大数据背景下知识管理的应用和分析

2016-08-10王琛

数字传媒研究 2016年4期

关键词：知识库文档管理系统

王琛

国家新闻出版广电总局西安监测台　陕西省　西安市　710005

大数据背景下知识管理的应用和分析

王琛

国家新闻出版广电总局西安监测台陕西省西安市710005

在互联网进入大数据时代的当下，紧密结合广电实际，推进传统广电媒体和新兴媒体融合发展，是我们新一代广电人的使命和任务。作为一名从事广播电影电视监管工作的技术人员，深知每天面对各种不同媒体的庞大的监测信息和数据，只有不断的积累知识储备，更新知识结构，借鉴历史经验，才能跟上我们这个行业发展的步伐，本文介绍利用知识管理技术更好的适应当前行业的发展，实现以知识为核心的发展模式。

互联网融合大数据知识管理

1 知识管理的定义

在讨论知识管理系统之前，我们要首先对知识进行清晰的定义。什么是知识？知识就是人们对世界的认识，对事物规律的认识，对新事物的创造及经验的总结，它促进了人类文明的进步，知识是用来使用的，学习知识的目的在于指导人们未来的行动。

知识包括显性知识和隐形知识。显性知识就是用一种或多种媒体呈现出来的人们经验，例如：书籍，报纸，杂志，计算机文档，录像，录音等。隐形知识就是蕴藏在人们头脑中的经验，感觉，洞察力，技术诀窍等。隐形知识可通过现代技术手段转化成显性知识。

在我们日常工作中通常将知识分为三种类型，它们是业务数据，管理信息和知识。

（1）业务数据是用于推理和计算的事实，例如：某广播频率的收测记录，一般由特定的业务系统处理。

（2）管理信息包含发送方、接收方及半结构化的内容，例如：电子邮件，一般由 OA 系统处理。

（3）知识是通过实践获得的经验，例如：工作报告，技改报告，工作中的发明创造报告。

知识来源于对现实数据和半结构化信息的大量的积累与反复试验，知识的价值通常需要本专业主题专家或专家团体的评估，因此知识管理通常分两层，第一层，每位员工的经验总结提交存入知识仓库，第二层，通过对提交存入的文档评审后存入共享的知识库供相关的员工使用。通过以上过程的知识质量管理，防止知识垃圾，保持知识库的随时更新。

2 建立知识管理系统的目的和驱动力

知识管理系统能给用户建立核心知识标准化，比如知识地图、知识库；把用户的相关管理行为标准化，比如内部导师、内部讲师制；合适的人在合适的场所获取合适的信息，就是知识门户；强调配套的机制和文化，这样才能把知识既能够管理起来，又能够经营出去，让知识给用户创造更大的价值。如图1所示。

针对我单位的工作特点，总结出建立知识管理系统的主要驱动力：

（1）提高工作效率，通过对知识的利用，避免各部门之间重复的项目建设，如多个部门都在投入做同样的项目。

（2）推动文化变革，鼓励员工积极参加知识共享，例如：组织各种知识管理的专题活动，奖励活动。

（3）风险管理，为应对关键经验的流失，组织必须套牢知识资产，以空前规模教育年轻员工，如部门负责人调离等。

（4）竞争力，通过对知识的有效利用提高竞争力，如通过对工作上遇到的问题的文档化管理，加快对问题的响应速度，又如研发项目通过对已有研究成果的保存，加快新技术研发的速度。

（5）难于跨部门，跨地区共享知识。

3 知识管理的体系

知识管理体系包括以下原素，如图2所示：

组织：专设的知识管理的组织、知识主管、知识传递员、部门知识管理员、知识社区。

流程：知识管理的流程、企业知识管理流程、结合实际业务的知识管理流程。

技术：技术架构、知识管理基本功能、扩展功能和集成功能。

内容：知识的分层、知识与业务数据、信息的区别、知识更新和内容分类。

管理制度：领导、专家的支持、评估制度、激励制度、岗位制度和导师制度。

3.1知识管理组织

知识管理部门包括知识主管，知识传递员；部门知识管理团队包括主题专家和部门知识主管。这张组织图中包括知识的产生过程与知识的访问过程，它是企业级的知识管理流程。

知识的产生过程通常有以下途径：

（1）员工—存入知识仓库—部门经理或项目经理对文档提名—主题专家审核—存入知识库；

（2）员工—存入实践社区论坛—知识传递员整理—存入知识仓库—主题专家审核—存入知识库；

（3）员工—提交知识传递员—存入知识仓库—主题专家审核—存入知识库。

可以看出知识管理系统有两个层次的知识库，第一层知识库，称为业务知识库，支持员工的日常业务，员工把每项业务的文档存入这一业务的知识库；这一层业务知识通过主题专家评估后，由知识管理员（知识传递员）组织整理存入第二层知识库，称为共享知识库。

知识的访问过程可以采用以下任一途径，当员工在一条途径查不到知识时，通常会选择其它途径：

员工：查找知识库；

员工：查找实践社区；

员工：询问知识传递员—（联系主题专家，查找知识库，查找社区，查找培训系统）；

员工：查找培训系统。

图2中的知识管理组织，包括：

知识主管：推动并主持企业的知识管理；

知识传递员：社区知识交流——人员联系——提供知识解答——更新知识库；

部门知识主管：培训部门员工使用知识管理系统，推动部门知识管理活动，协调知识传递员在本部门的工作；

主题专家：为知识传递员提供知识，审核员工提交的知识；

实践社区：学习与共享知识的场所。

3.2知识管理的流程

本节所描述的流程为基于实际业务的知识管理流程，与上节企业级的知识管理组织流程相结合，包括两方面流程：

（1）知识的获取流程

发现：挖掘员工的新知识，如新想法、新建议、新观点等。在这一阶段涉及最多的是隐性知识，即存在于员工头脑中的知识

获取：涉及员工通过某种媒体获取知识（如文档/录像/录音/电子文档/电子邮件/论坛/期刊/报纸/书籍）。该过程可将隐形知识转变成显性知识，是建立知识库的重要一步，鼓励员工积极参与此过程，并将日常业务与此过程紧密结合；针对不同层次的知识存入不同层次的知识库中，建议业务过程中的原始数据存入相应的业务系统；业务过程中的半结构化的信息存入OA、系统；对基于经验，基于项目形成的知识，建议员工整理成文档后存入知识仓库，由部门负责人或项目负责人推荐，并经主题专家评审后进入共享知识库，此流程需要知识传递员的协助完成。

组织：涉及使用KM 系统对知识进行分类组织。例如：使用预先定义的字段对文档进行分类，并存入文档系统（知识仓库）；使用预先定义的字段对社区进行分类，并存入论坛系统（知识仓库）

共享：涉及部门内，跨部门，跨总部与省之间的知识共享。存入文档系统或论坛中的知识，经过评审后进入共享知识库，可供其它人访问；建议由主题专家，部门知识主管，知识传递员对知识库随时监控，对新知识进行整理，以“电子产品知识卡片”的方式将特定主题的系列知识推送到相关业务的员工电子邮箱中。

3.3知识的利用流程

访问：涉及员工搜索和查找KM系统中的知识，有效的搜索引擎是成功访问的重要条件。

分析：涉及分析访问的知识，以帮助解决具体业务中的问题。

应用：涉及应用访问的知识来解决业务问题。

改进：涉及对前面访问知识的进一步加工，通过对前面访问知识的应用与总结，产生新的知识并存入知识仓库。随着这一知识管理循环的不断进行，知识库不断地扩大，不断地创造出有价值的知识。