论文、电子期刊、标准资料、多媒体资料等都应逐种、逐篇、逐册点击验证资源的真实下载有效性、按《指南》的指标统计资源的实际数量，并对照采购合同，及时向出版商提出催补。同时图书馆还应事先确定永久使用或存档的模式，与验收工作统筹考虑，减少不必要的重复工作量。2. 租用型数字资源的内容验收。对于租用型数字资源，由于数据量巨大，如果与永久保存的数字资源同样的验收制度，是不必要和不现实的。所以宜采用评估的方式进行验收。“评估”是对项目作出评价与估量。一般采用非实验的方法，收集主观的资料和进行描述性的统计分析。定性评估的结论往往具有笼统性。但它同样追求评估结果的客观性、全面性和结论的可靠性。国内许多图书馆对数字资源从价值评估和绩效评估两方面展开，肖珑、索传军、徐革、赵保颖、杨志刚等对评估做了充分研究，主要通过用户满意度问卷调查和数字资源用户使用情况统计来反映其绩效和价值，展开评估的用户调查项目一般包括数字资源数量满足度、检索方便度、资源揭示度、资源组织度、资源宣传度、资源反馈渠道畅通度、资源在学习教学科研中的重要度等要素。对于调查结果和统计数据，运用一般统计方法或模糊决策、人工神经网络、灰色聚类等应用数学的方法进行运算并得出综合评估结论。国外的相关统计标准和评估项目如：由美国研究图书馆协会资助的E-Metric项目、美国多个机构（包括ARL、JISC、NISO等）资助的COUNIER项目、欧盟Telematics for Libraries Programme支持的EQUINOX项目等，这些项目主要研究制定描述电子信息服务和资源的统计指标和绩效测度及其方法。由于有些出版商提供的统计数据中，用户滥用、不当下载等不规范使用行为也会一起被统计在内，使得统计数据虚高，而出版商却常常以这样超高的使用量作为下一年度涨价的依据。数字资源出版商提供的数据的真实性和全面性问题直接影响图书馆的利益，所以一些图书馆采用代理服务器软件（主要有WinGate公司的WinGate Pro、微软公司的Microsoft Proxy、Netscape的Netscape Proxy、Sybergen Netwo rks公司的SyGate等），进行使用情况统计，以弥补出版商提供的数据的缺陷。还有的图书馆利用脚本语言自行开发用户使用统计软件，如西安交通大学图书馆提出了图书馆“数字资源访问网关系统”的规划，来实现和完成数字资源的“统计数据获取”和“数据收集分析”的功能。软件自动统计的项目一般包括每个用户都访问了哪几个数据库；每次访问提交了几个检索提问式；每个数据库每天被访问次数；每个数据库每天被下载全文篇数；每提交一个检索提问式下载了多少篇全文；按数据库利用率排序；按使用数据库次数的读者类型排序等。为了弥补用户调查和软件统计的不足，图书馆对租用型数字资源的内容获得性进行科学有序的人工抽样查验也是必不可少的，需要对各种不同资源类型，采用《指南》中的统计计量，制定切实可行的抽查工作计划，并有序地执行。除此之外，图书馆在其网站的数字资源栏目设置用户无法下载全文的记录条目反馈表单，能起到辅助验收的作用，同时有助于提高服务的质量。对租用型数字资源，图书馆可以根据本馆的实际情况，采用以上的用户调查项目、统计项目和统计数据分析方法，进行月度和年度统计数据汇总和评估报告提交，指出资源使用中文献满足的缺失情况，督促出版商提高资源提供质量。此外也不能忽略受赠型数字资源的验收，如果内容偏差较大还不如没有，以免产生使用风险。3.数字资源更新频率验收。数字资源的及时更新是体现数据库质量的重要方面，图书馆应根据订购合同，严格按照协议的更新频率进行验收。需要注意的是公司企业名录、科研机构名录、高等学府名录、行业统计数据、宏观经济数据等事实型数据库的更新频率应引起充分重视。内容的连贯性和时效性是事实型数据库最突出的特点，这样才便于检索者对数据进行比较、分析，才能够真正体现对科研工作的参考价值。另外，事实型数据库的更新应该比文献型数据库更及时，因为事实信息瞬息万变，过时的事实信息往往失去了对其价值最大化利用的时机，这就要求事实型数据库尽可能地缩短更新周期，为用户提供最及时的信息。在验收上也相应需要安排更快的频率，随时发现问题，反馈给出版商。

（二）数字资源检索功能验收。数字资源量的日益膨胀要求其所属数据库的检索功能也日益强大，从而满足用户对数据库查全和查准的需求。图书馆对数字资源的检索功能验收应从五大方面展开，即检索途径、检索字段、检索技术、检索结果处理和个性化服务。检索途径主要查验快速检索（初级检索）、高级检索、专业检索、分类浏览的有效性。检索字段主要查验全文、题名、关键词、作者、出版物、全文、ISSN、分类号、主题词等的检索有效性，专利标准等数据库、专业性较强的数据库如化工类数据库会有更多的专有检索字段。检索技术主要查验是否支持布尔逻辑检索、截词检索、位置算符检索、词频限制检索等。检索结果处理主要查验检索结果的排序和聚类功能、记录条目输出是否有Endnote、NoteExpress、RefWork等多种格式。个性化服务查验各种定制服务的有效性。

需要注意的是，在数据库推广和试用阶段，出版商会在检索界面的设置上充分考虑各种检索功能的体现，然而经过一段时间的使用，当数据库更新检索界面的时候忽略了保留老界面中用户惯用的一些非常有效的检索功能，所以界面更新后要逐一查验原有的检索功能提供的入口是否存在，发现问题及时反馈。

四、图书馆对数字资源进行质量控制的另一重要保证——合同条款

图书馆制定科学的、切实可行的数字资源验收制度并严格执行，能够使数字资源提高质量，然而如果数字资源订购合同存在漏洞，即使验收工作再到位，对于流失的数字资源很难挽回，因此合同制约是图书馆获得合法权益的重要保证。合同是对双方行为规范的约定，根据《中华人民共和国合同法》的条例，在严格审查对方主体资格的前提下，订购合同应当包括的主要条款是标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法。数字资源采购不论是政府采购、还是图书馆联盟集团采购、还是单个图书馆的采购行为，都需要在这些方面引起注意。在标的数量上注意尽量使用《指南》中的最小的计量单位，即电子图书和电子期刊以册和种作为计量单位，二次文献数据库和事实型数据库以记录条数作为计量单位，多媒体视听资料库以小时为计量单位。在标的质量上，需要强调数字资源的完整性，如电子图书必须与相应纸本图书页码完全一致，电子期刊必须不缺期，二次文献数据库和事实数据库的记录条目中包含的著录项应当详尽和完整，数据库的检索功能、更新频率、后续服务等也应该包含在质量条款中。在标的价格条款中应注意与履行时间结合。由于数字资源往往不是一次采购，所以需要约定合理的付款程序。在违约责任条款中，数据库出版商都会强调图书馆在知识产权保护方面的责任以及违约需承担的责任，例如：某单位个别账户使用软件工具批量下载图书馆购买的电子资源，整个单位这项数字资源在一段时间内被停止使用。然而合同中也应当体现出版商如果在数字资源提供方面出现违约应承担的责任。图书馆数字资源目前基本通过政府采购，往往容易淡化自己是验收责任人的意识。根据《政府采购法》第四十一条规定，采购单位全权负责验收工作并承担相关的责任，图书馆对数字资源采购合同条款的细化及对数字资源的验收是当务之急。

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